Decontarea cheltuielilor in cazul unor activitati fara scop patrimonial. Documente justificative

Vom vedea, prin intermediul prezentului studiu de caz, in ce mod pot fi decontate cheltuielile cu combustibilul in cazul unei fundatii pentru autoturismul folosit de presedintele fundatiei, cu mentiunea ca organizatia desfasoara activitati fara scop patrimonial. Vom identifica, in acelasi timp, si documentele justificative necesare.


Raspuns:

Conform art. 15 alin. (1) din OG 26/2000 cu privire la asociatii si fundatii, fundatia este subiectul de drept infiintat de una sau mai multe persoane care, pe baza unui act juridic intre vii ori pentru cauza de moarte, constituie un patrimoniu afectat, in mod permanent si irevocabil, realizarii unui scop de interes general sau, dupa caz, al unor colectivitati.
 
Unul din elementele pe care trebuie sa il cuprinda actul constitutiv al fundatiei il constituie precizarea scopului fundatiei, astfel cum prevede art. 16 alin.(2) lit. b) din ordonanta mai sus mentionata.

Aprobarea si executarea bugetului de venituri si cheltuieli al fundatiei se realizeaza de catre consiliul director, in conformitate cu prevederile art. 28 alin. (2) lit. b) si f). Consiliul director al fundatiei este organul de conducere si de administrare al acesteia.
 
In baza acestor prevederi consideram ca fundatia poate deconta cheltuielile cu combustibilul pentru autoturismul utilizat de presedinte in vederea desfasurarii activitatii, in limitele si conditiile actului constitutiv, regulamentelor interne de functionare s.a. reglementari interne, cu aprobarea consiliului director.
 
Din punct de vedere al impozitului pe venit, in conformitate cu prevederile art. 55 alin. (3) lit. a) si b) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal, sunt considerate avantaje si asimilate salariilor in vederea impunerii:

- utilizarea unui vehicul de orice tip din patrimoniul afacerii, in scop personal, cu exceptia deplasarii pe distanta dus-intors de la domiciliu la locul de munca;
- bunuri oferite gratuit sau la un pret mai mic decat pretul pietei.
 
Utilizarea autoturismului in scopul desfasurarii activitatii va rezulta din foile de parcurs. Decontarea cheltuielilor se va efectua in baza Decontului de cheltuieli- cod 14-5-5 / 14-5-5/a sau, dupa caz, a Ordinului de deplasare - cod 14-5-4 / 14-5-4/a. Instructiuni cu privire la aceste formulare sunt redate in Anexa nr. 2 a OMEF - Normele specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar contabile. Potrivit art. 2 alin. (2) din ordinul mentionat, documentele financiar contabile trebuie sa respecte continutul minimal prevazut in anexa nr. 2.

Daca autoturismul nu se afla in proprietatea fundatiei, acesta poate fi utilizat in baza unui contract prin care se transmite folosinta (contract de inchiriere, de comodat).