Organizarea contabilitatii de gestiune. Cum facem monografia contabila si ce etape tin de organizarea contabilitatii?

In cele ce urmeaza, stabilim care sunt etapele pentru organizarea contabilitatatii de gestiune a firmei avand in vedere obiectul sau de activitate: Fabricarea tablourilor electrice la comanda clientului, cu mentiunea ca exista urmatoarele tipuri de cheltuieli lunare inregistrate in contabilitatea financiara:
- cheltuieli cu materiile prime si materiale,
- cheltuieli cu materialele consumabile, cu combustibilul, cu obiectele de inventar, cu papetarie, cu uz gospodaresc, cu energia si apa, cu gazele, cu telefoanele, cu intretinerea si reparatiile, cu asigurarile, cu chiriile, cu protocolul, cu transportul de personal, cu prestarile de servicii, cu comisioanele bancare, cu salariile, cu taxele locale, cu amortizarea, cu impozitul pe profit.

Iata raspunsul oferit de specialist:

Contabilitatea de gestiune are in vedere prevederile OMFP 1826/2003.  Contabilitatea de gestiune ofera informatii de natura financiara si nefinanciara necesare unei gestionari eficiente a patrimoniului, precum:
 - informatii legate de costul bunurilor, lucrarilor, serviciilor, pentru persoanele juridice care desfasoara activitati de productie, prestari de servicii, precum si de costul bunurilor vandute pentru persoanele juridice care desfasoara activitate de comert;
- informatii care stau la baza bugetarii si controlului activitatii de exploatare;
 - informatii necesare analizelor financiare in vederea fundamentarii deciziilor manageriale privind conducerea activitatii interne;
- alte informatii impuse de realizarea unui management performant.
    
La organizarea contabilitatii de gestiune se va urmari ca informatiile obtinute sa satisfaca atat necesitatile de informare existente, cat si pe cele in continua schimbare.
 Contabilitatea de gestiune se organizeaza de administratorul societatii.

Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Totul despre documentele de contabilitate primara Solutii de organizare a gestiunilor

Vezi AICI detalii

Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024

Vezi AICI detalii

Contabilitatea de gestiune se poate organiza prin utilizarea conturilor specifice din clasa 9, fie prin dezvoltarea conturilor din contabilitatea financiara.
Procedeele si tehnicile utilizate in contabilitatea de gestiune se stabilesc in functie de caracteristicile calitative ale informatiilor cerute de utilizatori, precum si de particularitatile activitatii desfasurate productie, prestari servicii, comert.   

Calculatia costurilor are rolul de a identifica si evalua toate consumurile implicate in determinarea costurilor.
Astfel, se pot grupa si repartiza cheltuielile efectuate pe locuri (centre) de calculatie, iar in cadrul acestora, gruparea se poate face pe articole de calculatie si pe purtatori de costuri.

In scopul determinarii costurilor unitare astfel incat bunurile, lucrarile, serviciile sa poata fi evaluate si recunoscute in contabilitatea financiara, iar preturile de vanzare sa poata fi stabilite si verificate, precum si pentru analiza costurilor si a eficientei activitatii, in contabilitatea de gestiune cheltuielile se clasifica in:
- costuri de achizitie;
- costuri de productie;
- costuri de prelucrare;
 - cheltuieli ale perioadei.

    Costul de productie sau de prelucrare al stocurilor, precum si costul de productie al imobilizarilor cuprind cheltuielile directe aferente productiei, si anume: materiale directe, energie consumata in scopuri tehnologice, manopera directa si alte cheltuieli directe de productie, costul proiectarii produselor, precum si cota cheltuielilor indirecte de productie alocata in mod rational ca fiind legata de fabricatia acestora.
       
Pentru calculul costurilor bunurilor, lucrarilor, serviciilor si al costurilor perioadei, cheltuielile inregistrate in contabilitatea financiara dupa natura lor se grupeaza in contabilitatea de gestiune astfel:
• Cheltuieli directe
Cheltuielile directe sunt acele cheltuieli care se identifica pe un anumit obiect de calculatie inca din momentul efectuarii lor si se includ direct in costul obiectelor respective.
Cheltuielile directe cuprind: costul de achizitie al materiilor prime si materialelor directe consumate, energia consumata in scopuri tehnologice, manopera directa (salarii, asigurari si protectia sociala etc.), alte cheltuieli directe.

• Cheltuieli indirecte
   
Aceste cheltuieli privesc obtinerea mai multor produse, executarea mai multor lucrari, servicii sau comenzi, respectiv faze, activitati etc., sau chiar entitatea in ansamblul ei.
Includerea cheltuielilor indirecte in costul obiectelor de calculatie/ purtatorilor de cost se realizeaza in mod indirect, prin repartizare, pe baza unor procedee rationale, aplicate cu consecventa, adecvate tipului de cheltuieli care urmeaza a fi repartizate si obiectelor/purtatorilor de costuri asupra carora se repartizeaza.

