Conducerea contabilitatii la o firma mica si decizia numirii comisiei de inventarere

O "firma mica" poate opta pentru un sistem simplificat de contabilitate, aprobat prin ordin al ministrului finantelor publice. La acest moment ordinul nu este nici macar in faza de proiect si astfel nu se cunoaste forma pe care o va imbraca acest sistem si in ce masura se va aplica din acest an sau de la inceputul anului urmator.

Prin sistem simplificat de contabilitate se intelege un set de reguli de baza privind evaluarea, inregistrarea elementelor patrimoniale utilizand un plan de conturi simplificat si prezentarea acestora in situatiile financiare anuale ce cuprind bilant si cont de profit si pierdere simplificate, avand in vedere si prevederile comunitare in domeniu.

Luand in considerare faptul ca documentele contabile din primele 4-5 luni ale anului 2011 au fost inregistrate potrivit prevederilor contabile in vigoare, utilizand planul de conturi detaliat, apreciem ca ar fi dificila modificarea planului de conturi in cursul anului.  Transpunerea pe un plan de conturi simplificat ar fi mai usor de implementat incepand cu 1 ianuarie a anului urmator.

Pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor efectuate se intocmeste balanta de verificare, cel putin la incheierea exercitiului financiar, la termenele de intocmire a situatiilor financiare, a raportarilor contabile, precum si la finele perioadei pentru care entitatea trebuie sa intocmeasca declaratia privind impozitul pe profit/venit, potrivit legii.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatii;
- denumirea formularului; data pentru care se intocmeste;
- simbolul si denumirea conturilor; soldurile initiale debitoare/creditoare, rulajele lunii curente debitoare/creditoare; total sume debitoare/creditoare; soldurile finale debitoare/creditoare;
- semnaturi: conducatorul compartimentului financiar-contabil si persoana care intocmeste
documentul, dupa caz.

Functiile balantei de verificare sunt:

1. Functia de verificare a exactitatii inregistrarilor efectuate in conturi;
2. Functia de verificare a concordantei dintre conturile sintetice si conturile analitice;
3. Functia de instrument de legatura intre conturile sintetice si bilant;
4. Functia de grupare si centralizare a datelor inregistrate in conturi;
5. Functia de instrument de analiza si sinteza a activitatilor economice.

In cazul unei firme mici, balanta de verificare va trebui intocmita cel putin trimestrial pentru a raspunde cerintelor fiscale de declarare si va fi semnata de cel putin o persoana raspunzatoare de tinerea evidentei contabile.

O "firma mica" va avea obligatia sa efectueze inventarierea generala a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii detinute la inceputul activitatii, cel putin o data in cursul exercitiului financiar, precum si in cazul fuziunii, divizarii sau lichidarii si in alte situatii prevazute de lege.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii ale fiecarei entitati, precum si a bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii situatiilor financiare anuale care trebuie sa ofere o imagine fidela a pozitiei financiare si a performantei entitatii pentru respectivul exercitiu financiar.

Plecand de la reglementarile in vigoare privind inventarierea patrimoniului si o firma mica va avea obligatia sa emita proceduri proprii privind inventarierea, adaptate specificului activitatii. Inventarierea se efectueaza de catre comisii de inventariere, numite prin decizie scrisa. Un model se prezinta mai jos:

DECIZIA NR. ……/………...
In scopul asigurarii integritatii patrimoniului S.C. …………………..…………………… si
valorificarii prin inventariere a realitatii acestui patrimoniu, in conformitate cu prevederile
ordin MF 2861/2009 (care a abrogat OMF NR.1753/12.11.2004) si a Legii 82/1991 ,
subsemnatul .................................................., administratorul societatii
DECID:
1. Se inventariaza patrimoniul societatii precum si bunurile apartinind altor unitati aflate
temporar in custodia S.C. ……………..………………………………...;
2. Pentru coordonarea, indrumarea, instruirea, supravegherea operatiilor de inventariere se
numeste comisia compusa din :
1. _____________________________________
2._____________________________________
4._____________________________________
3. Inventarierea patrimoniului se va desfasura in perioada ………………………………
conform graficului din Anexa 1 pe baza instructiunilor din Anexa 2 de catre comisia stabilita
la pct. 2, anexe care fac parte integranta din prezenta decizie.
4. Rezultatele inventarierii vor fi consemnate in procesele verbale, la care se vor atasa
decizia de numire a comisiei, eventualele aprobari de modificare a termenelor, declaratiile
luate gestionarilor inainte de inceperea inventarierii, listele de inventariere precum si alte
documente referitoare la inventariere.
5. Membrii comisiei de inventariere raspund material, conform ordin MF 2861/2009 (care a
abrogat OMF NR.1753/12.11.2004), Legii nr. 31/1990, Legii 82/1991, pentru pagubele la a
caror producere au contribuit prin nerespectarea termenelor, inexactitatea datelor din
documentele de inventariere sau alte incalcari a dispozitiilor legale.
Administrator,
_____________

In decizia de numire se mentioneaza in mod obligatoriu componenta comisiei, modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizata, gestiunea supusa inventarierii, data de incepere si de terminare a operatiunilor. La o firma mica al carei numar de salariati este redus, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana. In aceasta situatie, raspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului. In conditiile in care entitatile nu au niciun salariat care sa poata efectua operatiunea de inventariere, aceasta se efectueaza de catre administratori.