Refacturare cheltuieli instruire personal. Cum procedam?

Vom analiza mai jos cazul unei societati comerciale cu obiect de activitate in domeniul plasarii fortei de munca in strainatate (personal navigant) si care refactureaza catre societatea - mama din Cipru, cheltuieli cu organizarea unui curs de instruire a personalului navigant: cazare, masa servita, papetarie-birotica.

Societatea mama refactureaza catre societatea din Romania cheltuieli cu licente informatice printr-un Debit note si cheltuieli de cazare a directorului firmei, ocazionate de deplasarea pentru sedinta anuala de management printr-un alt Debit note.

Vom stabili care sunt aspectele fiscale din punct de vedere al TVA: declarare operatiuni in decontul de TVA 300, declarare in declaratia Intrastat 390, cota de facturare TVA, tratarea documentului Debit Note prin asimilare cu Invoice, pentru inregistrare in contabilitate.

Solutia consultantului:

La elaborarea raspunsului, consideram ca acele costuri de instruire a personalului navigant au fost efectuate de o societate autorizata sa efectueze instruirea profesionala a adultilor, conform OG 129/2000 privind formarea profesionala a adultilor, cu modificari ulterioare.

In acest caz, facturarea acestor servicii, inclusiv refacturarea se realizeaza in regim de scutire de TVA, conform art. 141 alin. (1) lit. f) din Codul fiscal. Facem precizarea ca aceste servicii de formare profesionala sunt scutite de TVA si in temeiul art. 132 lit. i) din Directiva CEE 112/2006 privind regimul comun al TVA si sunt scutite de TVA inclusiv in Cipru.

Acest lucru inseamna ca nici societatea din Romania si nici societatea din Cipru nu au obligatia declararii serviciilor in declaratia VIES. Societatea din Cipru nu va efectua taxare inversa pentru acestea.

Din punctul de vedere al celorlalte cheltuieli in legatura cu acest curs ( cazare, masa servita, birotica), consideram ca acestea sunt cheltuieli conexe activitatii principale in intelesul art. 137 alin. (2) lit. b) din Codul fiscal si urmeaza acelasi tratament ca si cheltuiala principala.

In acest sens, redam normele de aplicare pentru acest temei normativ, regasite la pct. 18 alin. (8) din HG nr. 44/2004, dupa cum urmeaza:

"(8) In sensul art. 137 alin. (2) lit. b) din Codul fiscal, orice cheltuieli accesorii efectuate de persoana care realizeaza o livrare de bunuri sau o prestare de servicii se includ in baza de impozitare a taxei pe valoarea adaugata, chiar daca fac obiectul unui contract separat. Cheltuielile accesorii nu reprezinta o tranzactie separata, ci sunt parte componenta a livrarii/prestarii de care sunt legate, urmand aceleasi reguli referitoare, printre altele, la locul livrarii/prestarii, cotele, scutirile ca si livrarea/prestarea de care sunt legate. Furnizorul/Prestatorul nu poate aplica structura de comisionar prevazuta la pct. 19 alin. (4) pentru a refactura cheltuieli accesorii si nici pentru a refactura cheltuieli cu impozite si taxe conform prevederilor alin. (7)."

Astfel, si aceste cheltuieli se refactureaza in regim de scutire de TVA, fara a se declara in declaratia recapitulativa 390. Aceasta factura cu refacturarea serviciilor de pregatire profesionala se va regasii in decontul de TVA 300 la randul 15.

Din punctul de vedere al refacturarii licentelor informatice, din punctul de vedere al TVA, se va aplica tratamentul pentru prestari de servicii, in temeiul art. 129 alin. (3) din Codul fiscal. Facturarea se efectueaza printr-un regim de scutire de TVA, cand societatea din Cipru va pune la dispozitie un cod valabil de TVA, avand in vedere prevederea de la art. 133 alin. (2) din Codul fiscal, ce stabileste ca locul prestarii de servicii este considerat locul unde isi desfasoara activitatea beneficiarul, adica in Cipru.

In acest caz, societatea trebuie sa fie inscrisa in Registrul operatorilor intracomunitari si va declara aceasta prestare de serviciu intracomunitara in declaratia 390, depusa pana pe data de 25 a lunii urmatoare. in decontul de TVA, aceasta factura se va regasii la randul 3, respectiv 3.1.

Serviciile de cazare au locul prestarii de servicii unde au avut efectiv loc, respectiv unde este situat hotelul, motelul, camping-ul, ce a avut ca obiect cazarea si reprezinta o exceptie de la regula generala de baza, conform art. 133 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal.

Daca cazarea a avut loc pe teritoriul Romaniei, facturarea se va efectua cu TVA din Romania, indiferent daca clientul din Cipru va comunica sau nu un cod valabil de TVA. in cazul in care serviciile de cazare au fost prestate in alt stat, facturarea acestora se face in regim de scutire de TVA in Romania, avand in vedere aceleasi considerente descrise mai sus, respectiv locul prestarii de servicii de cazare.

Normele de aplicare pentru art. 133 alin. (2) din Codul fiscal, au mentionat in mod expres ca serviciile in legatura cu bunuri imobile (cazare, reparatii cladiri) nu se declara in declaratia 390.