Functia de administrator confera drepturi si responsabilitati celor care o indeplinesc. Prin Actul Constitutiv actionarii le ofera administratorilor puteri deosebite, dar totodata ei trebuie sa isi asume anumite obligatii. Exercitarea puterilor sau indeplinirea obligatiilor cu rea credinta pot avea consecinte grave pentru averea personala a administratorior sau chiar, in cazuri exceptionale, pentru libertatea lor.
Administratorii au calitatea de mandatari ai actionarilor si raspund pentru toate obligatiile prevazute in dispozitiile legale relevante sau in actul constitutiv.
Conform prevederilor Legii societatilor comerciale nr. 31/1990 republicata, administratorii au urmatoarele obligatii (acestea nu sunt limitative, prin Actul Constitutiv se pot adauga si altele daca sunt in limitele legale):
- sa asigure pastrarea tuturor actelor oficiale privind infiintarea firmei;
- sa indeplineasca toate indatoririle rezultate din prevederile legale si de Actul Constitutiv;
- sa participe la sedintele organizate de actionari si sa aduca la indeplinire deciziile acestora;
- sa asigure incadrarea in munca legala a angajatilor;
- sa gestioneze activele si sa verifice stocurile firmei;
- sa tina si sa verifice registrele contabile;
- sa asigure intocmirea bilantului firmei precum si a contului de profit si pierdere;
- sa-si exercite mandatul cu prudenta si diligenta unui bun administrator. Administratorul nu incalca aceasta obligatia, daca in momentul luarii unei decizii de afaceri (adica de a lua sau de a nu lua anumite masuri cu privire la administrarea firmei) este in mod rezonabil indreptatit sa considere ca actioneaza in interesul firmei;
- sa-si exercite mandatul cu loialitate, in interesul firmei;
- sa nu divulge informatiile confidentiale si secretele comerciale ale firmei, la care au acces in calitatea lor de administratori. Aceasta obligatie le revine si dupa incetarea mandatului de administrator.
Drepturile unui administrator sunt, printre altele:
- de a semna documentele oficiale in numele firmei;
- de a reprezenta firma in diferite situatii;
- de a indeplini formalitatile legale necesare realizarii obiectului de activitate.
Conditiile angajarii raspunderii administratorilor
Raspunderea administratorilor poate fi individuala sau solidara, in functie de obligatiile ce trebuie respectate.
a. Administratorii raspund individual fata de firma pentru nerespectarea dispozitiilor legale referitoare la atributiilor lor, precum si pentru nerespectarea obligatiilor pe care le-au primit prin actul constitutiv sau prin intermediul deciziilor adunarii generale a actionarilor.
Conditiile atragerii raspunderii individuale a administratorilor sunt urmatoarele:
1. Incalcarea unei dispozitii legale, a unei prevederi a actului constitutiv sau a adunarii generale a actionarilor. Fapta care atrage raspunderea administratorului poate fi si o inactiune (spre exemplu, nedarea in judecata a unor clienti care nu si-au achitat bunurile sau serviciile achizitionate de la firma).
2. Existenta unui prejudiciu adus firmei de actiunile sau inactiunile administratorului.
Cartea Verde a PFA Contabilitatea si obligatiile fiscale
Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari
Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024
3. Existenta unei culpe a administratorului in producerea prejudiciului.
b. Dispozitiile Legii nr. 31/1990 a societatilor comerciale stabilesc o serie de situatii in care raspunderea administratorilor este solidara. Astfel, administratorii raspund solidar pentru:
- realitatea varsamintelor efectuate de actionari;
- existenta reala a dividendelor platite;
- existenta registrelor cerute de lege si corecta lor tinere;
- indeplinirea hotararilor adunarilor generale a actionarilor;
- indeplinirea indatoririlor pe care legea si/sau actul constitutiv le impun.
De asemenea, administratorii sunt solidar raspunzatori cu predecesorii lor imediati daca, avand cunostinta de neregulile savarsite de acestia, nu le comunica in scris cenzorilor sau auditorilor financiari.
Atentie! Exista situatii in care administratorii nu sunt de acord cu prevederile unor decizii ale actionarilor, care i-ar obliga la actiuni sau inactiuni potential producatoare de prejudicii. In acest caz, pentru a fi exonerati de raspundere, ei vor trebui sa se opuna deciziilor respective in cadrul sedintelor consiliului de administratie, cerand totodata consemnarea impotrivirii lor in registrul deciziilor consiliului de administratie.
Raspunderea solidara cu firma care are datorii fiscale
Potrivit articolului 27 din Codului de procedura fiscala (Ordonanta Guvernului nr. 92/2003), administratorii pot raspunde in solidar cu firma care are datorii fiscale. Pentru a detalia aceasta situatie, ANAF a emis Ordinul nr. 127 / 2014, prin care a aprobat Instructiunile privind aplicarea procedurii de angajare a raspunderii solidare.
Potrivit Codului de Procedura Fiscala, administratorul raspunde in solidar cu firma, daca:
- a provocat insolvabilitatea persoanei juridice debitoare prin instrainarea sau ascunderea, cu rea-credinta, sub orice forma, a activelor debitorului;
- in perioada exercitarii mandatului, cu rea-credinta, nu si-a indeplinit obligatia legala de a cere instantei competente deschiderea procedurii insolventei, pentru obligatiile fiscale aferente perioadei respective si ramase neachitate la data declararii starii de insolvabilitate;
- cu rea-credinta, a determinat nedeclararea si/sau neachitarea la scadenta a obligatiilor fiscale;
- cu rea-credinta, a determinat restituirea sau rambursarea unor sume de bani de la bugetul general consolidat fara ca acestea sa fie cuvenite debitorului.
De exemplu, administratorul raspunde in solidar cu firma, daca:
transfera contracte sau bunuri catre o alta firma controlata de el sau de apropiati ai sai,
transferul se face fara a exista o plata sau o prestatie echivalenta din partea firmei cumparatoare,
firma vanzatoare are impozite neachitate,
activele vandute erau necesare desfasurarii in continuare a activitatii care sa duca la achitarea impozitelor restante.
O alta situatie des intalnita in care se poate imputa administratorului neachitarea la scadenta a impozitelor este aceea in care firma dispune de fonduri suficiente atat pentru derularea activitatii, cat si pentru achitarea impozitelor, dar ea nu efectueaza plata celor din urma.
Un caz si mai grav este acela in care administratorul determina restituirea sau rambursarea unor sume necuvenite de la bugetul statului. De exemplu, firma inregistreaza in contabilitate facturi de achizitie purtatoare de TVA, desi nu i s-a livrat bunuri sau prestat vreun serviciu in schimb. Scopul este doar reducerea TVA de platit catre bugetul de stat sau obtinerea de rambursari necuvenite.
In concluzie, legea doreste sanctionarea administratorilor in cazul carora se poate demonstra intentia de a sustrage firma pe care o administreaza de la plata impozitelor. In toate cazurile de mai sus, reaua-credinta este elementul definitoriu care atrage raspunderea solidara.
Auditor, Expert Contabil Mondo Conta Consult
Membru CECCAR & INPACT International
www.mondoconta.ro
Coautor "Consilier Management Financiar" (editura Rentrop&Straton)
Coautor "Manualul Specialistului in Fiscalitate" (editura Irecson)
