Studiu de caz: Inregistrarile contabile aferente unor diferente identificate la receptie

In ceea ce priveste receptia marfurilor, pot avea loc mai multe erori de calcul care fac ca in momentul in care marfa este receptionata, sa se constate ca nu concicide cu cifrele inscrise pe factura primita. Intr-o astfel de situatie, societatea in cauza trebuie sa cunoasca inregistrarile contabile pentru plusurile si minusurile inregistrate la receptie. De asemenea, va trebui aceeasi societate sa colecteze TVA?

Procedura de solutionare a unei astfel de situatii presupune ca la receptia marfurilor sa fie intocmita Nota de receptie si constatare diferente. Potrivit Normei specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile cuprinsa in Anexa 2 la OMEF 3512/2008, acest formular serveste ca:
- document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Se foloseste ca document de receptie obligatoriu in cazul bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie. In situatia in care la receptie se constata diferente, Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita.

Circula:
- la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a bunurilor materiale receptionate (toate exemplarele);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate (toate exemplarele), precum si pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasata la documentele de livrare (factura sau avizul de insotire a marfii);
- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Conform art. 138 lit. b) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal, baza de impozitare a taxei pe valoare adaugata se reduce in cazul refuzurilor totale sau partiale privind cantitatea, calitatea ori preturile bunurilor livrate sau ale serviciilor prestate, precum si in cazul anularii totale ori partiale a contractului pentru livrarea sau prestarea in cauza ca urmare a unui acord scris intre parti sau ca urmare a unei hotarari judecatoresti definitive si irevocabile sau in urma unui arbitraj.
 
Punctul 20 alin. (1) din Normele de aplicare a Legii 571/2003 privind Codul fiscal stabileste ca, in situatiile prevazute la art. 138 din Codul fiscal, furnizorii de bunuri si/sau prestatorii de servicii isi ajusteaza baza impozabila a taxei dupa efectuarea livrarii/prestarii sau dupa facturarea livrarii/prestarii, chiar daca livrarea/prestarea nu a fost efectuata, dar evenimentele prevazute la art. 138 din Codul fiscal intervin ulterior facturarii si inregistrarii taxei in evidentele persoanei impozabile. In acest scop furnizorii/prestatorii trebuie sa emita facturi cu valorile inscrise cu semnul minus cand baza de impozitare se reduce sau, dupa caz, fara semnul minus, daca baza de impozitare se majoreaza, care vor fi transmise si beneficiarului. Prevederile acestui alineat se aplica si pentru livrari intracomunitare.

Beneficiarii au obligatia sa ajusteze dreptul de deducere exercitat initial, potrivit prevederilor art. 148 lit. b) si art. 149 alin. (4) lit. e) din Codul fiscal, numai pentru operatiunile prevazute la art.138 lit. a)-c) si e) din Codul fiscal. Prevederile acestui alineat se aplica si pentru achizitiile intracomunitare.

Prin urmare, pentru diferentele in plus/minus constatate la receptie furnizorul are obligatia sa emita o factura cu valorile inscrise cu semnul minus sau, dupa caz, fara semnul minus iar societatea dvs. are obligatia sa ajusteze dreptul de deducere exercitat initial. In baza facturii emise de furnizor pentru diferentele cantitative se va efectua inregistrarea contabila in rosu (diferente in minus) sau negru (diferentele in plus – daca nu se returneza furnizorului):

                    =        401
                            "Furnizori"
            371  
       "Marfuri"
            4426
            "TVA deductibila"