Cheltuieli stocuri lipsa. Delapidare. Ce inregistrari contabile se fac?

Pentru a stabili cum intocmim inregistrarile contabile in cazul unor fraude, vom analiza astazi o situatie de delapidare efectuata de un agent al unei companii. Astfel, comisia interna de disciplina numita ca sa investigheze cazul a descoperit urmatoarele tipuri de fraude:

1. s-au incasat bani de la clienti persoane fizice fara sa se emita chitanta. Clientii acestia apar in evidenta societatii in cazuza cu sold debitor neachitat

2. s-au incasat sume de bani de la clienti si li s-a inmanat chitanta care nu apartine companiei in cauza (a fost cumparat tipizat de la librarie pe care s-a pus stampila societatii fraudate)

3. s-au incasat sume de bani cu chitante ale companiei pe care angajatul nu le-a predat niciodata la birou (nici banii si nici chitantele)

4. s-a facturat marfa de pe un facturier care nu este al companiei cu pricina, catre persoane fizice/juridice, dar documentele respective sunt stampilate cu stampila societatii fraudate

5. s-a facturat marfa din documentele fiscale ale companiei care au fost reflectate in contabilitatea societatii, dar marfa respectiva si facturile respective nu sunt recunoscute si confirmate de catre clienti (acestia sustin ca nu au receptionat niciodata acea marfa si ca semnatura de pe documente nu este a lor).

Mentionam ca infractiunea a fost declarata Politiei Romane.

Toate spetele de mai sus au fost confirmate prin declaratie scrisa de persoana care le-a infaptuit.

Vom stabili astfel care sunt inregistrarile contabile pentru fiecare caz de mai sus, cu privire la ajustarea soldului clientului cu sumele incasate fara documente, cu documente false sau nepredate la birou, precum si in cazul facturilor neconfirmate de catre clienti. De asemenea, vom preciza natura cheltuielilor/veniturilor (deductibile/nedeductibile) si perioada la care se fac inregistrarile contabile.

Solutia consultantului:

Cadrul general cu privire la natura cheltuielilor si a TVA este dat de art. 21 alin. (4) lit. c) din Codul fiscal, ce stabilesc ca nu sunt deductibile:

"c) cheltuielile privind bunurile de natura stocurilor sau a activelor corporale constatate lipsa din gestiune ori degradate, neimputabile, pentru care nu au fost incheiate contracte de asigurare, precum si taxa pe valoarea adaugata aferenta, daca aceasta este datorata potrivit prevederilor titlului VI. Nu intra sub incidenta acestor prevederi stocurile si mijloacele fixe amortizabile, distruse ca urmare a unor calamitati naturale sau a altor cauze de forta majora, in conditiile stabilite prin norme".

Normele detaliaza aceasta situatie la pct. 41 din HG 44/2004, dupa cum urmeaza:
" 41. Cheltuielile cu bunurile de natura stocurilor sau a activelor corporale, constatate lipsa din gestiune sau degradate si neimputabile, inclusiv taxa pe valoarea adaugata aferenta, dupa caz, pentru care s-au incheiat contracte de asigurare, nu intra sub incidenta prevederilor art. 21 alin. (4) lit. c) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare."

In concluzie, pentru stocurile si bunurile sustrase, cheltuiala este deductibila fiscal daca exista asigurare a stocului, si nedeductibila daca nu exista asigurare.

Din punct de vedere al TVA, pana la 31 decembrie 2012 sunt aplicabile prevederile de la pct. 128 alin. (8) lit. a) din Codul fiscal, ce stabileste ca nu constituie livrare si implicit nu se colecteaza TVA pentru:
" a) bunurile distruse ca urmare a unor calamitati naturale sau a unor cauze de forta majora, precum si bunurile pierdute ori furate, dovedite legal, astfel cum sunt prevazute prin norme ;"

Normele regasite la pct. 11 lit. c) din HG 44/2004 detaliaza:
" c) prin bunuri furate se intelege bunurile lipsa din gestiune, neimputabile, pentru care persoana impozabila poate prezenta dovada constatarii furtului de catre organele de politie, care este acceptata la despagubire de societatile de asigurari."

In concluzie, se colecteaza TVA pentru sumele ce nu sunt despagubite de societatea de asigurare.

Facem precizarea ca potrivit art. 1373 din Codul civil, societatea isi asuma raspunderea fata de terti pentru eventuale pagube provocate tertilor de catre prepusii (reprezentantii societatii).

Altfel spus, daca o persoana justifica o plata facuta catre societatea dvs, fie printr-un document original sau un document ce nu a fost inregistrat in evidenta societatii dvs, sau printr-o alta proba legal admisa, se va intelege ca plata este legal facuta.

La emiterea solutiei noastre cu inregistrarile contabile, consideram ca nu exista asigurare a stocului si nu se primesc sume despagubite:

1. S-au incasat bani de la clienti persoane fizice fara sa se emita chitanta. Clientii acestia apar in evidenta societatii in cazuza cu sold debitor neachitat.

In esenta, sumele de bani au intrat in patrimoniul societatii, insa u fost sustrasi.
Inregistrari contabile:
5311 "Casa in lei" = 4111 "Clienti"
6588 "Alte cheltuieli de exploatare – analitic nedeductibile" = 5311 "Casa in lei".

Cheltuiala este nedeductibila la calculul impozitului pe profit si nu este in sfera TVA.

2. S-au incasat sume de bani de la clienti si li s-a inmanat chitanta care nu apartine companiei in cuza (a fost cumparat tipizat de la librarie pe care s-a pus stampila societatii fraudate)

Speta este identica cu prima situatie si se aplica tot inregistrarile contabile de la pct. 1.

3. S-au incasat sume de bani cu chitante ale companiei pe care angajatul nu le-a predat niciodata la birou (nici banii si nici chitantele)

Se aplica aceleasi inregistrari ca la pct. 1.

4. S-a facturat marfa de pe un facturier care nu este al companiei cu pricina, catre persoane fizicejuridice dar documentele respective sunt stampilate cu stampila societatii fraudate

Daca nu a existat o iesire de marfa din societate, consideram ca nu este o paguba adusa societatii dvs, ci numai o fapta de natura falsului si uzului de fals in acte, sanctionabila conform legii penale.

In cazul in care marfa a fost livrata din patrimoniul societatii dvs, se va inregistra o cheltuiala cu stocul de marfa prin articolul contabil:
607 "Cheltuieli cu marfurile" = 371 "Marfuri", cheltuiala nedeductibila fiscal, iar societatea are obligatia sa ajusteze (colecteze) TVA aferent stocului din gestiune, prin inregistrarea:
635 "Cheltuieli cu alte impozite si taxe" = 4427 "TVA colectata".

Ca document justificativ pentru aceasta inregistrare, societatea emite o autofactura.

Cheltuiala cu ajustarea TVA este nedeductibila la calculul impozitului pe profit, deoarece nu este efectuata in scopul realizarii de venituri impozabile, conform norme metodologice pentru art. 21 din Codul fiscal.

5. S-a facturat marfa din documentele fiscale ale companiei care au fost reflectate in contabilitatea societatii dar marfa respectiva si nici facturile respective nu sunt recunoscute si confirmate de catre clienti (acestia sustin ca nu au receptionat niciodata acea marfa si ca semnatura de pe documente nu este a lor).

Situatia descrisa in intrebare nu este reglementata, iar noi consideram aplicabila urmatoarea solutie:
Se vor storna facturile aferente livrarilor nerecunoscute, cu data la care au fost emise facturile initiale. A nu se omite ca in urma stornarii, in afara veniturilor, se repune si stocul din punct de vedere contabil.

Din punctul de vedere al TVA, societatea inregistreaza la data curenta urmatoarele situatii:
a) inregistreaza in decontul de TVA facturile stornate, la rubricatia de regularizari;
b) depune declaratie rectificativa 394 la data emiterii facturii initiale;
c) inregistreaza o stornare de venituri la data curenta.
In urma acestor proceduri, se inregistreaza o repunere a situatiei initiale fata de clienti.

Se inregistreaza scaderea marfii din gestiune prin articolul contabil:
607 "Cheltuieli cu marfurile" = 371 "Marfuri", cheltuiala nedeductibila fiscal, iar societatea are obligatia sa ajusteze (colecteze) TVA aferent stocului din gestiune, prin inregistrarea:
635 "Cheltuieli cu alte impozite si taxe" = 4427 "TVA colectata".

Ca document justificativ pentru aceasta inregistrare, societatea emite o autofactura.