Contract de comodat. Cum stabilim ce cheltuieli sunt deductibile?

In analiza urmatoare, o societate are contract de comodat pentru sediu social incheiat cu o alta societate. Vom stabili in ce masura cheltuielile (utilitatile, amenajarile, reparatii etc.) aferente sediului sunt deductibile.

Un prim aspect se refera la faptul ca tranzactia reprezentand utilizarea spatiului in baza contractului de comodat (nerecomandat intre doua societati comerciale) ar putea fi reincadrata de catre organul fiscal in baza art. 11 alin. (1) din Codul Fiscal ; iar acest risc este mai mare in cazul in care cele doua societati sunt afiliate. Aceasta datorita faptului ca orice societate comerciala are drept scop obtinerea de profit si nu efectuarea de activitati fara scop economic. Or, contractul de  comodat este un contract de folosinta cu titlu gratuit (societatea proprietar nu realizeaza nici un castig/beneficiu economic din acest contract).

Contravaloarea utilitatilor aferente spatiului utilizat in baza contractului de comodat pot reprezenta o cheltuiala deductibila pentru comodatar (cel ce foloseste bunul) daca sunt indeplinite cel putin urmatoarele condiții:

-    Este prevazut acest lucru in contractul incheiat intre parti ;
-    Spatiul este utilizat de catre comodatar in scopul desfasurarii activitatii economice proprii ;
-    Exista posibilitatea de a determina cu exactitate care este valoarea exacta a cestor utilitati. (aferente spatiului utilizat).Daca spatiul este unul comun (de exemplu un birou/camera dintr-o cladire) va trebui fie sa existe contoare separate, fie chei de repartizare a cheltuielilor , daca facturile sunt comune.

Recomandarea noastra este ca comodantul (societatea proprietara a spatiului) sa refactureze aceste cheltuieli cu utilitatile catre comodatar.

Reparatiile sunt, de regula, acele lucrarile efectuate cu scopul de a mentine spatiul in aceeasi stare in care a fost primit sau pentru a-l aduce la starea initiala (de la data primirii). Si in acest caz trebuie sa existe in contract prevederi care sa se refere la faptul ca spatiul va fi restituit proprietarului in starea in care a fost preluat.

Alte reparatii, cu exceptia celor de mai sus, cad in sarcina proprietarului. Aducem ca argument art. 1798 din Noul Cod Civil potrivit caruia locatorul (proprietarul) este obligat sa efectueze toate reparatiile care sunt necesare pentru a mentine bunul in stare corespunzatoare de intrebuintare pe toata durata locatiunii (instalatii electrice, termice, structuri de rezistenta, etc). Sunt in sarcina locatarului (utilizatorul spatiului) reparatiile locative, a caror necesitate rezulta din folosinta obisnuita a bunului (exemple: s-a stricat o usa, s-a spart un geam, etc). Astfel, va trebui sa analizati ce tip de reparatii a efectuat societatea care detine spatiul in folosinta. Daca sunt cheltuieli ce cad, potrivit legii, in sarcina proprietarului atunci acestea nu vor fi deductibile la calculul impozitului pe profit.

Potrivit art. 28 alin. (3) lit. a) sunt considerate mijloace fixe amortizabile investitiile efectuate la mijloacele fixe care fac obiectul unor contracte de inchiriere, concesiune, locatie de gestiune, asociere in participatiune si altele asemenea. Daca aceste amenajari indeplinesc conditiile de recunoastere de forma unei imobilizari corporale (potrivit criteriilor de recunoastere prevazute in Ordinul nr. 1802/2014) atunci aceste cheltuieli se recupereaza pe calea amortizarii.

Pentru cheltuielile cu investitiile efectuate la mijloacele fixe concesionate, inchiriate sau luate in locatie de gestiune, amortizarea se calculeaza de cel care a efectuat investitia, pe perioada contractului.

Astfel, amortizarea fiscala a cheltuielilor cu investitiile efectuate la mijloacele fixe care fac obiectul unor contracte de inchiriere, concesiune, locatie de gestiune, se calculeaza astfel:

a) pe baza perioadei initiale/duratei ramase din perioada initiala a contractului, indiferent daca acesta se prelungeste ulterior, in cazul investitiilor efectuate in cadrul perioadei initiale a contractului de inchiriere, concesiune, locatie de gestiune;
b) pe baza perioadei prelungite/duratei ramase din perioada prelungita a contractului, in cazul investitiilor efectuate in cadrul perioadei prelungite a contractului de inchiriere, concesiune, locatie de gestiune;
c) pe durata normala de functionare, potrivit optiunii contribuabilului, incepand cu luna urmatoare finalizarii investitiei, in cazul investitiilor ce pot fi identificate potrivit Catalogului privind clasificarea si duratele normale de functionare a mijloacelor fixe.

Atentie ! valoarea ramasa a investitiilor efectuate la mijloacele fixe concesionate, inchiriate sau luate in locatie de gestiune, in situatia in care contractele se reziliaza inainte de termen, reprezinta cheltuieli nedeductibile, daca nu au fost valorificate prin vanzare sau casare.

Desigur, pentru ca toate aceste cheltuieli sa fie considerate deductibile trebuie sa respecte si regulile generale, respectiv sa fie cheltuieli efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice si sa aiba la baza un document justificativ.
 

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de S.M. Armaselu - Expert contabil