Intretinerea contabilitatii de gestiune. Ce documente justificative sunt necesare pentru evidenta contabila a productiei?

Stabilim mai jos in ce conditii este obligatorie intretinerea contabilitatii de gestiune (postcalculatia), precum si ce documente justificative sunt necesare pentru evidenta contabila a productiei, pe ce perioada trebuie arhivate acestea si daca pot fi arhivate in forma electronica.

1.Art.1 alin.(6) din Legea Contabilitatii  nr.82/1991 republicata, cu modificarile si completarile ulterioare prevede faptul ca persoanele prevazute la alin. (1)-(4) organizeaza si conduc, dupa caz si contabilitatea de gestiune, potrivit reglementarilor elaborate in acest sens.

De asemenea, art.10 alin.(1)  din  Legea Contabilitatii nr.82/1991 republicata  prevede ca raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii la persoanele prevazute la art. 1 alin. (1)-(4) revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia  gestionarii entitatii respective.

In OMFP 1826/2003 pentru aprobarea Precizarilor privind unele masuri referitoare la organizarea si conducerea contabilitatii de gestiune sunt prezentate masuri privind organizarea si conducerea contabilitatii de gestiune. 

Conform OMFP 1826/2003, in functie de specificul activitatii desfasurate, contabilitatea de gestiune va asigura, in principal, inregistrarea operatiilor privind colectarea si repartizarea cheltuielilor pe destinatii, respectiv pe activitati, sectii, faze de fabricatie, centre de costuri, centre de profit, dupa caz, precum si calculul costului de achizitie, de productie, de prelucrare al bunurilor intrate, obtinute, lucrarilor executate, serviciilor prestate, productiei in curs de executie, imobilizarilor in curs etc., din unitatile de productie, comerciale, prestatoare de servicii, financiare si alte domenii de activitate.


    Prin contabilitatea de gestiune persoanele juridice pot obtine informatii care sa asigure o gestionare eficienta a patrimoniului, respectiv:

    - informatii legate de costul bunurilor, lucrarilor, serviciilor, pentru persoanele juridice care desfasoara activitati de productie, prestari de servicii, precum si de costul bunurilor vandute pentru persoanele juridice care desfasoara activitate de comert;
    - informatii care stau la baza bugetarii si controlului activitatii de exploatare;
    - informatii necesare analizelor financiare in vederea fundamentarii deciziilor manageriale privind conducerea activitatii interne;
    - alte informatii impuse de realizarea unui management performant.


    Contabilitatea de gestiune se organizeaza de administratorul persoanei juridice fie utilizand conturi specifice, fie prin dezvoltarea conturilor din contabilitatea financiara, fie cu ajutorul evidentei tehnico-operative proprii.


    Folosirea conturilor contabile, precum si simbolizarea acestora se efectueaza astfel incat sistemul de stocare si de accesare a informatiilor obtinute sa fie flexibil si sa permita o gama larga de optiuni. Lista conturilor de gestiune este adaptata in functie de scopurile urmarite, respectiv: evidentierea fluxului costurilor, determinarea costurilor aferente stocurilor, determinarea veniturilor si a rezultatelor in functie de activitatea care le genereaza, efectuarea de previziuni etc.


    Contabilitatea de gestiune furnizeaza informatii necesare elaborarii de rapoarte si analize interne utilizate de managementul unitatii in luarea deciziilor. Cerintele de prezentare si analiza a informatiilor oferite de contabilitatea de gestiune nu sunt limitative. La organizarea contabilitatii de gestiune se va urmari ca informatiile obtinute sa satisfaca atat necesitatile de informare existente, cat si pe cele in continua schimbare. 2.Documentele justificative necesare pentru evidenta contabila a productiei sunt  prevazute in OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.

Referitor la arhivarea documentelor justificative, Art.25 alin.(1)  si (2) din Legea Contabilitatii nr.82/1991 republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, prevede urmatoarele:

"(1) Registrele de contabilitate  obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.

(2)Prin exceptie de la prevederile alin. (1) se pot stabili, in mod justificat, prin ordin al ministrului economiei si finantelor, registrele de contabilitate si documentele justificative care se pastreaza timp de 5 ani.

In cazul reorganizarii persoanelor juridice, acestea vor lua masuri pentru pastrarea si arhivarea, potrivit legii, a documentelor justificative si a registrelor de contabilitate."
 
Referitor la arhivarea electronica, Art.23 alin.(1) din Legea Contabilitatii nr.82/1991 republicata, cu modificarile si completarile ulterioare prevede ca  persoanele prevazute la art. 1 care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 10 ani.



Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro