Cum refacturam si inregistram utilitatile consumate de chiriasi?

In ce priveste modalitatea de refacturare si inregistrare in contabilitatea proprietarilor a utilitatilor consumate de chiriasi, vom raspunde urmatoarelor intrebari:

 A. Cum completam si ce elemente inscriem in factura? Cum evidentiem pe factura baza de impozitare si TVA-ul aferent (avand in vedere ca NU toate elementele de pe factura primita sunt purtatoare deTVA) in vederea refacturarii serviciilor primite de la APA NOVA pe care o emitem chiriasului? Factura primita de la APA NOVA prezinta urmatoarele elemente:
1.contravaloare servicii -> 150 lei;
2.TVA -> 36 lei;
3.penalitati -> 78 lei ( nu sunt purtatoare de tva );
4.tmau -> 1 lei (reprezinta taxa municipala pentru apa uzata si nu este purtatoare de TVA);
5.total factura -> 265 lei.

B.Care este monografia contabila pentru factura primita si apoi refacturata?

C.Cum se evidentiaza in jurnalele de TVA si in D300?

A) Operatiunea desfasurata de dvs reprezinta o operatiune de colectare in nume propriu a unor sume pentru prestari de servicii efectuate in beneficiul direct al unor terti si de refacturare a sumelor respective tertilor-beneficiari.
 
Din punct de vedere contabil:
 
Pentru inregistrarea in contabilitate a celor doua facturi (cea primita de la Apa Nova si cea emisa chiriasului) trebuie avute in vedere prevederile punctului 253 alin. (2) referitoare la recunoasterea veniturilor din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009:

"(2) Sumele colectate de o entitate in numele unor terte parti, inclusiv in cazul contractelor de agent, comision sau mandat comercial incheiate potrivit legii, nu reprezinta venit din activitatea curenta, chiar daca din punct de vedere al taxei pe valoarea adaugata persoanele care actioneaza in nume propriu sint considerate cumparatori revanzatori.".

 
Conform celor prezentate, sumele inregistrate de firma dvs pentru facturile de utilitati primite pe numele dvs, utilitati care au fost furnizate in folosul direct al chiriasului, nu trebuie inregistrate in categoria cheltuielilor, nefiind consumuri facute de proprietar pentru activitatea proprie, dupa cum nici sumele din refacturare catre chirias nu trebuie inregistrate ca venituri, nefiind indeplinita conditia de recunoastere a veniturilor: veniturile sint sumele sau valorile de incasat in nume propriu din activitati curente (punctul 252 alin. (1) din reglementarile contabile). La alin. (2) al punctului 252 se arata ca activitatile curente reprezinta orice activitati desfasurate de entitate, ca parte integranta a obiectului sau de activitate, precum si activitatile coneze ale acestora.
 
Din punct de vedere fiscal

Impozit pe profit
La punctul 12 din normele date in aplicarea art. 19 din Codul fiscal, se arata ca veniturile si cheltuielile care se iau in calcul la stabilirea profitului impozabil sint cele inregistrate in contabilitate conform reglementarilor contabile date in baza Legii 82/1991 a contabilitatii, respectiv conform Reglementarilor contabile aprobate prin OMFP 3055/2009. Or am aratat mai sus, conform reglementarilor contabile, ca facturile de utilitati primite pe numele proprietarului si apoi refacturate chiriasului nu genereaza cheltuieli si venituri, ca urmare,  cele doua facturi (cea de utilitati primita si cea de refacturate a acestora) nu intra in calcul privind determinarea impozitului pe profit.
 
TVA
In materie de TVA avem urmatoarele prevederi din Codul fiscal:

Pentru sumele colectate in numele tertilor, provenind din servicii si lucrari efectuate in beneficiul direct al acestora, si refactureaza aceste sume tertilor, societatea dvs aplica structura de comisionariat, conform careia va deduce tva de pe facturile primite pe numele sau de la furnziroii de utilitati si va colecta tva la emiterea facturii de recuperare a acestor sume. societatea dvs este considerata cumparator revanzator.

