Evidenta marfii in comertul online. Ce trebuie sa stie firmele

Specialistul nostru ne prezinta in continuare ce trebuie sa stie firmele despre evidenta marfii in comertul online. Drept exemplu, luam cazul unui magazin online care are cod CAEN 4791 "Comert cu amanuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin internet". 

1. Conform legii este obligatoriu sau este doar o recomandare ca stocul de marfa sa se tina la pret de vanzare cu amanuntul?
2. Daca programul informatic ne permite sa avem stocul inregistrat cantitativ valoric la pretul de achizitie fara tva, iar in balanta contabila pe contul 371 este stocul la valoarea de achizitie fara TVA, este incorect?

Descarcarea de gestiune se face prin 607, reflectarea adaosului prin 378, inregistrarea venitului pe 707 si TVA pe 4428 si 4427 se fac in momentul in care marfa se vinde.

Evidenta marfii in comertul online: raspunsul specialistului

Intelegem ca societatea care desfasoara actvitatea de comert online este inregistrata normal in scop de TVA (potrivit art. 316 din Codul fiscal) si este platitoare de impozit pe veniturile microintreprinderilor.

Referitor la maniera de tinere a gestiunii si a evidentei marfurilor in contabilitate:

In comertul online, decizia cea mai importanta ce trebuie luata este cea referitoare la modalitatea de evidenta a stocului de marfa: la pret de vanzare cu amanuntul sau la pret de achizitie.

O alta decizie este cea referitoare la maniera de tinere a gestiunii marfurilor: cantitativ-valoric sau global-valoric.

Codul CAEN sub imperiul caruia se desfasoara activitatea de comert online este 4791 " Comert cu amanuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin Internet".

Avand in vedere faptul ca denumirea activitatii este aceea de comert cu amanuntul, am fi tentati sa consideram in mod automat ca evidenta marfurilor trebuie sa se tine la pret de vanzare cu amanuntul.

Insa facem apel la legislatie.

Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a Contabilitatii

Vezi AICI detalii

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

In Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 1802/2014, la punctul 75 alin. (1) este prevazuta regula generala de evaluare a bunurilor (deci, si a stocurilor) si de inregistrare in contabilitate a acestora.

Astfel, potrivit a acestuia:

"(1) La data intrarii in entitate, bunurile se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la valoarea de intrare, care se stabileste astfel:

a) la cost de achizitie - pentru bunurile procurate cu titlu oneros;"

De asemenea, exista principiul contabil enuntat la punctul 58 alin. (1) din reglementarile contabile, potrivit caruia elementele (de stoc achizitionate) se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la cost de achizitie:

“58. _

(1) Principiul evaluarii la cost de achizitie sau cost de productie. Elementele prezentate in situatiile financiare se evalueaza, de regula, pe baza principiului costului de achizitie sau al costului de productie. Cazurile in care nu se foloseste costul de achizitie sau costul de productie sunt cele prevazute de prezentele reglementari.”

Asadar, regula generala, obligatoriu de respectat, stabileste ca societatea are obligatia sa prezinte in contabilitate orice categorie de bunuri la costul de achizitie.

Dar, orice regula generala are si exceptii, exceptii permise de insusi principiul contabil, care specifica faptul ca pot exista cazuri in care nu se utilizeaza costul de achizitie pentru evaluarea si inregistrarea bunurilor in contabilitate.

Ei bine, un astfel de caz de derogare de la regula generala este cel prevazut la punctul 286 alin. (1) din aceleasi reglementari, in care se prevede:

"286. _

(1) In functie de specificul activitatii, pentru determinarea costului pot fi folosite, de asemenea, metoda costului standard, in activitatea de productie sau metoda pretului cu amanuntul, in comertul cu amanuntul."

Asadar, acest alin. 1 al punctului 286 ofera un caz care deroga de la regula generala privind utilizarea costul de achizitie pentru evaluarea si inregistrarea in contabilitate a stocurilor, si anume metoda pretului cu amanuntul, in comertul cu amanuntul. Aceasta derogare de la costul de achizitie privind evidenta bunurilor in contabilitate este numita si tratament alternativ (al regulii generale – care, intotdeuna – este obligatorie). Orice tratament alternativ, fiind derogatoriu de la regula obligatorie, este permis, este acceptat, dar nu este obligatoriu, si reprezinta, mai degraba, o facilitate data entitatilor de catre reglementatori.

Insa, din textul citat, se retine ideea ca aceasta metoda de evidenta a stocului de marfa la pret cu amanuntul nu este una obligatorie (asa cum este cea referitoare la costul de achizitie, prevazuta la punctul 75 alin. (1)), ci este doar o exceptie, o varianta, o facilitate acordata entitatilor de a-si tine evidenta stocului de marfa in comertul cu amanuntul la acest pret, aparand sintagma "pot fi folosite".

In continuare, la alin. (8) al aceluiasi punct se explica in ce conditii poate fi utilizata metoda pretului cu amanuntul:

"(8) In comertul cu amanuntul poate fi utilizata metoda pretului cu amanuntul, pentru a determina costul stocurilor de articole numeroase si cu miscare rapida, care au marje similare si pentru care nu este practic sa se foloseasca alta metoda.

In aceasta situatie, costul bunurilor vandute se calculeaza prin deducerea valorii marjei brute din pretul de vanzare al stocurilor. Orice modificare a pretului de vanzare presupune recalcularea marjei brute."

