Factura - cand trebuie emisa, ce informatii trebuie sa cuprinda, exceptii si corectarea datelor gresite

Reprezentatii ANAF Iasi au elaborat un material complet despre factura - de la definitie si situatiile in care trebuie emisa pana la corectarea datelor.

Din punct de vedere al TVA, livrarile de bunuri si prestarile de servicii trebuie inscrise intr-o factura. Sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hartie ori in format electronic, daca acestea indeplinesc conditiile stabilite in Codul fiscal.

Orice document sau mesaj care modifica si care se refera in mod specific si fara ambiguitati la factura initiala are acelasi regim juridic ca o factura.

Prin factura electronica se intelege o factura care contine informatiile solicitate in Codul fiscal si care a fost emisa si primita in format electronic.

In cazul in care este obligatorie ajustarea bazei impozabile, daca furnizorul de bunuri/prestatorul de servicii nu emite factura de corectie, beneficiarul trebuie sa emita o autofactura in vederea ajustarii taxei deductibile, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care au intervenit evenimentele respective.

Cand trebuie emisa o factura?

Persoana impozabila trebuie sa emita o factura catre fiecare beneficiar, in urmatoarele situatii:

a) pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii efectuate;
b) pentru fiecare vanzare la distanta pe care a efectuat-o;
c) pentru livrarile intracomunitare de bunuri;
d) pentru orice avans incasat in legatura cu una dintre operatiunile mentionate la lit. a) si b).

Cand NU este obligatorie emiterea unei facturi?

Prin exceptie, persoana impozabila nu are obligatia emiterii de facturi pentru operatiunile scutite fara drept de deducere a taxei.
Persoana inregistrata in scopuri de TVA trebuie sa autofactureze fiecare livrare de bunuri sau prestare de servicii catre sine.

Persoana impozabila este scutita de obligatia emiterii facturii pentru urmatoarele operatiuni, cu exceptia cazului in care beneficiarul solicita factura:

a) livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale;

b) livrarile de bunuri si prestarile de servicii, altele decat cele mentionate la lit. a), furnizate catre beneficiari persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fara nominalizarea cumparatorului, cum ar fi: transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau abonamentelor, accesul pe baza de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, targuri, expozitii;

c) livrarile de bunuri si prestarile de servicii, altele decat cele mentionate la lit. a) si b), furnizate catre beneficiari, persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului, cum sunt: livrarile de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcari auto a caror contravaloare se incaseaza prin automate, servicii de reincarcare electronica a cartelelor telefonice preplatite.

Persoana impozabila care nu are obligatia de a emite facturi, poate opta pentru emiterea facturii. Persoana impozabila care are obligatia, precum si persoana impozabila care opteaza pentru emiterea facturii , pot emite facturi simplificate in oricare dintre urmatoarele situatii:

a) atunci cand valoarea facturilor, inclusiv TVA, nu este mai mare de 100 euro ;
b) In cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factura.

Pentru livrarile intracomunitare de bunuri, persoana impozabila are obligatia de a emite o factura cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.

Pentru alte operatiuni decat livrarile intracomunitare de bunuri, persoana impozabila are obligatia de a emite o factura cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa. De asemenea, persoana impozabila trebuie sa emita o factura pentru suma avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri/prestare de servicii cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a incasat avansurile, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa.

Ce informatii trebuie sa cuprinda o factura?

Factura cuprinde in mod obligatoriu urmatoarele informatii:

a) numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic;
b) data emiterii facturii;
c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii;
d) denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, conform art. 316, ale reprezentantului fiscal;
f) denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;
g) denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare ale reprezentantului fiscal;
h) denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si particularitatile in definirea bunurilor, in cazul livrarii intracomunitare de mijloace de transport noi;
i) baza de impozitare a bunurilor si serviciilor ori, dupa caz, avansurile facturate, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar;
j) indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei;
k) In cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul
furnizorului, mentiunea "autofactura;"
l) In cazul in care este aplicabila o scutire de taxa, trimiterea la dispozitiile aplicabile din Codul fiscal sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
m) In cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, mentiunea "taxare inversa";
n) In cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, mentiunea "regimul marjei - agentii de turism";
o) daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile "regimul marjei - bunuri second-hand", "regimul marjei - opere de arta" sau "regimul marjei - obiecte de colectie si antichitati", dupa caz;
p) In cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii, mentiunea "TVA la incasare";
r) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeasi operatiune.

Facturile emise in sistem simplificat - ce informatii trebuie sa cuprinda

Facturile emise in sistem simplificat trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii:

a) data emiterii;
b) identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
c) identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;
d) suma taxei colectate sau informatiile necesare pentru calcularea acesteia;
e) In cazul documentelor sau mesajelor tratate drept, o referire specifica si clara la factura initiala si la detaliile specifice care se modifica.

Sumele indicate pe factura se pot exprima in orice moneda cu conditia ca valoarea TVA colectata sau de regularizat sa fie exprimata in lei. In situatia in care valoarea taxei colectate este exprimata intr-o alta moneda, aceasta va fi convertita in lei.
Semnarea si stampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie sa le contina factura.

Persoana impozabila trebuie sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite.

Corectarea informatiilor inscrise in facturi: cum se face?

Corectarea informatiilor inscrise in facturi sau in alte documente care tin loc de factura se efectueaza astfel:

a) In cazul in care factura nu a fost transmisa catre beneficiar, aceasta se anuleaza si se emite o noua factura;
b) In cazul in care factura a fost transmisa beneficiarului, fie se emite o noua factura care trebuie sa cuprinda, pe de o parte, informatiile din factura initiala, numarul si data facturii corectate, valorile cu semnul minus sau, dupa caz, o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, iar, pe de alta parte, informatiile si valorile corecte, fie se emite o noua factura continand informatiile si valorile corecte si concomitent se emite o factura cu valorile cu semnul minus sau, dupa caz, cu o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, in care se inscriu numarul si data facturii corectate.