Legislatie comert online. Lista completa cu aspectele contabile si fiscale

Comertul online castiga din ce in ce mai mult teren in detrimentul celui traditional. Tot mai multi romani isi fac cumparaturile in mediul online, asa ca nu este de mirare ca magazinele online sunt pe val in aceasta perioada.

Comerciantii care au afaceri online incep sa se bucure de multe avantaje, insa vinderea produselor pe internet ridica si multe semne de intrebare, mai ales celor care nu au experienta in domeniu. Asadar, vom dezbate mai jos cazul unei societati neplatitoare de TVA care vinde doar online produse de la un furnizor extern cu numar valid de TVA in VIES.  Acestea sunt vandute catre clienti atat persoane fizice, cat si juridice, atat din Romania, cat si din strainatate.
 

Principalele intrebari ale cazului sunt:

- este necesara inregistrarea cu cod de TVA pentru achizitii intracomunitare sau doar la atingerea pragului de 10.000 euro?
- este mai avantajoasa obtinerea de la inceput a coduli de TVA prin optiune?
- ce obligatii declarative sunt in acest caz?
- dar pentru servicii facturate de la furnizori cu cod valid de TVA in VIES (gen web design sau achizitie domeniu)?
- Este necesara o casa de marcat, avandu-se in vedere faptul ca pe site vor fi 3 modalitati de plata: paypal, transfer bancar si card debit/credit, insa pe viitor s-ar putea sa existe si plata ramburs?
- Trebuie tinuta evidenta stocurilor cantitativ valoric sau global valoric?

Legislatie comert online: raspunsul specialistului

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

1) Referitor achizitii intracomunitare de bunuri:

Regula generala prevazuta la art. 268 alin. (4) din codul fiscal mentioneaza ca o achizitie inracomunitara de bunuri efectuata de o intreprindere mica (de o societate neinregistrata in scop de TVA) este neimpozabila cu TVA la cumparator, pana la nivelul valoric de 10.000 euro. Acest fapt inseamna ca locul achizitiei este in statul membru al furnizorului, unde este si taxabila, iar furnziorul e va emite factura cu TVA din statul sau. Deci, cumparatorul plateste oricum un TVA – si anume cel din statul furnizorului sau – , insa, in Romania, cumparatorul (adica dvs) nu are nici o obligatie declarativa sau de plata referitoare la aceasta achizitie fata de autoritatile fiscale romane.

In costul marfii achizitionate se inregistreaza intreaga valoare a facturii, inclusiv TVA.

Insa, derogarea de la aceasta regula, prevazuta la alin. (6) al aceluiasi articol, stipuleaza o optiune pentru cumparatorul neinregistrat normal in scop de TVA de a se inregistra special in scop de TVA pentru achiztiile de bunuri efectuate, daca valoarea lor este inferioara plafonului de 10.000 euro.

Deci, dvs – ca si cumparator neinregistrat normal in scop de TVA in Romania – aveti dreptul de a opta pentru a va inregistra special in scop de TVA aici (conform art. 317 alin. (2) din codul fiscal), pentru achizitiile intracomunitare de bunuri pe care le efectuati de la funizori din UE – inregistrati in scop de TVA acolo.

Dar, in aceasta situatie, dvs veti comunica furnizorului un cod valid de TVA (chiar daca este un cod special pentru achiziile de bunuri din UE), locul achizitiei de bunuri se muta in Romania, furnizorii dvs vor emite factura in regim de taxare inversa catre dvs, adica emit factura fara TVA din tara lor, operatiunea devine taxabila in Romania, se nasc obligatii declarative si de plata catre autoritatile fiscale romane din partea cumparatorului (adica a dvs).

In acest sens, cumparatorul (societatea dvs) are urmatoarele obligatii:

- inregistreaza factura fara TVA, in lei, utilizand cursul BNR valabil la data facturii (art. 290 alin. (2) din codul fiscal);
- calculeaza TVA, fara zecimale, prin aplicarea procentului de TVA din Romania de 19% (sau 9% sau 5%) asupra valorii in lei stabilita anterior;
- inregistreaza acest TVA in contabilitatea sa, incluzandu-l in valoarea marfii (371 = 446 / TVA);
- la finalul lunii, completeaza si depune, pana la data de 25 a lunii urmatoare, decontul special de TVA 301 (se completeaza "Sectiunea 1. Achizitii intracomunitare de bunuri taxabile - altele decat mijloacele de transport noi si produsele accizabile") si declaratia VIES 390 (in care se alege simbol A), prin care raporteaza facturile de achizitii intracomunitare de bunuri si TVA-ul aferent; nu se depune declaratia 394, societatea nefiind inregistrata normal in scop de TVA (adica in conformitate cu art. 316 din codul fiscal);
- pana la aceeasi data, plateste catre bugetul de stat TVA-ul calculat in cursul lunii pentru achizitii intracomunitare.

