Sfatul expertului Robert Gearba: Decontarea cheltuielilor cu deplasarile in interesul firmei

Pentru indeplinirea sarcinilor de serviciu, uneori este necesar sa solicitati angajatilor sa deplaseze in afara orasului unde firma dvs isi are sediul. In timpul deplasarii, acestia pot face anumite cheltuieli (pe baza avansului primit sau din banii proprii), pentru a caror decontare ei trebuie sa respecte anumite reguli financiar - contabile.

DEPLASARI IN TARA

Decontarea cheltuielilor de transport

Angajatii trimisi in localitati situate la distante mai mari de 5 km de localitatea in care isi au locul de munca au dreptul la decontarea cheltuielilor de transport dus-intors, pe baza de documente justificative (foaie de parcurs si ordin de deplasare).

Decontarea cheltuielilor de cazare

Angajatii trimisi in deplasare intr-o localitate situata la o distanta mai mare de 50 km de localitatea in care isi au locul de munca si in care nu se pot inapoia la sfarsitul zilei de lucru au dreptul la decontarea cheltuielilor de cazare efectuate, pe baza documentelor justificative (factura de cazare si ordin de deplasare).

Angajatii trimisi in deplasare sunt obligati sa obtina pe ordinul de deplasare, de la unitatea la care se deplaseaza, viza si stampila firmei partener de afaceri unde se deplaseaza, indicand data si ora sosirii si a plecarii.

Diurna de deplasare  

Angajatii aflati in deplasare intr-o localitate situata la o distanta mai mare de 5 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca pot primi o diurna, care este deductibila fiscal in limita a 42,50 lei/zi.

Numarul zilelor calendaristice in care angajatii se afla in deplasare se socoteste de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi au locul permanent de munca, considerandu-se pentru fiecare 24 de ore cate o zi de deplasare.

Pentru deplasarea cu o durata de o singura zi, precum si pentru ultima zi, in cazul delegarii de mai multe zile, diurna se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore.

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

Cartea verde a contabilitatii varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Atentie! In cazul in care firma dvs decide sa acorde o diurna mai mare decat cea legala, diferenta este considerata venit salarial si se adauga veniturilor salariale ale angajatului respectiv si impozitata in luna in care a fost platita diurna respectiva.

DEPLASARI IN STRAINATATE

Legea va permite sa decontati cheltuielile facute de personalului trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar. Deplasarea se face pe baza de invitatie primita din partea unor firme, organizatii sau a altor parteneri externi.

Decontarea cheltuielilor de transport

Personalul firmei dvs trimis in deplasare in strainatate are dreptul sa calatoreasca cu:

• avionul - la clasa economica. Cu aprobarea managerului firmei, angajatii pot calatori si la business class, in situatia in care nu sunt locuri la clasa economica, iar plecarea in delegatie nu poate fi amanata;
• trenul - la clasa a IIa, sau la clasa I cu vagon de dormit, un loc in cuseta de 2-4 locuri;
• cu mijloace auto - in situatia in care cheltuielile totale ce sunt inferioare tarifelor practicate in cazul calatoriei cu avionul.

Diferenta superioara fata de cele de mai sus decontata de societate va trebuie sa o considerati nedeductibila la calculul impozitului pe profit.

Decontarea cheltuielilor de cazare

Legislatia prevede o suma zilnica in valuta, denumita plafon de cazare, in limita careia personalul trimis in strainatate de firma dvs trebuie sa-si acopere cheltuielile de cazare. Pentru tarile membre UE, plafonul de cazare la hotel este de 150 EUR / zi de cazare.

Diurna de deplasare  

Legislatia prevede ca firma dvs poate acorda o diurna zilnica in valuta, in vederea acoperirii cheltuielilor marunte uzuale, precum si a costului transportului in interiorul localitatii in care s-a efectuat deplasarea.

Pentru tarile membre UE, nivelul diurnei legale deductibile la calculul impozitului pe profit este de 87,50 EUR/zi. In cazul in care firma dvs decide sa acorde o diurna mai mare decat cea legala, diferenta este considerata venit salarial si se adauga veniturilor salariale ale angajatului respectiv si impozitata in luna in care ea a fost platita.

Perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit, avandu-se in vedere:

• momentul decolarii avionului, la plecarea in strainatate, si momentul aterizarii avionului, la sosirea in tara, de si pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei;
• momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei de stat a Romaniei, atat la plecarea in strainatate, cat si la inapoierea in tara.

Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore, diurna se acorda astfel: 50% pana la 12 ore si 100% pentru perioada care depaseste 12 ore.

Auditor, Expert Contabil Mondo Conta Consult
Membru CECCAR & INPACT International
www.mondoconta.ro

Coautor "Consilier Management Financiar" (editura Rentrop&Straton)
Coautor "Manualul Specialistului in Fiscalitate" (editura Irecson)