Emiterea in forma electronica a documentelor financiare

Prin  art. 155 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal si punctul  73 alineatul  (1) din normele de aplicare ale acestui articol sunt  reglementate conditiile de transmitere a facturilor prin mijloace electronice, dar nu sunt  reglementate conditiile de emitere electronica a acestora.

Aceasta posibilitate s-a reglementat, in mod neasteptat, surprinzator,  in luna iulie 2012 fiind extinsa si asupra celorlalte documente justificative prevazute in legislatia contabila: facturi si chitante. Nu au fost uitate nici   bonurile fiscale si bonurile emise de terminalele automate bancare (bancomate) si de casele de marcat.

Totusi, aceasta noutate importanta pentru mediul de afaceri din Romania  nu modifica si nu completeaza nici prevederile existente din Codul fiscal care se refera  strict la transmiterea electronica, dar nici Legea contabilitatii nr. 82/1991 care se refera, printre altele, la documentele justificative.

Noutatea intervine printr-o lege de sine statatoare avand drept  titlu ,,Inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice".

Deci, oficial, persoanele impozabile  stabilite in Romania  au primit ,,dezlegare,, pentru  emiterea  facturilor, bonurilor  fiscale si a  chitantelor in forma electronica.  Actul normativ de reglementare este legea nr.  148 din 23 iulie 2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice, publicata in M.Of. nr. 509 din 24 iulie 2012.

           Specific documentelor emise electronic este faptul ca acestea poarta   semnatura  electronica si  marca temporala.

           Semnatura electronica este semnatura electronica extinsa care se bazeaza   pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat conform prevederilor  Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica. Certificatul trebuie sa contina  codul fiscal al emitentului si  numarul notificarii inregistrate la Ministerul Finantelor Publice privind formularea optiune de emitere electronica a documentelor financiar contabile.

           Asa cum este reglementata prin  Legea nr. 451/2004, marca temporala este formata din cel putin urmatoarele elemente:
-     amprenta atasata documentului electronic supus marcarii;
-     data si momentul de timp aferente documentului supus marcarii, exprimate in timp universal;
-     informatii care identifica in mod unic furnizorul de servicii de marcare temporala;
-     numarul de ordine din registrul furnizorului de servicii de marcare temporala.

          Factura in forma electronica reprezinta un  documentul emis si gestionat prin utilizarea  unui sistem informatic prin care se confirma, in  mod unic si clar,  schimbul sau vanzarea de bunuri ori servicii.
          Emiterea facturilor in forma electronica este definita drept  operatiunea de intocmire, semnare electronica si marcare temporala a facturilor in forma electronica, in scopul arhivarii acestora in forma electronica, indiferent de faptul ca  transmiterea facturilor astfel emise se efectueaza:  
-    in forma electronica sau
-    pe suport hartie.

          Bonul  fiscal in forma electronica reprezinta  documentul financiar-fiscal care indeplineste  toate conditiile impuse de prevederile legale cu privire la continut, dar care este  emis cu ajutorul  echipamentelor   electronice de marcat. Acest document  cuprinde date inregistrate pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor, fiind semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala.

           Chitanta in forma electronica reprezinta  documentul financiar-fiscal care indeplineste  toate conditiile impuse de prevederile legale cu privire la continut si forma, fiind inregistrat pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala.

          Aceste documente electronice pot fi emise prin efort propriu sau prin externalizare pe baza de contract incheiat cu un furnizor de servicii de facturare electronica atestat. Astfel, furnizorul de servicii electronice este definit drept  persoana fizica sau juridica care emite, transmite sau converteste facturi, bonuri ori chitante in forma electronica, in nume propriu sau in numele unor terti.

          Emitentul documentelor financiar contabile in forma electronica, trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:  

1.    sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;
2.    sa foloseasca personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;
3.    sa fie in masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada legala.  
4.    sa utilizeze sisteme de arhivare electronica  conform  prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica. Pe durata arhivarii, un document electronic poate fi  accesat numai de catre emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege.

            Factura

            Persoana impozabila obligata   sa emita facturi conform prevederilor cuprinse in Codul fiscal pentru livrarea de bunuri sau prestarea de servicii, poate selecta una  dintre urmatoarele doua modalitati de emitere:  
-     pe suport hartie;
-     in forma electronica. in acest caz,  emitent este obligat sa  garanteze  autenticitatea,  originea  si integritatea continutului fiecarei facturi emise.   Cerintele unei facturi emise electronic sunt:  
-    sa respecte continutul reglementat prin art. 155 alin. (5) din Codul fiscal ;
-    sa poarte marca temporala care certifica momentul emiterii;
-    sa  contina  semnatura electronica a emitentului.
Transmiterea facturilor emise in forma electronica se efectueaza fie  prin mijloace electronice, fie  pe suport hartie. Transmiterea acestor facturi  se poate efectua  individual, in pachete sau in loturi.
          
            Schimbarea modalitatii de emitere trebuie  notificata Ministerului Finantelor Publice.  

          Bonul fiscal

          Bonurile fiscale si bonurile emise de terminalele automate bancare (bancomate) si de casele de marcat, in forma electronica, stocate la emitent, au un regim regim si continut financiar, fiscal si juridic similar  celor emise pe suport hartie.
          Casele de marcat utilizate pentru emiterea bonurilor fiscale in forma electronica trebuie  avizate  cu respectarea prevederilor O.U.G. nr. nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata.  

           Important!

           Cheltuielile cu investitiile efectuate pentru dotare  si diverse   utilitati necesare emiterii facturii electronice sunt amortizabile pe o perioada de 5 ani de la data   inregistrarii  ca utilizator de factura in forma electronica.
 
           Cheltuielile cu  investitiile legate de modificarea si perfectionarea sistemelor informatice inregistrate de persoanele care emit facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica sunt amortizabile pe o perioada de 3 ani, incepand cu data initierii investitiei, probata cu:
-    hotararea administratorului, respectiv a consiliului de administratie al persoanei care initiaza cheltuiala, in cazul persoanei juridice;
-    declaratia pe propria raspundere in cazul persoanei fizice.

Armonizarea cu legislatia comunitara
 
          Legislatia comunitara subliniaza necesitatea  facturarii  electronice    necesara, in special  autoritatilor fiscale pentru  desfasurarea  activitatii de monitorizare. in acest context,  pentru a asigura functionarea corespunzatoare a pietei interne, s-a subliniat  importanta elaborarii   unei liste, armonizate la nivel comunitar, cu privire la:
-     detaliile care trebuie inserate  pe facturi;
-     stabilirea unor  regimuri comune care reglementeaza utilizarea facturarii electronice si depozitarea electronica a facturilor;
-     autofacturarea si externalizarea operatiunilor de facturare.
          Astfel, sub rezerva unor conditii  stabilite prin legislatia interna, fiecare stat membru este  obligat sa permita elaborarea electronica a unor documente,  declaratii si deconturi prin  utilizarea mijloacelor electronice.
            In acest context, s-a elaborat  Decizia CEE nr.  717 din 31 octombrie 2007 de stabilire a unui grup de experti pentru facturarea electronica (2007/717/CE), publicata in  Jurnalul Oficial nr. L 289 din 7 noiembrie 2007, p. 38 -  44.

          Transmiterea facturilor prin mijloace electronice este reglementata la capitolul 3 sectiunea 5 din Directiva CEE nr.  112 din 28 noiembrie 2006 privind sistemul comun al taxei pe valoarea adaugata, publicata in  Jurnalul Oficial nr. L 347 din 11 decembrie 2006, p. 1 -  118.  Aceasta operatiune este reglementata detaliat de la art.  232 la art. 237, din care trebuie retinute urmatoarele aspecte relevante:
-     facturile emise se pot trimite pe suport de hartie sau se pot transmite sau pune la dispozitie prin mijloace electronice, sub rezerva acceptarii de catre destinatar (art. 232).
-     facturile trimise sau puse la dispozitie prin mijloace electronice sunt acceptate de statele membre, cu conditia ca autenticitatea originii si integritatea continutului acestora sa fie garantate prin una dintre metodele urmatoare (art. 233).
-    semnatura electronica avansata conform  art.  2 punctul 2 din Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European si a Consiliului din 13 decembrie 1999 privind un cadru comunitar pentru semnaturile electronice
-    schimb electronic de date (electronic data interchange - EDI)  definit la articolul 2 din Recomandarea 1994/820/CE a Comisiei din 19 octombrie 1994 privind aspectele juridice ale schimbului electronic de date ;
-    statele membre nu pot impune persoanelor impozabile care livreaza bunuri sau presteaza servicii pe teritoriul lor alte obligatii sau formalitati in legatura cu trimiterea sau punerea la dispozitie a facturilor prin mijloace electronice (art. 234).