Facturi pierdute de la furnizori si inventarierea anuala. Cum facem corectarea erorilor in contabilitate?

In cazul urmator, o societate are la final de an in evidenta contabila sume platite in anul curent la furnizori (cont 409) pentru care nu s-au adus facturi. Facturile nu se mai gasesc. Vom vedea daca se pot inregistra pe cheltuieli pe baza contractelor existente, precum si in ce fel se va proceda daca nu mai exista contracte sau daca aceste sume sunt din anii anterior. Totodata, vom vedea cum se face inregistrarea prin cheltuieli sau prin rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor contabile (cont 1174).

Potrivit prevederilor Legii contabilitatii 82/1991, republicata, cu modificarile ulterioare, societatile sunt obligate sa efectueze anual inventarierea activelor, datoriilor si capitalurilor proprii detinute. Organizarea inventarierii si inregistrarea rezultatelor se face in conformitate cu dispozitiile OMFP 2861/2009 privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.
 
La pct. 28 din OMFP 2861/2009 privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii se fac urmatoarele precizari: "Creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise. Nerespectarea acestei proceduri, precum si refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme si se sanctioneaza potrivit legii".
Prin urmare, daca la 31.12.2016 nu ati facut verificarea soldurilor conform prevedrilor mai inainte mentionate, trebuie sa solicitati fise de cont furnizorilor respectivi si sa comparati evidentele contabile din contabilitatea proprie cu cele din evidenta furnizorilor respectivi.
Aceste facturi omise la inregistrare in contabilitate, vor fi considerate erori contabile.
 
Corectarea erorilor contabile se va face la data constatarii lor, adica in luna in care ati constat erorile mentionate, conform prevederilor din Reglementarile contabile privind situatiile financiare anuale individuale si situatiile financiare consolidate, aprobate prin OMFP 1802/2014.
 
Procedura de corectare a erorilor contabile, stabilita prin OMFP 1802/2014 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind situatiile financiare anuale individuale si situatiile financiare anuale consolidate, este urmatoarea:
" 2.5.2. Corectarea erorilor contabile   

 
65.‐ (1) Erorile constatate in contabilitate se pot referi fie la exercitiul financiar curent, fie la exercitiile financiare precedente.
  (2) Corectarea erorilor se efectueaza la data constatarii lor.   
  66. ‐ (1) Erorile din perioadele anterioare sunt omisiuni si declaratii eronate cuprinse in situatiile financiare ale entitatii pentru una sau mai multe perioade anterioare rezultand din greseala de a utiliza sau de a nu utiliza informatii credibile care:     
 a) erau disponibile la momentul la care situatiile financiare pentru acele perioade au fost aprobate spre a fi emise;   
b) ar fi putut fi obtinute in mod rezonabil  si luate in considerare la intocmirea  si prezentarea acelor situatii financiare anuale.    
(2) Astfel de erori includ efectele greselilor matematice, greselilor de aplicare a politicilor contabile, ignorarii sau interpretarii gresite a evenimentelor si fraudelor.  
(3) In intelesul prezentelor reglementari, erorile din perioadele anterioare se refera  inclusiv la prezentarea eronata a informatiilor in situatiile financiare anuale.  
 
66.(1) Corectarea erorilor aferente exercitiului financiar curent se efectueaza pe seama contului de profit si pierdere.
 (2) Corectarea erorilor semnificative aferente exercitiilor financiare precedente se efectueaza pe seama rezultatului reportat (contul 1174 "Rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor contabile").
(3) Erorile nesemnificative aferente exercitiilor financiare precedente se corecteaza, de asemenea, pe seama rezultatului reportat. Totusi, potrivit politicilor contabile aprobate, erorile nesemnificative pot fi corectate pe seama contului de profit si pierdere.     
(4) Erorile nesemnificative sunt cele de natura sa nu influenteze informatiile financiar‐contabile. Se considera  ca  o eroare este semnificativa  daca  aceasta ar putea influenta deciziile economice ale utilizatorilor, luate pe baza situatiilor financiare anuale. Analizarea daca o eroare este semnificativa sau nu se efectueaza in context, avand in vedere natura sau valoarea individuala ori cumulata a elementelor.    
 
