Arhivarea electronica. Mai e necesara pastrarea in format analog?

Vom vedea, prin cele ce urmeaza, daca in cazul arhivarii electronice a documentelor si registrelor contabile (scanare, arhivare si accesare in format electronic) conform Legii 135/2007, mai este necesara pastrarea acestora in format analog (suport de hartie) asa cum prevede Legea contabilitatii timp de 10 ani sau daca hartia poate fi distrusa in urma arhivarii electronice.


Raspuns:

Desi prin republicarea Legii contabilitatii 82 din 24 decembrie 1991 in MOf. 454/18.06.2008 si emiterea OUG 37/2011 pentru modificarea si completarea Legii contabilitatii nr. 82/1991 publicata in MOf. 285 din 22 aprilie 2011 nu s-au adus modificari ale art. 25 cu privire la modalitatea de arhivare a registrelor de contabilitate obligatorii si a documentele justificative, consider ca aceasta obligatie este indeplinita in situatia in care registrele si documentele justificative sunt pastrate si arhivate in conformitate cu prevederile Legii 135/2007.

In aceasta situatie, nu mai este necesara pastrarea si arhivarea documentelor in format analog, motiv pentru care documentele pe suport hartie pot fi distruse cu respectarea unor formalitati specifice (decizie emisa de catre director, constituirea unei comisii, inventarierea documentelor etc.).

In acest caz, responsabil de gestionarea documentelor arhivate electronic este administratorul arhivei electronice, persoana fizica sau juridica acreditata de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu sa administreze sistemul electronic de arhivare si documentele arhivate in cadrul arhivei electronice, pe baza contractului incheiat.

Nu uitati faptul ca o atentie deosebita trebuie acordata facturilor emise si primite. In acest context, trebuie sa aveti in vedere prevederile art. 155 alin. (8) din Codul fiscal si pct. 76 din normele de aplicare ale acestui articol cu privire la pastrarea facturilor emise si primite din care rezulta faptul ca stocarea se poate efectua prin "orice metode si in orice loc" cu respectarea  urmatoarele doua conditii:
1.    locul de stocare sa se afle pe teritoriul Romaniei. Aceasta conditie nu trebuie indeplinita in cazul facturilor transmise si primite prin mijloace electronice, care se pot stoca in orice loc daca, pe perioada stocarii se garanteaza:
-    accesul on-line la datele respective;
-    autenticitatea sursei:
-    integritatea continutului facturilor;
-    lizibilitatea;
-    stocarea datelor care garanteaza autenticitatea sursei si integritatea continutului facturilor.

2.    facturile sau continutul facturilor transmise si primite sa fie puse la dispozitia organelor fiscale competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru.
 
Pe langa prevederile legale enumerate anterior trebuie sa aveti in vedere si prevederile legii nr. 16 din 2 aprilie 1996 Legea Arhivelor Nationale, respectiv prevederile cap. 3 "Obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente", sectiunea I "Evidenta documentelor".
   
Posibilitatea arhivarii in format electronic a documentelor rezulta si din prevederile OG 92/2003, republicata privind Codul de procedura fiscala , art. 80 "Reguli pentru conducerea evidentei contabile si fiscale". Iata care sunt principalele reguli:

1.    pastrarea evidentelor contabile si fiscale fie la a domiciliul fiscal, la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, fie prin incredintare spre pastrare unei societati autorizate sa presteze servicii de arhivare;
2.    prin exceptie de la prima regula, evidentele contabile si fiscale ale exercitiului financiar in curs se pastreaza, la domiciliul fiscal al contribuabililor, la sediile secundare ale acestora sau, in perioada 1 - 25 a lunii urmatoare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor in vederea intocmirii declaratiilor fiscale.
3.    dispozitiile legale privind pastrarea, arhivarea si limba folosita pentru evidentele contabile sunt aplicabile si pentru evidentele fiscale.
4.    daca evidentele contabile si fiscale sunt tinute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe langa datele arhivate in format electronic contribuabilul este obligat sa pastreze si sa prezinte aplicatiile informatice cu ajutorul carora le-a generat.