Contul 542: Cand se utilizeaza si studii de caz practice

Functiunea contului 542

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Functiunea contului 542

Sumele reprezentand avansuri de trezorerie, acordate potrivit legii si nedecontate pana la data bilantului, se evidentiaza in contul de debitori diversi (461 “Debitori diversi”) sau creante in legatura cu personalul (4282 “Alte creante in legatura cu personalul”), in functie de natura creantei.

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta avansurilor de trezorerie.

Contul 542 „Avansuri de trezorerie” este un cont de activ.

In debitul contului 542 „Avansuri de trezorerie” se inregistreaza:

– avansurile de trezorerie acordate (531);
– diferentele favorabile de curs valutar aferente avansurilor de trezorerie in valuta, inregistrate la finele lunii, respectiv la inchiderea exercitiului financiar (765).

In creditul contului 542 „Avansuri de trezorerie” se inregistreaza:

– avansurile de trezorerie justificate prin achizitia de stocuri, inclusiv diferentele de pret nefavorabile aferente (301 la 303, 308, 361, 368, 371, 381, 388, 401);
– cheltuieli reprezentand valoarea materialelor nestocate, consumurilor de energie si apa, intretinere si reparatii, primele de asigurare, studii si cercetare executate de terti, comisioane si onorarii, protocol, reclama si publicitate, transport de bunuri, deplasari, postale si telecomunicatii, alte servicii executate de terti (602, 604, 605, 611 la 614, 622 la 626, 628);
– sume reprezentand avansuri nejustificate (428);
– sumele reprezentand avansuri de trezorerie, nedecontate pana la data bilantului (461, 428);
– sume restituite in numerar reprezentand avansuri de trezorerie neutilizate (531);
– sume utilizate pentru achitarea altor valori (532);
– diferentele nefavorabile de curs valutar, aferente avansurilor de trezorerie in valuta, inregistrate la finele lunii, respectiv la inchiderea exercitiului financiar sau la lichidarea acestora (665).
Soldul contului reprezinta sumele acordate ca avansuri de trezorerie, nedecontate.​

Planul de conturi este ghidul vital care iti permite exprimarea corecta si exacta, in cifre, a tot ceea ce se intampla in firma din punct de vedere economic. Este ghidul care, pana la urma, iti permite sa iti faci meseria. Iti recomandam cu toata caldura sa ai acest ghid in forma sa cea mai simpla, cea mai eficienta si cel mai usor de utilizat: „Planul de Conturi general. Functiunea si corespondenta conturilor”, in format tiparit!

Plati cash efectuate de administrator - Studiu de caz

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Plati cash efectuate de administrator - Studiu de caz

Intrebare: "Cum credeti ca este mai bine sa procedam atunci cand avem diverse plati in numerar, dar efectuate de catre administrator din fonduri proprii, nefiind bani in casierie? Initial am inregistrat facturile prin contul 542, dar ulterior le-am reclasificat prin contul 4551, considerand ca, in fapt, este tot o forma de creditare a asociatului, doar ca nu s-a realizat printr-un imprumut in numerar catre casieria unitatii. Cum se interpreteaza aceasta operatiune din perspectiva Legii nr. 70/2015? Creditarea s-a efectuat prin suportarea efectiva a cheltuielii de catre administrator/asociat si nu printr-un transfer propriu-zis de numerar."

 Conform legii 70/2015:

Art. 1. -
(1) Operatiunile de incasari si plati efectuate de persoane juridice, persoane fizice autorizate, intreprinderi individuale, intreprinderi familiale, liber profesionisti, persoane fizice care desfasoara activitati in mod independent, asocieri si alte entitati cu sau fara personalitate juridica de la/catre oricare dintre aceste categorii de persoane se vor realiza numai prin instrumente de plata fara numerar, definite potrivit legii.

Art. 3. -
(1) Prin exceptie de la prevederile art. 1 alin. (1) se pot efectua operatiuni de incasari si plati in numerar, in urmatoarele conditii:

......

e) plati din avansuri spre decontare, in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoana care a primit avansuri spre decontare.

Avand in vedere prevederile legale de mai sus, in opinia mea, platile din avansuri, chiar in conditiile in care administratorul firmei nu a primit efectiv avansuri din casa nu trebuie sa depaseasca valoarea de 5000 lei zilnic.

Conform art.4, alin (3) din legea mentionata:
(4) Operatiunile de incasari si plati efectuate intre persoanele prevazute la art. 1 alin. (1) si persoane fizice, reprezentand primiri ori restituiri de imprumuturi sau alte finantari, indiferent de natura si destinatia acestora, se efectueaza numai prin instrumente de plata fara numerar.

Asadar, avand in vedere prevederile legale de mai sus, in opinia mea, suma din 542 nu trebuie transferata in contul 455 deoarece in fapt este vorba despre plati cash chiar daca sunt facute din banii administratorului. Rezulta ca administratorul a creditat cash firma de fapt.

Cartea Verde a Contabilitatii

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2025

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

Facturile platite sunt emise pe firma, deci platile sunt facute tot de firma, chitanta sau bonul fiscal fiind aferente acestora.
In concluzie, recomand ca acestea sa ramana in contul 542 si nu sa fie transferate in contul 455 deoarece reprezinta creditari cash care sunt interzise de legea 70/2015.

Compensarea intre avansurile de trezorerie (542) si imprumuturile administratorului (455) - Studiu de caz

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Compensarea intre avansurile de trezorerie (542) si imprumuturile administratorului (455) - Studiu de caz

Intrebare: "Administratorul unei firme a ridicat avansuri de aprovizionare (in contul 542). Se pot compensa aceste sume cu aporturile aduse de acesta (in contul 455)?"

Raspuns: Codul Civil prevede compensarea de drept intre doua datorii reciproce care sunt certe, lichide si exigibile (art. 1617 alin. 1).

In acest context, pentru a putea aplica compensarea de drept intre conturile 542 (Avansuri de trezorerie) si 455 (Sume datorate actionarilor/asociatilor), trebuie analizate cele trei criterii:
1. Certitudine Ambele sume trebuie sa fie recunoscute si acceptate de ambele parti, fara litigii sau incertitudini.
2. Lichiditate Suma trebuie sa fie determinata exact (nu estimativa).
3. Exigibilitate Datoriile trebuie sa fie ajunse la scadenta.
1. Certitudinea Ambele sume trebuie sa fie recunoscute si acceptate de ambele parti, fara litigii sau incertitudini

Certitudinea presupune ca ambele datorii exista fara indoiala si sunt clar stabilite in evidentele contabile ale companiei. Datoria administratorului catre firma (cont 542) trebuie sa fie recunoscuta in mod clar, adica sa fie o suma care trebuia restituita firmei pentru avansurile nejustificate.

Datoria firmei fata de administrator (cont 455) trebuie sa fie evidentiata corect ca un imprumut acordat de administrator si sa fie inregistrata contabil cu documente justificative (de exemplu contract de imprumut).

Astfel, trebuie verificat daca:
Exista documente justificative pentru fiecare suma
Sumele sunt reflectate corect in contabilitate
Nu exista litigii sau incertitudini privind aceste sume (ex: administratorul contesta ca trebuie sa returneze avansurile, sau firma contesta imprumutul primit)

2. Lichiditatea Suma trebuie sa fie determinata exact (nu estimativa)
O datorie este lichida daca valoarea sa este determinata in mod clar, adica nu este estimativa sau supusa unor evaluari. In acest context, sumele inregistrate in conturile 542 si 455 trebuie sa fie clare, adica sa fie inregistrate exact in contabilitate.

Nu se pot compensa sume care urmeaza sa fie stabilite pe viitor sau care sunt incerte ca suma.

Astfel, trebuie verificat daca:

Pentru contul 542, exista o evidenta clara a sumelor retrase de administrator ca avansuri de trezorerie si nejustificate prin documente de cheltuieli

Pentru contul 455, suma datorata administratorului este stabilita exact prin contract de imprumut, extras de cont sau alte documente contabile

Daca, de exemplu, administratorul a imprumutat bani firmei, dar suma reala nu este clara din documente (ex: au fost mai multe transferuri fara un contract de imprumut clar), compensarea nu se poate face pentru o valoare incerta.

3. Exigibilitatea Datoriile trebuie sa fie ajunse la scadenta
Exigibilitatea presupune ca sumele sunt deja datorate si scadente, adica trebuie platite la momentul prezent, nu la o data viitoare.

Contul 542 (Avansuri de trezorerie) Daca administratorul a luat avansuri si nu le-a justificat, firma poate solicita imediat restituirea lor, deci ele sunt exigibile.

Contul 455 (Imprumut de la administrator) Daca exista un contract de imprumut cu o scadenta clara, firma poate compensa doar sumele care au ajuns la scadenta.

Astfel, trebuie verificat:
Daca avansurile din contul 542 sunt vechi si nu sunt justificate, ele sunt exigibile.
Daca imprumutul administratorului catre firma nu are o scadenta clara si administratorul poate cere oricand restituirea, atunci si aceasta suma este exigibila.

Daca imprumutul are o scadenta viitoare, firma nu poate compensa acum, ci doar dupa ce datoria devine exigibila.

De exemplu, daca administratorul a imprumutat firma si contractul de imprumut prevede rambursarea peste 2 ani, firma nu poate compensa in prezent suma din contul 542 cu datoria din contul 455, pentru ca imprumutul nu este inca exigibil.

In concluzie se poate face compensarea de drept intre 542 si 455 daca
- Ambele datorii sunt clare si recunoscute de ambele parti (certitudine).
- Sumele sunt determinate exact si reflectate corect in contabilitate (lichiditate).
- Ambele datorii sunt ajunse la scadenta si trebuie platite acum (exigibilitate).

Nu se poate face compensarea daca:
- Sumele nu sunt clar justificate (ex: lipsesc documente contabile).
- Exista incertitudini privind valoarea reala a sumelor.
- Imprumutul administratorului catre firma nu este scadent inca.

Raspunsuri oferite de catre specialistii site-ului PortalContabilitate. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.