Pe de alta parte, trebuie sa aveti in vedere cotele de TVA din statele membre de unde va aprovizionati cu bunuri, raportate la cotele de TVA din Romania (19%, 9% sau 5%).

Daca in UE, cotele de TVA sunt mai mari decat cotele din Romania, atunci mai bine platiti TVA in Romania, in cote mai mici, asumandu-va obligatiile declarative lunare, dupa inregistrarea speciala in scop de TVA.

Daca in UE, cotele de TVA sunt mai mici decat cotele din Romania, atunci mai bine platiti TVA in UE, pe factura furnizorului, fara sa mai aveti obligatii declarative si de plata catre autoritatile romane (pana la plafonul de 10.000 euro annual).

Evident, la atingerea sau depasirea acestui plafon, aveti obligatia, oricum, de a va inregistra special in scop de TVA in Romania, intrand pe obligatiile declarative si de plata mentionate mai sus.

Asadar, fata de aceste precizari, numai dvs puteti decide cum considerati ca este mai bine pentru dvs, pana la atimgerea plafonului: de a nu va inregistra (si atunci nu aveti nimic de facut fata de fiscul roman) sau sa optati pentru inregistrare (si atunci aveti obligatii declarative si de plata catre fiscul roman).

2) referitor la servicii facturate de la furnizori cu cod valid de TVA in VIES (gen web design sau achizitie domeniu:

La art. 278 alin. (2) din codul fiscal este prevazuta regula generala privind stabilirea locului prestarii de servicii efectuate de un furnizor dintr-un stat membru catre un client – persoana impozabila (adica o persoana care desfasoara activitati economice, asa cum este si societatea dvs), indiferent ca este sau nu este inregistrata normal in scop de TVA – din alt stat membru, si anume in statul in care este situat clientul:

"(2) Locul de prestare a serviciilor catre o persoana impozabila care actioneaza ca atare este locul unde respectiva persoana care primeste serviciile isi are stabilit sediul activitatii sale economice. Daca serviciile sunt furnizate catre un sediu fix al persoanei impozabile, aflat in alt loc decat cel in care persoana isi are sediul activitatii sale economice, locul de prestare a serviciilor este locul unde se afla respectivul sediu fix al persoanei care primeste serviciile. in absenta unui astfel de loc sau sediu fix, locul de prestare a serviciilor este locul unde persoana impozabila care primeste aceste servicii isi are domiciliul stabil sau resedinta obisnuita."

De aici rezulta ca locul prestarii serviciilor )adica locul unde se percepe TVA) este in Romania.

In mod normal, regula generala se aplica numai daca operatiunea respectiva nu se incadreaza in exceptiile prevazute la acelasi articol.

Dar, cum serviciile electronice prestate catre persoane impozabile (atentie, catre persoane impozabile, nu neimpozabile – cum ar fi persoane fizice sau ONG-uri) nu se incadreaza in exceptii, rezulta ca, in cazul dvs, locul prestarii serviciilor primite de dvs este in Romania, adica unde este situat clientul (respectiv dvs).

Apoi, un alt aspect ce trebuie clarificat este cel referitor la stabilirea persoanei obligate la plata TVA in Romania: furnizorul din UE sau beneficiarul (clientul) din Romania.

Potrivit art. 307 alin. (2) din codul fiscal, pentru taxa datorata in Romania platitor este beneficiarul serviciului.

Ca urmare, societatea dvs datoreaza TVA in Romania pentru serviciile electronice primite (facturate) de la furnizori din UE.

Insa, inainte de primirea acestor servicii, societatea dvs trebuie sa se inregistreze – obligatoriu – in scop special de TVA, conform art. 317 alin. (1) lit. c) din codul fiscal.

Daca, insa, societatea a optat sa se inregistreze in scop de TVA pentru achizitiile intracomunitare de bunuri efectuate pana la plafonul de 10.000 euro, aceasta inregistrare este valabila si pentru achizitia de servicii.

