Inregistrare minus de inventar. Cum facem inregistrarile contabile?

Analizam cazul unei societati care, pana la inventar, inregistra un sold valoric al produselor de 15478.38 lei, iar dupa inventar, soldul valoric a fost de 8326.97 lei si minusul de 7151.41 lei. Vom stabili cum se fac inregistrarile contabile in aceasta situatie.

Printre principalele masuri organizatorice care trebuie luate de catre comisia de inventariere inainte de inceperea operatiunii de inventariere este sa ia de la gestionarul raspunzator de gestiunea bunurilor o declaratie scrisa din care sa rezulte daca are plusuri sau lipsuri in gestiune, despre a caror cantitate ori valoare are cunostinta.

Potrivit prevederilor pct. 39 din Norma privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii aprobata prin OMFP 2861/2009, pentru toate plusurile, lipsurile si deprecierile constatate la bunuri, comisia de inventariere solicita explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii bunurilor. Pe baza explicatiilor primite si a documentelor analizate, comisia de inventariere stabileste natura lipsurilor, pierderilor, pagubelor si deprecierilor constatate, precum si natura plusurilor, propunand, in conformitate cu dispozitiile legale, modul de regularizare a diferentelor dintre datele din contabilitate si cele faptice, rezultate in urma inventarierii.
 
In cazul constatarii unor lipsuri imputabile in gestiune, administratorii trebuie sa impute persoanelor vinovate bunurile lipsa la valoarea lor de inlocuire.
   
Prin valoare de inlocuire, in sensul Normei privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii aprobata prin OMFP 2861/2009, se intelege costul de achizitie al unui bun cu caracteristici si grad de uzura similare celui lipsa in gestiune la data constatarii pagubei, care cuprinde pretul de cumparare practicat pe piata, la care se adauga taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport, aprovizionare si alte cheltuieli, accesorii necesare pentru punerea in stare de utilitate sau pentru intrarea in gestiune a bunului respectiv. In cazul bunurilor constatate lipsa, ce urmeaza a fi imputate, care nu pot fi cumparate de pe piata, valoarea de imputare se stabileste de catre o comisie formata din specialisti in domeniul respectiv. Rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de inventariere intr-un proces-verbal.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, si referiri la concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea.
 
Lipsa din gestiune se inregistreaza la momentul inventarierii, odata cu procesul verbal de inventariere.

Conform art. 148, alin. 2, din Codul Fiscal nu se ajusteaza deducerea initiala a TVA in cazul:

a) bunurilor distruse sau pierdute ca urmare a unor calamitati naturale ori a unor cauze de forta majora, in conditiile in care aceste situatii sunt demonstrate sau confirmate in mod corespunzator;
b) bunurilor de natura stocurilor degradate calitativ, care nu mai pot fi valorificate, precum si activelor corporale fixe casate, altele decat bunurile de capital, in conditii stabilite prin norme;
c) perisabilitatilor, in limitele prevazute prin lege, precum si a pierderilor tehnologice sau, dupa caz, al altor consumuri proprii, in conditii stabilite prin norme."

In situatia in care nu puteti demonstra unul din cazurile de mai sus veti avea obligatia sa ajustati TVA dedusa initial, la momentul in care a intervenit evenimentul, conform pct. 53 alin.  6 din normele metodologice de aplicarea a art. 148 din Codul fiscal, redat mai jos:

"In baza art. 148 alin. (1) lit. a) si c) din Codul fiscal, persoana impozabila trebuie sa ajusteze, la data modificarii intervenite, taxa deductibila aferenta bunurilor de natura stocurilor, serviciilor neutilizate, activelor corporale fixe in curs de executie, activelor corporale fixe, altele decat cele care sunt considerate bunuri de capital conform art. 149 din Codul fiscal, in situatia in care persoana impozabila pierde dreptul de deducere a taxei.

Ajustarea reprezinta in aceasta situatie anularea dreptului de deducere a TVA deduse initial si se evidentiaza in decontul de taxa aferent perioadei fiscale in care a intervenit evenimentul care a generat ajustarea. Persoana impozabila realizeaza aceste ajustari ca urmare a unor situatii cum ar fi:

a) modificari legislative;
b) modificari ale obiectului de activitate;
c) alocarea de bunuri/servicii pentru operatiuni care dau drept de deducere si ulterior alocarea acestora pentru realizarea de operatiuni care nu dau drept de deducere. Se includ in aceasta categorie si vehiculele pentru care nu a fost limitat dreptul de deducere conform art. 1451, in situatia in care are loc o modificare de destinatie, respectiv sunt utilizate pentru activitati care impun limitarea dreptului de deducere la 50%, conform art. 1451 din Codul fiscal;

d) bunuri lipsa in gestiune din alte cauze decat cele prevazute la art. 148 alin. (2) din Codul fiscal, inclusiv bunurile furate. In cazul bunurilor lipsa din gestiune care sunt imputate, se efectueaza ajustarea taxei, sumele imputate nefiind considerate contravaloarea unor operatiuni in sfera de aplicare a TVA".
 
In ceea ce priveste inregistrarile contabile, daca minusul este neimputabil, veti proceda astfel:

-    Inregistrare minus de inventar:
607 "Cheltuieli privind marfurile" =    371 "Marfuri" cu minusul constatat la valoarea de inventar

 - Colectare TVA aferenta valorii de inventar a marfurilor constatate in minus la inventar:
635 "Cheltuieli cu alte impozite, taxe si varsaminte asimilate" =    4427 "TVA colectata" cu TVA aferenta
 
Daca minusul de inventar este imputabil veti inregistra:
 
-    Inregistarare minus de inventar:
607 "Cheltuieli privind marfurile" =    371 "Marfuri" cu minusul constatat la valoarea de inlocuire
 
- Imputarea stocului de produse disparut la valoarea de inlocuire:
461 "Debitori diversi"       =          %
                                    7581 "Venituri din despagubiri, amenzi si penalitati"
                                    4427 "TVA colectata"

Sursa: PortalContabilitate.ro