 68. ‐ (1) Corectarea erorilor aferente exercitiilor financiare precedente nu determina modificarea situatiilor financiare ale acelor exercitii.
 (2) In cazul erorilor aferente exercitiilor financiare precedente, corectarea acestora nu presupune ajustarea informatiilor comparative prezentate in situatiile financiare. Informatii comparative referitoare la pozitia financiara  si performanta financiara, respectiv modificarea pozitiei financiare, sunt prezentate in notele explicative.   
  (3) In notele explicative la situatiile financiare trebuie prezentate informatii cu privire la natura erorilor constatate si perioadele afectate de acestea.
 
 69.  ‐  Inregistrarea stornarii unei operatiuni contabile aferente exercitiului financiar curent se efectueaza  fie prin corectarea cu semnul minus a operatiunii initiale (stornare in rosu), fie prin inregistrarea inversa  a acesteia (stornare in negru), in functie de politica contabila  si programele informatice utilizate."
 
In ceea ce priveste politicile contabile, conform prevederilor de la pct. 60 si 61 din OMFP 1802/2014 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind situatiile financiare anuale individuale si situatiile financiare anuale consolidate,  cu modificarile ulterioare, avem urmatoarele prevederi:

"2.5.1. Politici contabile
60. (1) Politicile contabile reprezinta principiile, bazele, conventiile, regulile si practicile specifice aplicate de o entitate la intocmirea si prezentarea situatiilor financiare anuale.
(2) Exemple de politici contabile sunt urmatoarele: alegerea metodei de amortizare a imobilizarilor; reevaluarea imobilizarilor corporale sau pastrarea costului istoric al acestora; inregistrarea, pe perioada in care imobilizarile corporale sunt trecute in conservare, a unei cheltuieli cu amortizarea sau a unei cheltuieli corespunzatoare ajustarii pentru deprecierea constatata; alegerea metodei de evaluare a stocurilor; contabilitatea stocurilor prin inventarul permanent sau intermitent etc.
61. - (1) Administratorii entitatii trebuie sa aprobe politici contabile pentru operatiunile derulate, inclusiv proceduri proprii pentru situatiile prevazute de legislatie. In cazul entitatilor care nu au administratori, politicile contabile se aproba de persoanele care au obligatia gestionarii entitatii respective.
(2) Aceste politici trebuie elaborate avand in vedere specificul activitatii, de catre specialisti in domeniul economic si tehnic, cunoscatori ai activitatii desfasurate si ai strategiei adoptate de entitate."
 
In concluzie, societatea va stabili pragul/suma cond o eroare descoperita este semnificativa sau nu, conform prevederilor din manualul de politici si proceduri contabile, implementat in cadrul societatii.
Daca se constata ca o eroare este semnificativa se va inregistra cheltuiala  pe seama contului 1174 si  se vor depune declaratii rectificative (ex. 710, 101).
 
Daca eroarea descoperita  nu este semnificativa, se inregistraza pe seama cheltuielilor (cont 6xx) din anul curent.

Din punctul de vedere al deductibilitatii TVA aveti drept de deducerere pentru o factura omisa la inregistrare, dar nu pentru mai mult de 5 ani consecutivi, incepand cu data de 1 ianuarie a anului care urmeaza celui in care a luat nastere dreptul de deducere coform prevederilor de la art .299 din Codul fiscal si pct. 69 din Normele metodologice.
 
In decontul de TVA, taxa dedusa se va inscrie la randul de regularizari.
Asadar, nu puteti inregistra sumele pe cheltuieli, in baza contractelor incheiate cu furnizorii.
 

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Dana Hristu - Consultant fiscal si expert contabil si auditor financiar