Daca societatea nu este inregistrata special in scop de TVA, atunci trebuie sa se inregistreze, asa cum am mentionat, inainte de primirea serviciilor (inainte de factura furnizorului).

In aceasta situatie, ii comunica prestatorului codul sau valid de TVA din Romania, acesta emite factura de servicii fara TVA, iar beneficiarul roman are urmatoarele obligatii:

- inregistreaza factura fara TVA, in lei, utilizand cursul BNR valabil la data facturii (art. 290 alin. (2) din codul fiscal);

- calculeaza TVA, fara zecimale, prin aplicarea procentului de TVA din Romania de 19% asupra valorii in lei stabilita anterior;

- inregistreaza acest TVA in contabilitatea sa, incluzandu-l in valoarea serviciului (628 / 471 = 446 / TVA);

- la finalul lunii, completeaza si depune, pana la data de 25 a lunii urmatoare, decontul special de TVA 301 (se completeaza Sectiunea 4 si 4.1) si declaratia VIES 390 (in care se alege simbol S), prin care raporteaza facturile de achizitii intracomunitare de servicii si TVA-ul aferent; nu se depune declaratia 394, societatea nefiind inregistrata normal in scop de TVA (adica in conformitate cu art. 316 din codul fiscal);

- pana la aceeasi data, plateste catre bugetul de stat TVA-ul calculat in cursul lunii pentru achizitiile de servicii intracomunitare.

In ceea ce priveste impozitul pe nerezidenti care ar trebui achitat catre fiscul roman, acesta nu se datoreaza, deoarece serviciul nu este prestat in Romania (art. 223 alin. (1) lit. k) din codul fiscal).

Remarca:

Referitor la inregistrarea in scop de TVA:

Daca imi permiteti un sfat, v-as recomanda sa va inregistrati normal in scop de TVA prin optiune, conform art. 316 alin. Alin. (1) lit. c) din codul fiscal.

In acest fel, scapati de toata problema inregistrarii / neinregistrarii speciale in scop de TVA pentru diferite operatiuni intracomunitare, oricum veti depune un decont de TVA (301) si veti depuse si declaratia 390, daca va inregistrati pentru achizitie de servicii intracomunitare.

In ceea ce priveste achizitiile intracomunitare de bunuri – oricum platiti TVA in statul de expediere a bunurilor, daca nu va inregistrati in Romania (fie prin opriune, fie prin depasirea plafonului de 10.000 euro).

Pe de alta parte, la achizitia intracomunitara de servicii, inregistrarea se face inainte de primirea serviciului, nu dupa.

Este adevarat, va aparea declaratia 394, dar nu este o problema intocmirea ei.

Din punctul meu de vedere este mai simplu de gestionat acest TVA, daca intrati in sistemul acestuia cu totul, adica sa va inregistrati normal ca platitor de TVA.

Personal, mi se pare mai greu de gestionat TVA-ul pe diverse segmente (achizitii de bunuri, achizitii de servicii, ianinte, dupa atingerea unui plafon etc), decat daca societatea ste inregistrata normal si definitiv in scop de TVA.

Mai cu seama ca, la achizitii intracomunitare de bunuri si servicii, nu mai efectuati efectiv plata de TVA catre bugetul de stat, ci aplicati taxarea inversa.

3) Referitor casa de marcat:

La art. 1 alin. (1) din OUG nr. 28 din 25 martie 1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale – Republicata, cu modificarile si completarile ulterioare – se arata:

"(1)Operatorii economici care incaseaza, integral sau partial, cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit sau a substitutelor de numerar contravaloarea bunurilor livrate cu amanuntul, precum si a prestarilor de servicii efectuate direct catre populatie sunt obligati sa utilizeze aparate de marcat electronice fiscale."

Aceasta este o regula generala privind utilizarea casei de marcat, si anume toti comerciantii care se adreseaza populatiei, pe teritoriul Romaniei, trebuie sa detina casa de marcat.

La art. 2 din aceeasi ordonanata sunt prevazute anumite exceptii de la utilizarea casei de marcat.