 In acesta categorie se includ cheltuieli, cum ar fi:
-  materii prime si materiale indirecte;
-  cheltuieli indirecte privind forta de munca;
- alte cheltuieli atribuibile obiectului de calculatie.

Cheltuielile indirecte de productie cuprind:
- regia fixa de productie, formata din acele costuri indirecte de productie care raman relativ constante indiferent de volumul productiei, cum sunt: amortizarea utilajelor si echipamentelor, intretinerea sectiilor si utilajelor, costuri de depozitare si manipulare a materiilor prime, a materialelor consumabile si productiei in curs, precum si costurile de conducere si administrare a sectiilor;

Alocarea regiei fixe asupra costurilor se face pe baza capacitatii normale de productie.
Pentru stabilirea nivelului real al activitatii pot fi luate in calcul: volumul productiei realizate, orele de functionare a utilajelor, gradul de utilizare a capacitatilor de productie sau alti factori.
In functie de specificul organizarii activitatii de productie, regia fixa nealocata se poate urmari pe fiecare loc de cost.
Valoarea regiei fixe alocate fiecarei unitati produse nu se majoreaza ca urmare a obtinerii unei productii scazute sau a neutilizarii unor active.

Regia fixa nealocata este recunoscuta drept cheltuiala in perioada in care a aparut. In exercitiile in care se inregistreaza o productie neobisnuit (anormal) de mare, valoarea regiei fixe alocate fiecarei unitati produse nu poate fi mai mare decat regia fixa efectiva, astfel incat, din considerente de prudenta, stocurile sa nu fie evaluate la o valoare mai mare decat costul lor.
 -regia variabila de productie consta in acele costuri indirecte de productie care variaza direct proportional sau aproape direct proportional cu volumul productiei, cum sunt costurile indirecte cu materiile prime, materialele si cu forta de munca.

Regia variabila este alocata productiei realizate, corespunzator folosirii capacitatii de productie.  
Atunci cand costurile de productie nu se pot identifica distinct, pentru fiecare produs in parte, acestea se aloca pe baza unei metode rationale aplicate cu consecventa (ex. procedeul diviziunii simple, procedeul cantitativ, procedeul indicilor de echivalenta, procedeul echivalarii cantitative a produsului secundar cu produsul principal, procedeul deducerii valorii produselor secundare etc.).

Cheltuielile indirecte de productie se repartizeaza asupra costului comenzilor utilizand o baza de repartizare. Aceasta baza poate fi: salariile directe si asigurarile aferente, materiile prime si materialele, cheltuielile directe, etc.

De exemplu
Baza de repartizare = materii prime si materiale directe
Cheltuieli indirecte de repartizat = total cheltuieli indirecte – regia fixa neincorporabila (suma ce se recunoaste in cheltuiala perioadei)  
Coeficient de repartizare        Cheltuieli indirecte de repartizat/ Baza de repartizare

Cheltuieli de desfacere
• Cheltuieli generale de administratie nu sunt incluse in costul activelor fiind considerate cheltuieli ale perioadei, exceptie facand situatiile in care se demonstreaza ca in anumite conditii de exploatare aceste costuri se pot include in costul bunurilor numai in masura in care reprezinta costuri suportate pentru a aduce bunurile in forma si in locul in care se gasesc in prezent

Alegerea metodei de organizare a calculatiei costurilor si implicit a contabilitatii de gestiune  este la latitudinea conducerii fiecarei persoane juridice in functie de o serie de factori si anume, specificul organizarii si tehnologiei productiei, sistemul de programare, lansare si urmarire a productiei, necesitatile manageriale etc.
•  metoda costului standard,
• metoda pe comenzi,
• metoda pe faze,
• metoda globala,
• metoda direct costing
•  alte metode adoptate de persoana juridica in functie de modul de organizare a productiei, specificul activitatii, particularitatile procesului tehnologic si de necesitatile proprii.
Pentru activitatea mentionata de dum
neavoastra se poate aplica fie metoda costului standarda daca tablourile electrice realizate sunt standard fie metoda pe comenzi, daca acestea difera de la o comanda la alta.

Metoda costului standard ia in considerare nivelul normal al consumului de materiale si consumabile, al manoperei, si al capacitatii de productie.
Este necesar sa se faca revizuirea periodica a acestor costuri pentru a reflecta realitatea economica.

Fundamentarea costului standard presupune:
•  Calculul standardelor pentru materiale
Calculul standardelor pentru materiale are la baza consumul standard pentru materiale si preturile de aprovizionare standard.
Determinarea consumului standard se realizeaza pe baza unor examinari analitico-tehnice, luandu-se in calcul cantitatea necesara, tipodimensiunea, calitatea, posibilitati de procurare.
Relatia de calcul a costului standard la materiale este :
Cost standard material = consum standard material x pret achizitie material

• Calculul standardelor pentru manopera
Calculul standardelor pentru manopera - are la baza normele de timp si tarifele de salarizare standard.

