Combustibil autoturism utilizat de administrator. In ce conditii se pot deduce cheltuielile?

Studiul de caz de mai jos isi propune sa rezolve situatia in care administratorul societatii utilizeaza un autoturism proprietatea firmei pentru a se deplasa de acasa la serviciu, la celelalte puncte de lucru ale societatii, la diversi clienti si furnzori de marfa ai societatii. Pentru combustibilul consumat se intocmesc foi de parcurs.

Vom stabili astfel daca in aceste conditii TVA aferent bonurilor de combustibil este deductibil integral sau doar 50%, precum si daca respectivele cheltuieli generate de utilizarea masinii (combustibil, asigurari, reparatii, rovinete etc) sunt deductibile fiscal la calculul impozitului pe profit.

Deplasarea administratorului de acasa la serviciu si de la serviciu acasa reprezinta utilizarea autoturismului in scop personal. Daca autoturismul s-ar utiliza, exclusiv, doar in scopul personal al administratorului, limitarea dreptului de deducere a sumei TVA deductibile, dar si a cheltuielilor aferente se efectueaza s-ar efectua integral, 100%. Totusi, avand in vedere faptul ca acelasi autoturism se utilizeaza atat in scopul activitatii economice, cat si in scop partial, limitarea este de 50%.  In acest sens, am in vedere prevederile  alin. (4) pct. 45^1 din normele de aplicare ale art. 145^1  Se considera ca un vehicul nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice, in sensul art. 145^1 alin. (1) din Codul fiscal, in situatia in care, pe langa utilizarea in scopul activitatii economice, vehiculul este utilizat ocazional sau de o maniera continua si pentru uz personal.  

Astfel, limitarea cu 50% se efectueaza numai in situatia in care nu se poate justifica utilizarea autoturismului exclusiv  in scopul activitatii economice, dar se poate justifica faptul autoturismului este utilizat pentru  realizarea de activitati economice. Deci, indiferent de faptul ca se intocmeste sau nu se intocmeste foaia de parcurs,  dreptul de deducere a sumei TVA deductibile, dar si a cheltuielilor de exploatare aferente autoturismului respectiv se limiteaza cu  50% daca autoturismul se utilizeaza pentru:

-    operatiuni taxabile, scutite cu drept de deducere si neimpozabile d.p.d.v. al TVA;
-    venituri impozabile d.p.d.v. al impozitului pe profit.

In acest context, am in vedere prevederile de la acelasi punct mentionat anterior, respectiv pct. 45^1 alin. (4)  din normele de aplicare ale art. 145^1 din Codul fiscal cu privire la definirea notiunii de uz personal Utilizarea unui vehicul in folosul propriu de catre angajatii unei persoane impozabile ori pentru a fi pus la dispozitie in vederea utilizarii in mod gratuit altor persoane, pentru alte scopuri decat desfasurarea activitatii sale economice, este denumita in continuare uz personal. Transportul la si de la locul de munca al angajatilor in alte conditii decat cele mentionate la alin. (3), este considerat uz personal al vehiculului.

Se considera ca un vehicul nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice, in sensul art. 145^1 alin. (1) din Codul fiscal, in situatia in care, pe langa utilizarea in scopul activitatii economice, vehiculul este utilizat ocazional sau de o maniera continua si pentru uz personal.

Daca vehiculul este utilizat atat pentru activitatea economica, cat si pentru uz personal, se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului si a taxei aferente cheltuielilor legate de acesta. Persoana impozabila care aplica deducerea limitata de 50% nu trebuie sa faca dovada utilizarii vehiculului in scopul activitatii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs prevazute la alin. (2). Prin limitarea la 50% a dreptului de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului de vehicule rutiere motorizate si a taxei aferente cheltuielilor legate de aceste vehicule, se intelege limitarea deducerii taxei care ar fi deductibila in conditiile prevazute la art. 145 si la art. 146 - 147^1 din Codul fiscal.

Acelasi tratament fiscal, respectiv limitarea cu 50%,  se aplica si in cazul cheltuielilor aferente utilizarii autoturismului asigurari, reparatii, rovinete, etc).

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Contabilitatea organizatiilor non-profit

Vezi AICI detalii

Cu toate acestea,  in opinia mea, diferenta de 50% nu trebuie considerata avantaj natura pentru administratorul respectiv  astfel incat suma rezultata din limitarea dreptului de deducere TVA si a cheltuielilor aferente  sa reprezinte baza de calcul pentru impozitul pe venituri din salarii sau asimilate salariilor  si contributii (sociale si de de asigurari sociale de sanatate).  Reprezinta avantaj in natura doar utilizarea integrala a autoturismului in scop personal.  

Pentru aplicarea acestui tratament fiscal nu este relevant faptul ca  autoturismul respectiv este  condus de catre  administratorul  societatii  deoarece acesta  se incadreaza in categoria  salariati  conform prevederilor  de la punctul 45^1 alin. (3) de aplicare a art. 145^1  Prin angajati se intelege salariatii, administratorii societatilor comerciale, directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii si persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care persoana impozabila suporta drepturile legale cuvenite acestora.

 In  alta ordine de idei, trebuie retinut faptul ca decursul unui an fiscal, tratamentul fiscal aplicabil achizitiilor aferente unui autoturism care nu se incadreaza la exceptii poate fi modificat in fiecare perioada fiscala de raportare, in functie de modul de utilizare efectiva al autoturismului.  De exemplu, daca utilizarea aceluiasi  autoturism  nu contribuie din anul 2016  la realizarea operatiunilor enumerate mai sus, adica autoturismul este utilizat exclusiv in scop personal sau pentru a fi pus, gratuit,  la dispozitia altor persoane, limitarea se efectueaza 100% atat d.p.d.v. al impozitului pe profit cat si al TVA. In acest caz, se considera cheltuiala nedeductibila si amortizarea autoturismului.

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Georgeta Serban Matei - Consultant fiscal si expert contabil