Prin intelegerea si aplicarea corecta a regulilor privind deductibilitatea cheltuielilor, o afacere poate evita riscul unor controale fiscale sau sanctiuni cauzate de erori in raportarile contabile.
Este evident ca toate firmele atunci cand angajeaza cheltuieli isi doresc ca acestea sa se deduca la calculul rezultatului fiscal in functie de care se calculeaza impozitul pe profit, insa numai acele cheltuieli care sunt efectuate in scopul activitatii firmei si in scopul obtinerii de venituri impozabile vor fi scazute integral din veniturile impozabile, cu exceptia celor deductibile limitat sau expres mentionate ca fiind nedeductibile.
Asadar, trebuie multa prudenta din partea administratorilor atunci cand se decid sa efectueze anumite cheltuieli cu bunuri sau servicii pentru societati, intrucat cheltuielile cu aceste achizitii trebuie sa respecte conditiile de deductibilitate impuse de Codul fiscal.
Mai jos veti vedea ce tipuri de cheltuieli exista, care sunt cheltuielile deductibile pentru PFA si SRL, plus doua studii de caz utile pentru contabili.
Exemple de cheltuieli ale unei societati
Din punct de vedere contabil, cheltuielile entitatii reprezinta valorile platite sau de platit pentru desfasurarea activitatii firmei, dintre care exemplificam:
- consumuri de stocuri (materii prime, materiale, combustibili, piese de schimb, marfuri etc.) ;
- cheltuieli cu salariile personalului, precum si cu asigurarile sociale de stat, sanatate si somaj aferente drepturilor salariale; - cheltuieli cu executarea unor lucrari sau cu prestarea de servicii efectuate de terti;
- cheltuieli financiare (cu dobanzile, diferentele de curs etc.). In cadrul cheltuielilor se cuprind si provizioanele, amortizarile si ajustarile pentru depreciere sau pierdere de valoare, toate reprezentand cheltuieli de natura nemonetara.
Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor
Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile
Cartea verde a Contabilitatii varianta online
Tipuri de cheltuieli
Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor
Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile
Cartea verde a Contabilitatii varianta online
Contabilitatea cheltuielilor se tine pe feluri de cheltuieli, dupa natura lor, structura lor fiind prezentata in „Contul de profit si pierdere”, componenta de baza in cadrul situatiilor financiare anuale. Reglementarile contabile in vigoare definesc cheltuielile ca fiind diminuari ale beneficiilor economice inregistrate pe parcursul perioadei contabile sub forma de iesiri sau scaderi ale valorii activelor sau cresteri ale datoriilor, care se concretizeaza in reduceri ale capitalurilor proprii, altele decat cele rezultate din distribuirea acestora catre actionari.
Din punct de vedere fiscal, cheltuielile se impart in:
- cheltuieli cu deductibilitate limitata;
- cheltuieli nedeductibile.
Cum se calculeaza profitul impozabil
La calculul profitului impozabil (adica a profitului asupra caruia se calculeaza impozitul) sunt admise numai cheltuielile deductibile. Profitul impozabil se determina prin scaderea din veniturile impozabile, a cheltuielilor deductibile.
Cheltuielile nedeductibile sunt acele cheltuieli care nu sunt admise de Codul fiscal pentru a fi scazute din venituri in scopul determinarii rezultatului fiscal, adica a profitului la care se aplica cota de 16% pentru determinarea impozitului pe profit de plata catre bugetul de stat.
In continuare ne vom opri asupra primei categorii de cheltuieli si anume cheltuielile deductibile.
Ce inseamna cheltuieli deductibile
Aceste cheltuieli sunt reglementate de art. 25 alin. (1), (2) si (2 indice 1) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal si trebuie determinate si evidentiate cu multa grija, intrucat influenteaza in mod direct rezultatul fiscal in functie de care se calculeaza impozitul pe profit.
Sunt considerate cheltuieli deductibile, cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare, precum si taxele de inscriere, cotizatiile si contributiile datorate catre camerele de comert si industrie, organizatiile patronale si orga-nizatiile sindicale. Cheltuielile cu salariile si cele asimilate salariilor sunt cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal, indiferent de regimul fiscal aplicabil acestora la nivelul persoanei fizice, cu exceptia celor deductibile limitat sau nedeductibile prevazute la art 25 alin (3), respectiv alin (4) din Co-dul fiscal.
Cheltuielile deductibile sunt cele care indeplinesc cumulativ urmatoarele conditii:
- au la baza documente justificative;
- sunt aferente obiectului de activitate al unitatii;
- conduc la obtinerea de venituri impozabile;
- sunt efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile;
- sunt efectuate fara depasirea limitelor admise de lege;
- indeplinesc conditiile prevazute de lege pentru a fi scazute din veniturile impozabile, in scopul determinarii profitului impozabil.
Exemple de cheltuieli deductibile pentru PFA
Sunt cheltuieli deductibile, cu titlu de exemplu, urmatoarele:
a) cheltuielile cu achizitionarea de materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar si marfuri;
b) cheltuielile cu lucrarile executate si serviciile prestate de terti;
c) cheltuielile efectuate de contribuabil pentru executarea de lucrari si prestarea de servicii pentru clienti;
d) chiria aferenta spatiului in care se desfasoara activitatea, cea aferenta utilajelor si altor instalatii utilizate in desfasurarea activitatii, in baza unui contract de inchiriere;
e) dobanzile aferente creditelor bancare;
f) cheltuielile cu comisioanele si cu alte servicii bancare;
g) cheltuielile cu primele de asigurare care privesc active corporale si/sau necorporale, inclusiv pentru stocurile detinute, precum si pri me le de asigurare efectuate pentru asigurarea de risc profesional;
h) cheltuielile cu primele de asigurare pentru bunurile (activele) din patrimoniul personal/patrimoniul afacerii, cand acestea reprezinta garantie bancara pentru creditele utilizate in desfasurarea activitatii pentru care este autorizat contribuabilul;
i) cheltuielile postale si taxele de telecomunicatii;
j) cheltuielile cu energia si apa;
k) cheltuielile cu transportul de bunuri si de persoane, altele decat cele prevazute la art. 68 alin. (5) lit. j) din Codul fiscal;
l) cheltuieli de natura salariala;
m) cheltuielile cu impozitele, taxele, altele decat impozitul pe venit;
n) cheltuielile cu amortizarea, in conformitate cu prevederile art. 28 din Codul fiscal, dupa caz;
o) valoarea ramasa neamortizata a bunurilor si drepturilor amortizabile instrainate, determinata prin deducerea din pretul de cumparare a amortizarii incluse pe costuri in cursul exploatarii si limitata la nivelul venitului realizat din instrainare;
p) cheltuielile efectuate de utilizator, reprezentand chiria/rata de leasing in cazul leasingului operational, respectiv cheltuielile cu amortizarea si dobanzile in cazul leasingului financiar, stabilite in conformitate cu reglementarile in materie privind operatiunile de leasing si socie ta tile de leasing;
q) cheltuielile pentru pregatirea profesionala si perfectionarea contribua bi lului si a salariatilor acestuia;
r) cheltuielile cu functionarea si intretinerea aferente bunurilor imobile care fac obiectul unui contract de comodat, potrivit intelegerii din contract, pentru partea aferenta utilizarii in scopul afacerii;
s) cheltuielile ocazionate de participarea la congrese si alte intruniri cu caracter profesional;
t) cheltuielile efectuate pentru salariati pe perioada delegarii/detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, repre zen tand indemnizatiile platite acestora, precum si cheltuielile de transport si cazare;
u) cheltuielile de reclama si publicitate reprezinta cheltuielile efectuate pentru popularizarea numelui contribuabilului, produsului sau ser vi ciului, precum si costurile asociate producerii materialelor necesare pentru difuzarea mesajelor publicitare cand reclama si publicitatea se efectueaza prin mijloace proprii. Se includ in categoria cheltuielilor de reclama si publicitate si bunurile care se acorda in cadrul unor campanii publicitare ca mostre, pentru incercarea produselor si de monstratii la punctele de vanzare, precum si alte bunuri acordate cu scopul stimularii vanzarilor;
v) contravaloarea cotei de 10% aplicate la venitul brut din activitatea de expertiza contabila si tehnica, judiciara si extrajudiciara, datorata biroului de expertiza locala, potrivit legislatiei privind organizarea activitatii de expertiza tehnica judiciara si extrajudiciara;
w) alte cheltuieli efectuate in scopul realizarii veniturilor.
Sunt cheltuieli deductibile si cele efectuate pentru intretinerea si functionarea spatiilor folosite pentru desfasurarea afacerilor chiar daca documentele sunt emise pe numele proprietarului, si nu pe numele contribuabilului.
Limita echivalentului in euro a cheltuielilor deductibile limitat, prevazuta la art. 68 din Codul fiscal, se transforma in lei la cursul mediu comunicat de Banca Nationala a Romaniei pentru anul in care s-a efectuat plata.
Exemple de cheltuieli deductibile pentru SRL
Sunt cheltuieli deductibile (efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice), fara a se limita la acestea, urmatoarele:
- cheltuielile de reclama si publicitate efectuate in scopul popularizarii firmei, produselor sau serviciilor;
- cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate si pentru alte persoane fizice in conditiile in care cheltuielile respective sunt efectuate in legatura cu lucrari executate sau servicii prestate de acestea in scopul desfasurarii activitatii economice a contribuabilului;
- cheltuielile pentru marketing, studiul pietei, promovarea pe pietele existente sau noi, partici-parea la targuri si expozitii, la misiuni de afaceri, editarea de materiale informative proprii;
- cheltuielile pentru perfectionarea managementului, a sistemelor informatice, introducerea, intretinerea si perfectionarea sistemelor de management al calitatii, obtinerea atestarii conform cu standardele de calitate;
- cheltuielile pentru protejarea mediului si conservarea resurselor;
- cheltuielile reprezentand dobanzi penalizatoare, penalitati si daune-interese, stabilite in cadrul contractelor incheiate, in derularea activitatii economice, cu persoane rezidente/nerezidente, pe masura inregistrarii lor;
- cheltuielile privind serviciile care vizeaza eficientizarea, optimizarea, restructurarea operationala si/sau financiara a activitatii contribuabilului;
- cheltuielile de cercetare, precum si cheltuielile de dezvoltare care nu indeplinesc conditiile de a fi recunoscute ca imobilizari necorporale din punct de vedere contabil;
- cheltuielile generate de taxa pe valoarea adaugata ca urmare a aplicarii prevederilor titlului VII "Taxa pe valoarea adaugata" din Codul fiscal, in situatia in care taxa pe valoarea adaugata este aferenta unor bunuri sau servicii achizitionate in scopul desfasurarii activitatii economice, de exemplu: aplicare pro rata, efectuare de ajustari, taxa pe valoarea adaugata platita intr-un stat membru al UE.
- cheltuielile efectuate cu editarea publicatiilor care sunt inregistrate ca retururi in perioada de de-terminare a profitului impozabil pe baza documentelor justificative si in limita cotelor prevazute in contractele de distributie;
- cheltuielile rezultate din deprecierea titlurilor de participare si a obligatiunilor, inregistrate po-trivit reglementarilor contabile aplicabile, daca la data evaluarii/reevaluarii nu sunt indeplinite conditiile prevazute la art. 23 lit. i) din Codul fiscal;
- cheltuielile generate de evaluarea ulterioara si executarea instrumentelor financiare derivate, inregistrate potrivit reglementarilor contabile.
In aplicarea prevederilor art. 25 alin. (1) din Codul fiscal, sunt cheltuieli deductibile la calculul rezultatului fiscal si cheltuielile reglementate prin acte normative in vigoare. De exemplu: a) cheltuielile efectuate pentru securitate si sanatate in munca, potrivit legii; b) cheltuielile cu primele de asigurare pentru asigurarea de riscuri profesionale efectuate potrivit legislatiei specifice; c) cheltuielile inregistrate ca urmare a restituirii subventiilor primite, potrivit legii, de la Guvern, agentii guvernamentale si alte institutii nationale si internationale. d) cheltuielile efectuate in vederea respectarii obligatiilor de compensare prevazute de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 189/2002 privind operatiunile compensatorii referitoare la contractele de achizitii pentru nevoi de aparare, ordine publica si siguranta nationala, aprobata cu modificari si com-pletari prin Legea nr. 354/2003, cu modificarile si completarile ulterioare.
Sunt cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal cheltuielile efectuate pentru organizarea si desfasurarea invatamantului profesional si tehnic, invatamantului dual preuniversitar si universitar, potrivit reglementarilor legale din domeniul educatiei nationale, respectiv Legea educatiei nationale nr. 1/2011, cu modificarile si completarile ulterioare.
Nu trebuie neglijate prevederile art. 11 alin. (1) din Codul fiscal, care dau dreptul organului fiscal sa reconsidere o tranzactie si, ca urmare, sa stabileasca in sarcina societatii obligatii fiscale suplimentare de plata reprezentand impozit pe profit, din cauza reincadrarii unor cheltuieli in categoria celor nedeductibile fiscal:
“La stabilirea sumei unui impozit, a unei taxe sau a unei contributii sociale obligatorii, autoritatile fiscale pot sa nu ia in considerare o tranzactie care nu are un scop economic, ajustand efectele fiscale ale acesteia, sau pot reincadra forma unei tranzactii/activitati pentru a reflecta continutul economic al tranzactiei/activitatii’’.
Studii de caz utile cu privire la aceste cheltuieli deductibile
Studiu de caz 1: Deducere cheltuieli
Intrebare: Primele pentru plata asigurarii facultative si a PAD-ul pot fi incadrate la cheltuieli deductibile? Apartamentul este achizitionat prin credit bancar. Rata lunara (1.000 lei) poate fi considerata cheltuiala deductibila? Se pot trece in estimatul anului 2023 cheltuieli deductibile 12.0000 lei (12 luni*1.000 lei/luna)? Amortizarea apartamentului, 1.325 euro/an (53k pret de achizitie/40 ani durata de folosinta) poate fi considerata cheltuiala deductibila? Care din cheltuielile de mai sus pot fi luate in considerare drept cheltuieli deductibile pentru intocmirea declaratiei unice estimative aferente anului 2023?
Raspuns: In cazul conducerii contabilitatii in partida simpla se aplica prevederile art. 68 din Codul Fiscal cu privire la deducerea cheltuielilor.
Conditiile generale pe care trebuie sa le indeplineasca cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii independente, pentru a putea fi deduse, in functie de natura acestora, sunt:
a) sa fie efectuate in cadrul activitatilor independente, justificate prin documente;
b) sa fie cuprinse in cheltuielile exercitiului financiar al anului in cursul caruia au fost platite;
c) sa reprezinte cheltuieli cu salariile si cele asimilate salariilor astfel cum sunt definite potrivit cap. III - Venituri din salarii si asimilate salariilor, cu exceptiile prevazute de prezentul capitol;
d) sa respecte regulile privind amortizarea, prevazute in titlul II, dupa caz;
e) sa respecte regulile privind deducerea cheltuielilor reprezentand investitii in mijloace fixe pentru cabinetele medicale, in conformitate cu prevederile art. 28 alin. (20);
f) sa reprezinte cheltuieli cu prime de asigurare efectuate pentru:
1. active corporale sau necorporale din patrimoniul afacerii;
2. activele ce servesc ca garantie bancara pentru creditele utilizate in desfasurarea activitatii pentru care este autorizat contribuabilul;
3. bunurile utilizate in cadrul unor contracte de inchiriere sau de leasing, potrivit clauzelor contractuale;
4. asigurarea de risc profesional;
g) sa fie efectuate pentru salariati pe perioada delegarii/detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, reprezentand indemnizatiile platite acestora, precum si cheltuielile de transport si cazare;
h) sa fie efectuate pe perioada deplasarii contribuabilului care isi desfasoara activitatea individual si/sau intr-o forma de asociere, in tara si in strainatate, in scopul desfasurarii activitatii, reprezentand cheltuieli de cazare si transport, altele decat cele prevazute la alin. (7) lit. k);
i) sa reprezinte contributii de asigurari sociale platite la sistemele proprii de asigurari sociale si/sau contributii profesionale obligatorii platite, potrivit legii, organizatiilor profesionale din care fac parte contribuabilii;
j) sa fie efectuate in scopul desfasurarii activitatii si reglementate prin acte normative in vigoare;
Sunt deductibile limitat:
- dobanzi aferente imprumuturilor de la persoane fizice si juridice, altele decat institutiile care desfasoara activitatea de creditare cu titlu profesional, utilizate in desfasurarea activitatii, pe baza contractului incheiat intre parti, in limita nivelului dobanzii de referinta a Bancii Nationale a Romaniei, pentru imprumuturile in lei, in vigoare la data restituirii imprumutului si, respectiv, nivelul ratei dobanzii pentru imprumuturile in valuta, prevazuta la art. 27 alin. (7) lit. b);
o) cheltuielile efectuate de utilizator, reprezentand chiria - rata de leasing - in cazul contractelor de leasing operational, respectiv cheltuielile cu amortizarea si dobanzile pentru contractele de leasing financiar, stabilite in conformitate cu prevederile privind operatiunile de leasing si societatile de leasing;
Nu sunt cheltuieli deductibile:
f) dobanzile/majorarile de intarziere, amenzile, sumele sau valoarea bunurilor confiscate ca urmare a incalcarii dispozitiilor legale in vigoare si penalitatile, datorate autoritatilor romane/straine, potrivit prevederilor legale, cu exceptia celor platite, conform clauzelor din contractele comerciale incheiate cu aceste autoritati;
g) ratele aferente creditelor angajate;
h) cheltuielile de achizitionare sau de fabricare a bunurilor si a drepturilor amortizabile din Registrul-inventar;
..................
k1) cheltuielile cu amortizarea bunurilor din patrimoniul personal afectate exercitarii activitatii, potrivit legii;
Din cheltuielile mentionate de dumneavoastra consider ca nu sunt cheltuieli deductibile ratele lunare la credit
Se vor putea deduce la calculul venitului net, acele cheltuieli care:
- Sunt justificate prin documente;
Au legatura cu activitatea de inchiriere;
Au fost platite in cursul exercitiului financiar pentru care se face calculul venitului net.
Astfel de cheltuieli sunt: cheltuieli cu asigurarea imobilelor care fac obiectul contractelor de inchiriere, amortismentul calculat cu respectarea prevederilor art. 28 din Codul fiscal alte cheltuieli care sunt in sarcina proprietarului care inchiriaza cum sunt cheltuielile de renovare, curatenie etc.
Studiu de caz 2: Cheltuielile cu cazarea, transportul si indemnizatia de delegare - sunt deductibile?
Intrebare: Care sunt valorile pentru cazare si mancare/zi la privat? Care sunt deductibile?
Raspuns: Cheltuielile cu cazarea, transportul si indemnizatia de delegare sunt cheltuieli deductibile la calculul rezultatului fiscal.
Nu exista o limita in ceea ce priveste nivelul cheltuielilor de cazare si de transport dar acestea sunt inregistrate in baza documentelor justificative.
Conform art. 25 din Codul fiscal si al normelor date in aplicarea acestui articol sunt cheltuieli efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, fara a se limita la acestea, urmatoarele:
b) cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate si pentru alte persoane fizice in conditiile in care cheltuielile respective sunt efectuate in legatura cu lucrari executate sau servicii prestate de acestea in scopul desfasurarii activitatii economice a contribuabilului;
In ceea ce priveste cheltuielile cu indemnizatia de delegare nu este necesara prezentarea de documente justificative, nivelul acesteia se stabileste prin decizie a administratorului/ regulamentul intern. Cheltuiala este deductibila la nivelul societatii dar poate fi impusa la nivelul salariatului si asimilata veniturilor din salarii.
Art. 76 alin. 2 lit. k) din Codul Fiscal prevede ca regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplica si urmatoarelor tipuri de venituri, considerate asimilate salariilor:
k) indemnizatia de delegare, indemnizatia de detasare, inclusiv indemnizatia specifica detasarii transnationale, prestatiile suplimentare primite de lucratorii mobili prevazuti in Hotararea Guvernului nr. 38/2008 privind organizarea timpului de munca al persoanelor care efectueaza activitati mobile de transport rutier, cu modificarile ulterioare, precum si orice alte sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, primite de salariati potrivit legislatiei in materie, pe perioada desfasurarii activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate, in interesul serviciului, pentru partea care depaseste plafonul neimpozabil stabilit astfel:
(i) in tara, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat;
(ii) in strainatate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat.
Plafonul aferent valorii a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat se calculeaza prin raportarea celor 3 salarii la numarul de zile lucratoare din luna respectiva, iar rezultatul se multiplica cu numarul de zile din perioada de delegare/detasare/desfasurare a activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate;
Potrivit OMF 1235/2023 incepand cu data de 1 aprilie 2023 cuantumul indemnizatiei de delegare prevazute la art. 1 alin. (1) si alin. (2) lit. a) din anexa la Hotararea Guvernului nr. 714/2018 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in interesul serviciului se majoreaza la 23 lei.
Suma aferenta indemnizatiei de delegare care este neimpozabila la salariat incepand cu 1 aprilie 2023 este de 23 lei x 2,5 = 57,5 lei.
Sumele aferente indemnizatiei de delegare (hrana) ce depasesc acest plafon zilnic sunt venituri asimilate salariilor, se adauga la salariul brut si se retine impozit si contributiile sociale aferente.
Raspunsuri oferite de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
Foto: pixabay.com
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