Si din acest alin. (8) se desprinde ideea posibilitatii utilizarii pretului cu amanuntul si nu obligativitatea utilizarii acestuia in comertul cu amanuntul. Aceasta metoda alternativa pentru evidenta marfurilor in comertul cu amanuntul la pret de vanzare – ca exceptie de la regula generala – este acordata de catre reglementarile contabile entitatilor ca o facilitate, pentru a le usura evidenta contabila, mai ales in conditiile in care, la inceputuri, contabilitatea se tinea de mana, iar descarcarea din gestiune nu se putea face cantitativ-valoric. In conditiile utilizarii pretului de vanzare cu amanuntul, evidenta marfurilor se tine global-valorica.

In ceea ce priveste gestiunea stocurilor, reglementarea contabila prevede posibilitatea utilizarii uneia dintre doua metode, si anume:

“289. Contabilitatea stocurilor se tine cantitativ si valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent sau a inventarului intermitent.

290. In conditiile folosirii inventarului permanent, in contabilitate se inregistreaza toate operatiunile de intrare si iesire, ceea ce permite stabilirea si cunoasterea in orice moment a stocurilor, atat cantitativ, cat si valoric.

291. _

(5) Inventarul intermitent nu se utilizeaza in comertul cu amanuntul in situatia in care se aplica metoda global-valorica.”

Descarcarea din gestiune a stocurilor iesite (vandute), in conditiile utilizarii metodei cantitativ-valorice, se face utilizand una dintre cele trei metode, prevazute la punctul 96 din Reglementarile contabile:

FIFO
LIFO
CMP.
Metoda aleasa de societate trebuie inscrisa in politica sa contabila si trebuie aplicata cu consecventa, potrivit punctelor 40, 50 si 287 din reglementarile contabile.

Pe de alta parte, OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, care inlocuieste Ordinul 3512/2008, nu mai preia din acesta din urma impunerea utilizarii metodei de evidenta a stocurilor global-valorica in comertul cu amanuntul.

Asadar, avand in vedere cele prezentate, atata timp cat societatea utilizeaza tehnica de calcul pentru evidenta marfii, in ceea ce priveste intrarile, iesirile si existenta stocului in orice moment, puteti utiliza fara probleme metoda generala de evidenta si inregistrate a stocurilor, si anume la cost de achizitie. In aceasta situatie, conform punctului 289 din Reglementarile contabile, contabilitatea stocurilor se tine cantitativ si valoric, la cost de achizitie.

Totusi, avand in vedere faptul ca activitatea de comert electronic se adreseaza, in special, populatiei, preturile de vanzare cu amanuntul catre aceasta trebuie sa fie evidentiate si in documente, prin NIR-ul intocmit cu ocazia aprovizionarilor, potrivit instructiunilor de completare a formularului prevazute in OMFP nr. 2634/2015:

“Nota de receptie si constatare de diferente se foloseste ca document de receptie obligatoriu numai in cazul:

marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pretde vanzare.”

In cadrul modelului acestui document prevazut de ordinul mentionat, apare si rubrica destinata pretului de vanzare cu amanuntul, pret care trebuie sa fie afisat si pe site.

Conform art. 34 din OG nr. 99 din 29 august 2000 privind comercializarea produselor si serviciilor de piata – Republicare, cu modificarile si completarile ulterioare –:

“Art. 34

“Vanzarea la distanta este acea forma de vanzare cu amanuntul care se desfasoara in lipsa prezentei fizice simultane a consumatorului, si a comerciantului, in urma unei oferte de vanzare efectuate de acesta din urma, care in scopul incheierii contractului, utilizeaza exclusiv tehnici de comunicatie la distanta.”

Potrivit acestei norme, vanzarea online este o forma de vanzare cu amanuntul.

In concluzie, gestiunea marfurilor in comentul electronic nu este impusa de nici o reglementare legala, societatea avand deplina libertate de a-si alege metoda dorita, care se pliaza cel mai bine pe activitatea sa: cantitativ-valoric sau numai global-valoric.

De asemenea, nu se impune maniera de tinere a evidentei marfurilor: la cost de achizitie sau la pret de vanzare cu amanuntul.

Insa, din aceste texte legale putem deduce faptul ca pretul de vanzare in comertul cu amanuntul trebuie inscris pe diverse documente: NIR, bonul fiscal, pe site etc.

Pe de alta parte, ca dvs sa tineti evidenta stocurilor de marfa cantitativ-valoric, dar la pret de vanzare cu amanuntul (adica sa tineti produs cu produs, cantitativ, la pret de vanzare cu amanuntul, iar descarcarea din gestiune sa se faca tot produs cu produs, cantitativ, la pretul de vanzare cu amanuntul) aveti nevoie de tehnica de evidenta costisitoare (softuri care sa tina o astfel de evidenta, cititoare de bare, softuri care sa descarce instant gestiunea odata cu emiterea facturii catre client etc).

Or, daca dvs nu dispuneti de o tehnica avansata (care este si costisitoare), atunci tineti evidenta marfii la cost de achizitie fara tva, cantitativ valoric, aplicand metoda FIFO de descarcare din gestiune a produselor vandute (asa cum si mentionati ca procedati – care este o maniera cat se poate de legala).

Astfel, marfa (contul 371) apare in balanta la costul de achizitie si nu la pretul de vanzare cu amanuntul.

In aceasta situatie, NU trebuie sa mai utilizati conturile specifice comertului cu amanuntul, mai exact, specifice metodei global-valorice, la pret de vanzare: 378 si 4428. Aceste conturi isi au rostul si utilitatea doar daca si marfa la intrare este evidentiata la pret cu amanuntul (adica, daca la intrare s-ar face nota:
371 = % 401,378,4428)

Or, odata ce marfa intra cantitativ-valoric, la pret de achitzitie, nota de intrare este simpla:
371 = 401

La descarcare, veti avea doar nota:
607 = 371

Iata ca utilizarea conturilor 378 si 4428 este … inutila intr-o astfel de abordare.

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Otilia-Mihaela Roman - Expert contabil si Consultant fiscal.