Intre acestea, la lit. k) este preazut ca fiin exceptata de la utilizarea casei de marcat activitatea de "h)comertul cu amanuntul prin comis-voiajori, precum si prin corespondenta, cu exceptia livrarilor de bunuri la domiciliu efectuate de magazine si unitatile de alimentatie publica, pe baza de comanda;"

Potrivit normelor de aplicare, "in sensul art. 1 alin. (1) din ordonanta de urgenta sunt considerate substitute de numerar bonurile de valoare acordate potrivit legii, de tipul tichetelor de masa, voucherelor de vacanta, tichetelor cadou si tichetelor de cresa, tichetelor sociale, tichetului Rabla si altele asemenea."

Asadar, din toate textele legale prezentate rezulta urmatoarele:

- casa de marcat se utilizeaza obligatoriu in comertul cu amanuntul si prestarile de servicii direct catre populatie si atunci cand incasarea se efectueaza in numerar, cu cardul, cu tichete de masa, cadou, de vacanta, rabla (adica cu valori care sunt transformabile imediat in bani);

- nu intra in modalitatile de incasare pentru care trebuie emis bon fiscal cele efectuate cu OP, prin paypol sau online;

- de asemenea, nu este obligatorie utilizarea casei de marcat in situatia in care marfa este vanduta prin comis vojajori sau prin corespondenta (mai pe scurt, prin curier), in cazul in care contravaloarea marfii se incaseaza ramburs, curierul eliberand chitanta clientului, in numele lui, dar in contul furnizorului (daca s-ar emite si bon fiscal de catre furnizor, ar fi o dubla incasare si, mai cu seama, exista posibilitatea ca beneficiarul sa nu fie de gasit si coletul sa revina furnizorului);

- daca, insa, marfa este livrata clientului direct de catre un agent angajat al dvs, atunci este obligatorie emiterea bonului fiscal, pe care se face mentiunea "numerar" sau "card" sau "tichet masa" sau "tichet vacanta" etc, in functie de modalitatea de plata de catre client; insa, in aceasta situatie, casa de marcat trebuie sa fie una mobila.

4) Referitor maniera tinere gestiune

Reglementarile contabile aprobate prin OMFP nr. 1802/2014 prevad urmatoarele metode privind tinerea evidentei stocurilor:

"289. Contabilitatea stocurilor se tine cantitativ si valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent sau a inventarului intermitent.

290. in conditiile folosirii inventarului permanent, in contabilitate se inregistreaza toate operatiunile de intrare si iesire, ceea ce permite stabilirea si cunoasterea in orice moment a stocurilor, atat cantitativ, cat si valoric."

Din punctul de vedere al evaluarii bunurilor (stocurilor de natura marfurilor) la intrarea in unitate, trebuie respectat principiul prevazut la punctul 58 alin. (1) din reglementari:

"58. _

(1) Principiul evaluarii la cost de achizitie sau cost de productie. Elementele prezentate in situatiile financiare se evalueaza, de regula, pe baza principiului costului de achizitie sau al costului de productie.Cazurile in care nu se foloseste costul de achizitie sau costul de productie sunt cele prevazute de prezentele reglementari."

De aici rezulta ca, la data intrarii in unitate (la data inregistrarii cumpararii marfurilor), se utilizeaza costul de achizitie (pretul de la furnizor) pentru evaluarea si inregistrarea in contabilitate a marfurilor.

La punctul 75 alin. (1) li.t a) din reglementari se arata:

"75. _

(1) La data intrarii in entitate, bunurile se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la valoarea de intrare, care se stabileste astfel:

a) la cost de achizitie - pentru bunurile procurate cu titlu oneros;"

La punctele 285 si 286

"285. _

(1) Costul stocurilor care nu sunt de obicei fungibile si al acelor bunuri sau servicii produse si destinate unor comenzi distincte trebuie determinat prin identificarea specifica a costurilor individuale.

286. _

(1) In functie de specificul activitatii, pentru determinarea costului pot fi folosite, de asemenea, metoda costului standard, in activitatea de productie sau metoda pretului cu amanuntul, in comertul cu amanuntul.

(8) In comertul cu amanuntul poate fi utilizata metoda pretului cu amanuntul, pentru a determina costul stocurilor de articole numeroase si cu miscare rapida, care au marje similare si pentru care nu este practic sa se foloseasca alta metoda. in aceasta situatie, costul bunurilor vandute se calculeaza prin deducerea valorii marjei brute din pretul de vanzare al stocurilor. Orice modificare a pretului de vanzare presupune recalcularea marjei brute."