Pentru aceasta situatie se aplica prevederile punctelor 6 alin. (3) si (4) si 19 alin. (4) din normele date in aplicarea titlui VI TVA din Codul fiscal:

"6. (3) In sensul art. 128 alin. (2) din Codul fiscal, persoana impozabila care actioneaza in calitate de comisionar, primind facturi pe numele sau de la comitentul vanzator sau, dupa caz, de la furnizor si emitand facturi pe numele sau catre comitentul cumparator ori, dupa caz, catre client, se considera ca actioneaza in nume propriu, dar in contul comitentului. Comisionarul este considerat din punctul de vedere al taxei cumparator si revanzator al bunurilor, indiferent daca actioneaza in contul vanzatorului sau al cumparatorului, respectiv se considera ca furnizorul ori, dupa caz, comitentul vanzator face o livrare de bunuri catre comisionar si, la randul sau, comisionarul face o alta livrare de bunuri catre comitentul cumparator sau, dupa caz, catre client. Daca, potrivit contractului, comisionarul actioneaza in numele si in contul comitentului ca mandatar, dar primeste si/sau emite facturi pe numele sau, acest fapt il transforma in cumparator revanzator din punctul de vedere al taxei.

(4) Prevederile alin. (3) se aplica sub denumirea de structura de comisionar in cazurile prevazute la pct. 19 alin. (4).
19.
(4) In cazul in care se refactureaza cheltuieli efectuate pentru alta persoana, respectiv atunci cand o persoana impozabila primeste o factura sau alt document pe numele sau pentru livrari de bunuri/prestari de servicii/importuri efectuate in beneficiul altei persoane si refactureaza contravaloarea respectivelor livrari/prestari/importuri, se aplica structura de comisionar conform prevederilor pct. 6 alin. (3) si (4) sau, dupa caz, ale pct. 7 alin. (2). Totusi, structura de comisionar nu se aplica in situatia in care se aplica prevederile pct. 18 alin. (8). Persoana care refactureaza cheltuieli nu este obligata sa aiba inscrisa in obiectul de activitate realizarea livrarilor/prestarilor pe care le refactureaza. Spre deosebire de situatia prezentata la alin. (3), in cazul structurii de comisionar persoana impozabila are dreptul la deducerea taxei aferente achizitiilor de bunuri/servicii care vor fi refacturate, in conditiile legii, si are obligatia de a colecta taxa pe valoarea adaugata pentru operatiunile taxabile."

Asadar, veti deduce tva de pe facturile corespunzatoare utilitatilor emise de furnziorii respectivi pe numele dvs pentru consumuri facute de chiriasi si veti emite facturi cu tva colectata pentru recuperarea sumelor respective, catre chiriasi.
 
In ceea ce priveste taxele colectate in numele unei institutii publice (la APA NOVA, acel TMAU, sau la ENEL, taxa radio TV), nepurtatoare de TVA, se aplica prevederile punctului 19 alin. (5) din normele fate in aplicarea art. 137 alin. (3) din Codul fiscal:
"19.
(5) In sensul art. 137 alin. (3) lit. e) din Codul fiscal, sumele incasate in numele si in contul altei persoane, care nu se cuprind in baza de impozitare, cuprind operatiuni precum:
a) cotizatii, onorarii, redevente, taxe sau alte plati incasate in contul unei institutii publice, daca pentru acestea institutia publica nu este persoana impozabila in sensul art. 127 din Codul fiscal. In aceasta categorie se cuprind, printre altele, si taxa pentru serviciile de reclama si publicitate prevazuta la art. 270 din Codul fiscal, taxa hoteliera prevazuta la art. 278 din Codul fiscal, contributia la Fondul cinematografic prevazuta la art. 13 lit. d) din Ordonanta Guvernului nr. 39/2005 privind cinematografia, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 328/2006, cu modificarile si completarile ulterioare, taxa asupra activitatilor daunatoare sanatatii, prevazuta la art. 363 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 95/2006 privind reforma in domeniul sanatatii, cu modificarile si completarile ulterioare;".
 
Asadar, astfel de taxe, colectate in numele si in contul unei institutii publice, vor figura pe factura primita de la furnizroii de utilitati fara tva, iar la rindul dvs le veti refactura fara tva.
In acelasi mod vor fi tratate si penalitatile, respectiv le veti refactura fara TVA, avind in vedere faptul ca acestea nu se cuprind in baza de impozitare, conform art. 137 alin. (3) litera b) din codul fiscal.
 
