Registre contabile obligatorii conform noii Legi a contabilitatii

Legea contabilitatii nr. 82/1991 cu modificarile si completarile ulterioare republicata, stabileste ca registrele de contabilitate obligatorii sunt:

Registrul jurnal, Registrul inventar si Cartea mare

Potrivit Normelor metodologice de intocmire si utilizare a registrelor si formularelor comune pe economie privind activitatea financiara si contabila, registrele contabile se utilizeaza in mod ordonat si astfel completate incat sa permita in orice moment identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate.

Registrul jurnal (cod 14-1-1) si Registrul inventar (cod 14-1-2) - se numeroteaza si se snuruiesc inainte de depunerea la organele teritoriale pentru parafare si inregistrare. Registrele de contabilitate numerotate, snuruite, parafate, inregistrate la organele fiscale pot fi admise ca proba in cazul litigiilor unitatilor in caz de faliment, precum si in alte situatii.

Datele inscrise in Registrul jurnal trebuie sa corespunda cu cele inscrise in balanta de verificare a entitatilor patrimoniale.

Utilizarea informatiilor contabile in sistemul judiciar ca mijloc de proba in solutionarea litigiilor de diferite naturi (comerciala, civila, penala) ii face pe unii autori ca pornind de la aceasta functie a contabilitatii sa identifice o alta forma de manifestare a contabilitatii si anume: contabilitatea judiciara. In sustinerea acestei forme de manifestare a contabilitatii se invoca si obligatia societatilor comerciale de a arhiva si pastra anumite documente pe o perioada relativ lunga de timp (50 de ani pentru documentele contabile ce inregistreaza operatiunile referitoare la personal si bilanturile contabile).

Registrul jurnal (cod 14-1-1)

Acesta este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza zilnic, in mod cronologic operatie cu operatie, fara spatii libere, toate modificarile patrimoniale ale unitatii.

Operatiunile de aceeasi natura realizate in acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.) in cursul aceleiasi zile pot fi recapitulate intr-un document centralizator.

Unitatile economice cu un volum mare de operatiuni pot utiliza pentru detaliere jurnale auxiliare pentru operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, clientii, situatia incasarii/achitarii facturilor, situatia avansurilor de trezorerie etc.

Orice inregistrare in Registrul jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justificativ, explicatii privind operatiunile respective si conturile debitoare si creditoare in care s-au inregistrat sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate.

Unitatile economice care utilizeaza jurnale auxiliare vor inregistra periodic, de regula lunar, sumele centralizate pe conturi din aceste jurnale in Registrul jurnal.

In cazul in care o unitate are subunitati dispersate teritorial care conduc contabilitatea pana la balanta de verificare, registrul jurnal se poate conduce de catre aceste subunitati cu conditia inregistrarii acestuia la nivelul subunitatii.

Registrul jurnal nu circula, fiind un document de inregistrare contabila si se arhiveaza la departamentul financiar-contabil.

In conditiile conducerii contabilitatii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, fiecare operatiune economico-financiara se va inregistra prin formule contabile in mod cronologic, dupa data de intocmire sau de intrare a documentului in unitate.

Registrul inventar (cod 14-1-2)

Acest registru este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza grupat toate elementele patrimoniului inventariate de unitate potrivit reglementarilor legale.

Se intocmeste de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata, intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta unitatii.

Se intocmeste la inceputul activitatii, la sfarsitul exercitiului financiar sau cu ocazia incetarii activitatii, fara stersaturi si fara spatii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere si procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ si de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi. La sfarsitul fiecarui an, in acest registru se inscriu intr-o forma recapitulativa elementele patrimoniale dupa natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecaruia dintre posturile bilantului.

Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ si de pasiv grupate dupa natura lor conform posturilor din bilant. In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operatiunea de inventariere se actualizeaza cu intrarile si iesirile din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data incheierii exercitiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse in registrul-inventar.

Operatiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel incat la sfarsitul exercitiului financiar sa fie reflectata situatia reala a elementelor de activ si de pasiv.

Creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse inventarierii pe baza confirmarii extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare si creditoare sau a punctajelor reciproce in functie de necesitati.

In cazul incetarii activitatii, registrul-inventar se completeaza cu valoarea elementelor de activ si de pasiv inventariate faptic la acea data.

In cazul in care o unitate are subunitati dispersate teritorial care conduc contabilitatea pana la balanta de verificare, registrul-inventar se va conduce de catre subunitati, in conditiile inregistrarii acestuia in evidenta subunitatii.

Registrul inventar nu circula, fiind document de inregistrare contabila a rezultatelor inventarierii.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

Statul de salarii serveste atat ca document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, cat si al contributiilor si al altor sume datorate si ca document justificativ de inregistrare in contabilitate. Platile facute in cursul lunii cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile de concedii etc. se includ in statele de salarii pentru a cuprinde intreaga suma a salariilor calculate si toate actiunile legate de perioada de decontare respectiva.

Registrul Cartea mare (cod 14-1-3)

Este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor patrimoniale la un moment dat.

Acest registru serveste la:
- Stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice la unitatile care aplica forma de inregistrare „pe jurnale”;
- Verificarea inregistrarilor contabile efectuate;
- Intocmirea balantei de verificare.
- Se intocmeste intr-un exemplar in cadrul compartimentului financiar – contabil, lunar, pentru debitul si respectiv creditul fiecarui cont sintetic pe masura inregistrarii operatiunilor.

Registrul „Cartea mare” poate fi inlocuit cu „Fisa de cont pentru operatiuni diverse” (cod 14-6-22).
Acest registru nu circula, fiind un document de inregistrare contabila. Se arhiveaza la compartimentul financiar - contabil.

Registrul jurnal, registrul inventar si registrul „Cartea mare” se pastreaza in unitate timp de 10 ani de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, iar in caz de pierdere, sustragere sau distrugere trebuie reconstituite in termen de maximum 30 de zile de la constatare.

Contabilitatea financiara, aceea care satisface nevoia de informatii contabile a utilizatorilor externi este intalnita in practica si ca o contabilitate fiscala. Aceasta forma a contabilitatii financiare continua sa fie utilizata in Romania perioadei de tranzitie spre economia de piata functionala. Caracteristic acestui tip de contabilitate ii este faptul ca se adreseaza aproape exclusiv organelor statului, respectiv Fiscului.