Asadar, ca regula generala, se utilizeaza metoda de evidenta a stocurilor cantitativ-valorica la pret de achizitie.

Insa, avand in vedere faptul ca activitatea de comert electronic se adreseaza, in special, populatiei, preturile de vanzare cu amanuntul catre aceasta trebuie sa fie evidentiate si in contabilitate, prin NIR-ul intocmit cu ocazia aprovizionarilor, potrivit instructiunilor de completare a formularului din OMFP nr. 2634/2015:

"Nota de receptie si constatare de diferente se foloseste ca document de receptie obligatoriu numai in cazul:
marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pretde vanzare."

Conform art. 34 din OG nr. 99 din 29 august 2000 privind comercializarea produselor si serviciilor de piata – Republicare, cu modificarile si completarile ulterioare –:

"Art. 34

"Vanzarea la distanta este acea forma de vanzare cu amanuntul care se desfasoara in lipsa prezentei fizice simultane a consumatorului, si a comerciantului, in urma unei oferte de vanzare efectuate de acesta din urma, care in scopul incheierii contractului, utilizeaza exclusiv tehnici de comunicatie la distanta."

Potrivit acestei norme, vanzarea online este o forma de vanzare cu amanuntul.

Pe de alta parte, in tot cuprinsul OG 99/2000, atunci cand se vorbeste de vanzari cu pret redus – indiferent de cauza care genereaza aceste preturi reduse – se face referire la pretul de referinta practicat de comerciant. Potrivit OG 99/2000, "Pretul de referinta reprezinta cel mai scazut pret practicat in acelasi spatiu de vanzare in perioada ultimelor 30 de zile, inainte de data aplicarii pretului redus."

In normele de aplicare a OUG nr. 28 din 25 martie 1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale se arata:

"Art. 36

Pentru corectarea sau anularea inregistrarii unei operatiuni dupa emiterea bonului fiscal utilizatorul intocmeste un dosar care va cuprinde:

a)sesizarea scrisa a persoanei care a efectuat gresit operatiunea, cu precizarea motivatiei de corectare sau de anulare a acesteia, precum si a numarului de ordine al bonului fiscal de corectat, a orei si minutului emiterii acestuia;

b)decizia scrisa de aprobare a corectarii operatiunii gresit efectuate, emisa de directorul financiar-contabil, contabilul-sef sau de alta persoana care raspunde de gestionarea patrimoniului unitatii;

c)copie de pe nota sau notele de receptie si constatare de diferente, intocmite de la ultima inventariere pana la zi, prin care a fost stabilit pretul cu amanuntul al produsului sau produselor inregistrate gresit in aparatul de marcat electronic fiscal;

d)nota de contabilitate care reflecta operatiunea efectuata."

Din acest articol se deuce ideeea ca, in comertul cu amanuntul, preturile de vanzare trebuie inscrise in NIR si, bineinteles, in casa de marcat, pentru a fi imprimate pe bonul fiscal inmanat clientilor.

In concluzie, gestiunea marfurilor in comentul electronic nu este impusa de nici o reglemetare legala, societatea avand deplina libertate de a-si alege metoda dirita si care se pliaza cel mai bine pe activitatea sa: cantitativ-valoric sau numai valoric.

De asemenea, nu se impune maniera de tinere a valorii marfurilor: la cost de achizitie sau la pret de vanzare cu amanuntul.

Insa, din aceste texte legale putem deduce faptul ca pretul de vanzare in comertul cu amanuntul trebuie inscris pe diverse documente: NIR, bonul fiscal, pe site etc.

Pe de alta parte, ca dvs sa tineti evidenta stocurilor de marfa cantitativ-valoric, dar la pret de vanzare cu amanuntul aveti nevoie de tehnica de evidenta costisitoare (softuri care sa tina o astfel de evidenta, cititoare de bare, softuri care sa descarce instant gestiunea odata cu emiterea facturii catre client etc).

Or, daca dvs nu dispuneti de o tehnica avansata (care este si costisitoare), va recomand sa tineti evidenta clasica pentru un magazin cu amanuntul, si anume global-valorica la pret de vanzare cu amanuntul.

Descarcarea din gestiune o veti face cu ajutorul coeficientului K, calculul acestuia efectuandu-se doar o data, la finele lunii (sau o data la trei luni).

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Otilia-Mihaela Roman - Expert contabil si Consultant fiscal.