Eliminare documente din arhiva societatii: Care este procedura de lucru?

Arhivarea registrelor de contabilitate si a documentelor justificative

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Arhivarea registrelor de contabilitate si a documentelor justificative

Regulile generale privind arhivarea registrelor de contabilitate si a documentelor justificative sunt reglementate prin O.M.F.P. nr. 2634/2015 privind documentele financiar contabile, sectiunea:
C. Pastrarea si arhivarea registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile
"36. Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

37. Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.

37 1. Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din legea contabilitatii timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii."

Acelasi termen de arhivare al documentelor este reglementat si prin art. 25 din Legea nr. 82 /1991 Republicata Legea contabilitatii:
"Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii."

De asemenea conform prevederilor pct. 43 din O.M.F.P. nr. 2634/2015, documentele financiar -contabile se elimina din arhiva societatii, astfel cum se precizeaza la pct. 43 dispozitii care prevad ca:
"43. Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei. "

Concluzie

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Concluzie

In concluzie, documentele financiar contabile arhivate anterior in arhiva societatii/sediului secundar, pot fi distruse in cadrul societatii de catre o comisie desemnata in acest scop, fara a fi obligatorie predarea acestora la Arhivele Nationale.

Documentele din arhiva, distruse in cadrul societatii de catre comisia desemnata, trebuie inregistrate intr-un Proces verbal intocmit de catre comisie si aprobat de catre conducatorul societatii.

Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR 2025

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

Raspuns oferit in luna iunie 2025 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.