Norma de timp se stabileste pe operatii pornind de la procesele tehnologice standard si procedeele de masurare a timpului de lucru.
 Timpii astfel stabiliti (timp de munca normal si suplimentar) se inscriu in documentatia tehnica privind fabricarea produselor.
Costul standard pentru manopera se determina astfel:
Cost standard manopera= norma de timp x tariful de salarizare
procesul de productie concomitent un produs principal si unul sau mai multe produse secundare si nu exista alta posibilitate de separare a cheltuielilor pe fiecare produs in parte.

Metoda pe comenzi - Obiectul calculatiei il constituie comanda de productie. Se utilizeaza in firmele cu o productie individuala sau de serie mica, unde produsul final rezulta prin asamblarea unor parti componente.
In cadrul acestei metode:
•  Purtatorul de cheltuieli folosit in antecalculatie este produsul, iar cel utilizat pentru urmarirea costurilor de productie este comanda;
• Implica determinarea cantitativa si valorica a productiei neterminate in etapa de postcalcul, datorita variatiei pe care o prezinta acesta de la o perioada la alta;
• Obiectul comenzii difera in functie de modul de organizare a productiei;
• Calculatia costurilor dupa aceasta metoda are un caracter periodic.

Documente financiar contabile aferente activitatii de productie

- Bon de Predare, Transfer, Restituire
    
In cazul utilizarii ca bon de predare a produselor finite la depozit, acest document este document de predare la magazie a produselor finite, document justificativ pentru incarcare in gestiune,  document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate, sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei,  sursa de date pentru calculul si plata salariilor.
   
In cazul utilizarii ca bon de predare a semifabricatelor la magazie, documentul serveste ca document de predare la magazie sau intre sectii a semifabricatelor rezultate din productie. Totodata acest document este document justificativ pentru incarcare in gestiune si de inregistrare in contabilitate, sursa de date pentru calculul si plata salariilor.
    
- Bon de consum
Acest document serveste ca document de eliberare din magazie a materialelor   si materiilor prime consumate este document justificativ de scadere din gestiune si document justificativ de inregistrare in contabilitate.
 
Inregistrarea operatiunilor in contabilitatea de gestiune

Preluarea cheltuielilor activitatii de baza
- Materiale consumate si materii prime
          921                     =                   901       
Cheltuielile activitatii de baza       Decontari interne privind cheltuielile

 - manopera directa
          921                     =                   901      
Cheltuielile activitatii de baza       Decontari interne privind cheltuielile

Preluarea cheltuielilor indirecte:
- amortizari
          923                      =        901           
Cheltuieli indirecte de productie     Decontari interne privind cheltuielile

 - utilitati
          923                      =        901           
Cheltuieli indirecte de productie     Decontari interne privind cheltuielile

- materiale diverse
          923                      =        901           
Cheltuieli indirecte de productie     Decontari interne privind cheltuielile
 
Obtinerea produselor finite:
     931/tablou electric                      =    902/analitic productie                     
Costul productiei obtinute      Decontari interne privind productia obtinuta   

Repartizarea cheltuielilor indirecte:
         921/tablou             =         923                      
Cheltuielile activitatii de baza       Cheltuieli indirecte de productie    
 
Inregistrarea productiei neterminate
     933            =            921                
Costul productiei in curs de executie    Cheltuielile activitatii de baza            

Determinarea costului efectiv al productiei (cheltuieli directe + indirecte):
    902/analitic tablou                   =        921                
Decontari interne privind productia obtinuta  Cheltuielile activitatii de baza

Decontarea productiei obtinute si inchiderea conturilor de cheltuieli:
        901                =        931  /tablou                      
Decontari interne privind cheltuielile               Costul productiei obtinute      
                                                                                                                                     
Cheltuielile mentionate de dumneavoastra se impart in
cheltuieli directe -cheltuieli cu mat prime si materiale, chelt cu materialele consumabile,  manopera directa (ore munca x salariu /ora) determinate specific pe baza bonurilor de consum si a devizului intocmit.

Aceste cheltuieli se repartizeaza pe fiecare produs finit in parte conform consumului specific, din deviz.
cheltuieli indirecte - combustibil, materiale de inventar,  energia si apa aferenta productiei, intretinerea si reparatiile aferente utilajelor, amortizarea, salarii indirecte, chirie. Aceste cheltuieli se repartizeaza proportional cu o cheie de repartizare aleasa.

Cheltuielile cu papetaria, uz gospodaresc, cu telefoanele, asigurarile, cu protocolul, cu prestarile de servicii, cu comisioanele bancare, cu taxele locale, cu impozitul pe profit nu se cuprind in costul de productie se recupereaza prin marja de profit.                

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Gabi Popescu - Auditor financiar