Inregistrare in contabilitate a bonurilor fiscale in cazul unui ONG. Cum procedam?

Vom stabili mai jos cum inregistram bonurile fiscale pentru combustibil si alte achizitii in cazul unui ONG, precum si care va fi tratamentul fiscal al acestor bonuri, avand in vedere faptul ca ONG-ul desfasoara doar activitati fara scop patrimonial.

In cazul unui ONG care desfasoara doar activitati fara scop patrimonial, problemele de natura fiscala nu exista.

UPdate 2015: Contabilitate pentru ONG!!!

Problematica fiscala apare in cazul in care ONG-ul desfasoara si activitati economice, situatie in care trebuie calculate si virate impozite la bugetul de stat.

Bonurile fiscale, insa, indiferent de natura achizitiei, vor avea urmatorul regim de inregistrare in contabilitate:

- daca sint emise sub forma unor facturi simplificate, cu valoare mai mica de 100 euro, avind codul fiscal al cumparatorului (al ONG-ului) inscris cu ajutorul casei de marcat a furnizorului, atunci se vor inregistra ca o factura oarecare:

6022 / 604 / 3028 = 401  - cu toata valoarea bonului, inclusiv TVA
si plata acestora prin casa sau banca:


401 = 5311 / 5121 -  cu toata valoarea bonului, inclusiv TVA;
- daca nu sint emise sub forma de facturi simplificate (deci nu au codul fiscal al cumparatorului inscris pe ele), ci sint bonuri fiscale oarecare emise de case de marcat, neinsotite de factura, indiferent de valoarea lor, atunci cumparatorul (ONG-ul) va inscrie de mina denumirea entitatii, CUI-ul si numarul auro in cazul celor de combustibili.

In aceasta situatie, inregistrarea lor in contabilitate a cheltuielilor se va face cu ajutorul unor documente care atesta intrarea in gestiune a bunurilor / serviciilor: intocmirea NIR-ului (in cazul bunurilor care se stocheaza), a ordinului de deplasare sau a decontului de cheltuieli, la care se anexeaza aceste bonuri. Inregistrarea platii pe baza acestora in registrul de casa se face fie direct (daca bonului fiscal respectiv i s-a intocmit NIR), fie pe baza unei dispozitii de plata cu totalul ordinului de deplasare / decontului de cheltuieli.

Exemplu:

1. Intrarea in gestiune a unor bunuri care se stocheaza si care se vor consuma treptat, pe baza de bon de consum (cod 14-3-4A) - in acest caz, pe baza bonului fiscal se va intocmi NIR-ul (cod 14-3-1A), semnat de persoanele responsabile cu receptia bunurilor:

3028 / 303 = 401 - cu toata valoarea bonului, inclusiv TVA
Plata acestuia in registrul de casa (se va face o copie xerox a bonului care se va anexa filei de registru de casa ca document justificativ al platii):
401 = 5311 - cu toata valoarea bonului, inclusiv TVA
Daca valoarea bonului este achitata cu cardul bancar, atunci pe baza extrasului de cont se va inregistra plata:
401 = 5121 - cu toata valoarea bonului, inclusiv TVA.
 
2. Inregistrarea bonurilor pe baza decontului de cheltuieli / ordinului de deplasare: in aceasta situatie, bonurile fiscale ce atesta achizitii de servicii si / sau materiale care nu se stocheaza se trec si se anexeaza la decontul de cheltuieli (cod cod 14-5-5) adaptat pentru operatiuni interne si / sau la ordinul de deplasare (cod 14-5-4). Aceste documente se totalizeaza si pe baza totalului se intocmeste dispozitia de plata - cod 14-4-4 - (pe numele titularului decontului de cheltuieli / ordinului de deplasare), care se trece in registrul de casa din data emiterii dispozitiei, la rubrica de plati:

542 = 5311 - cu valoarea dispozitiei de plata
si decontarea bonurilor fiscale privind achizitia de servicii / bunuri care nu se stocheaza:
6022 = 542
604 = 542
628 = 542
astfel incit totalul decontului din data respectiva sa fie egal cu suma de pe dispozitia de plata din aceeasi data (in situatia in care titularul nu a primit avans spre decontare).

Daca titularul a primit avans spre decontare, la data acordarii avansului se intocmeste dispozitia de plata care se inregistreaza in registrul de casa la rubrica plati in data respectiva:

542 = 5311 - cu suma acordata drept avans - 1000 lei - in data de 05.11.2013
Ulterior, se intocmeste decontul de cheltuieli, care contine mentionate si anexate toate bonurile fiscale cu care s-au achizitionat bunuri / servicii in ordine cronologica (cu data, numar, valoare, emitent, natura achizitiei), se totalizeaza si se compara cu suma avansului primit.

Daca totatul decontului este mai mare decit avansul acordat, atunci se va intocmi o dispozitie de plata pentru diferenta, care va fi trecuta in registrul de casa la plati la data intocmirii acesteia.

Daca totatul decontului este mai mic decit avansul acordat, atunci se va intocmi o dispozitie de incasare, care va fi trecuta in registrul de casa la rubrica "incasari" la data intocmirii acesteia.

a) In data de 15.11.2013 se intocmeste un decont de cheltuieli, care contine bonuri fiscale privind achizitii de bunuri / servicii din perioada 05.11 - 15.11.2013, avind totatul de 1100 lei:

6022 = 542  500 lei
604 = 542    200 lei
628 = 542    300 lei
6231 = 542  100 lei
Total = 1100 lei.

In data de 15.11.2013 se intocmeste o dispozitie de plata de 100 lei (1100 lei - 1000 lei), care se inregistreaza la rubrica plati in registrul de casa, in data de 15.11.2013:
542 = 5311  100 lei.

b) in data de 15.11.2013 se intocmeste un decont de cheltuieli, care contine bonuri fiscale privind achizitia de bunuri / servicii din perioada 04.11 - 15.11.2013, avind totalul de 800 lei:
6022 = 542  400 lei
604 = 542 100 lei
628 = 542  200 lei
6231 = 542 100 lei
Total decont = 800 lei.

In data de 15.11.2013 se intocmeste o dispozitie de plata de 200 lei (800 lei - 1000 lei), care se inregistreaza la rubrica incasari in registrul de casa, in data de 15.11.2013:
5311 = 542  200 lei.
 
Baza legala:
- OMFP 3512/2008 privind documentele financiar contabile;
- Reglementarile contabile pentru entitati fara scop patrimonial aprobate prin OMFP 1969/2007;
- art. 155 alin. (12) litera a) din codul fiscal.

Sursa: PortalContabilitate.ro