Deci, factura emisa de dvs catre chiriasi, pentru recuperarea sumelor de la Apa Nova, va cuprinde sume cu TVA colectata (pentru consumul efectiv de apa - pentru care se deduce TVA din factura de la furnzior) si sume fara TVA (pentru acel TMAU si penalitati - care au fost facturate catre dvs fara TVA).
 
Concret, completarea facturii de recuperare a sumelor de la Apa Nova (emisa catre chiriasi):
Pozitia 1 - refacturare consum apa conform facturii nr.... / ... - 150 lei - TVA 36 lei
Pozitia 2 - refacturare penalitati conform facturii nr.... / ...  - 78 lei - la TVA "neinclus in baza de impozitare"
Pozitia 3 - refacturare TMAU conform facturii nr.... / ...  - 1 lei - la TVA "neinclus in baza de impozitare"
Total factura = 229 lei - TVA 36 lei = 265 lei.
 
B)
 
Monografia contabila este urmatoarea, in virtutea temeiurilor legale prezentate mai sus:
- primirea facturii de la Apa Nova:
461 = 401 150 lei - pentru consum apa
461 = 401  78 lei - pentru penalitati
461 = 401   1 leu - pentru TMAU
4426 = 401  36 lei
Total 401 = 265 lei.
- refacturare catre chiriasi:
4111 = 461   150 lei - pentru consum apa
4111 = 461     78 lei - pentru penalitati
4111 = 461       1 leu - pentru TMAU
4111 = 4427   36 lei
Total 4111 = 265 lei.
(nu tinem cont de tva la incasare).
 
Nota: nu se utilizeaza contul 462, deoarece acest cont este de pasiv, isi incepe functiunea prin creditare, iar cronologia logica a acestor operatiuni este urmatoarea:
- prima data se inregistreaza factura primita de la Apa Nova - in acest moment am constituit o creanta fata de chirias (prin contul 461, care este un cont de activ si isi incepe functiunea prin debitare);
- abia apoi se inregistreaza factura emisa de recuperare a sumelor catre chirias (prin care se stinge creanta fata de chirias, prin creditare cont 461). Creanta fata de chirias, din contul 461, se transforma in creanta fata de acesta prin contul 4111.
Contul 461 se dezvolta in analitic pe fiecare chirias in parte.
 
C)
 
Factura primita de la Apa Nova se evidentiaza in jurnalul de cumparari astfel:
- operatiuni exigibile in cota de TVA 24% 150 lei - 36 lei
- operatiuni scutie - 79 lei (aceste sume pot sau nu sa apara in jurnalul de cumparari)
iar in jurnalul de vinzari:
- operatiuni exigibile in cota TVA 24% - 150 lei - 36 lei.
- operatiuni scutite - 79 lei (aceste sume pot sau nu sa apara in jurnalul de vinzari).
 
Evidenta in D300:
- pe rindul 9 "Livrari de bunuri si prestari de servicii cu cota de 24%" - din jurnalul de vinzari - 150 lei - 36 lei
Suma de 79 lei nu se evidentiaza in decontul de tva, pe rindul 15, deoarece sint sume neincluse in baza de impozitare, conform art. 137 alin. (3) si nu sume scutite fara drept de deducere, conform art. 141.
- pe rindul 22 "Achizitii de bunuri si servicii taxabile cu cota de 24%, altele decit cele de la rd. 25" - din jurnalul de cumparari - 150 lei - 36 lei;
- pe rindul 26 "Achizitii de bunuri si servicii scutite de taxa sau neimpozabile, din care:" - 79 lei - din jurnalul de cumparari.
 
Evidenta in D394:
- Apa Nova - 1 factura - 150 lei - 36 lei.
 
 
Baza legala:
- OPANAF 1790 / 2012 pentru aprobarea modelului si continutului formularului (300) "Decont de taxa pe valoarea adaugata";

- OPANAF 3596 / 2011 privind declararea livrarilor/prestarilor si achizitiilor efectuate pe teritoriul national de persoanele inregistrate in scopuri de TVA si pentru aprobarea modelului si continutului declaratiei informative privind livrarile/prestarile si achizitiile efectuate pe teritoriul national de persoanele inregistrate in scopuri de TVA - cu modificarile si completarile ulterioare.
 


Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro