Reconstituirea documentelor justificative si financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente financiar-contabile si justificative, contribuabilul va lua masuri de reconstituire a acestora in termen de cel mult 30 de zile de la constatare prin intocmirea unui dosar de reconstituire.

Contribuabilul care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative ori financiar-contabile are obligatia sa incheie un proces-verbal care trebuie sa cuprinda: datele de identificare a documentului disparut; numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului; data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv iar daca pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune sunt incunostintate imediat organele de urmarire penala.

Formularele cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, pierdute sau sustrase, se declara nule in Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, dupa sesizarea organelor de drept.

In cazul in care documentul disparut provine de la un alt contribuabil, reconstituirea se va face de contribuabilul care a emis documentul, la cererea scrisa a contribuabilului care a cerut documentul in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii.

Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea „Reconstituit”, cu specificarea numarului si a datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea si constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in evidenta contabila in partida simpla.

Atentie! Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in evidenta contabila in partida

simpla, situatie in care paguba este suportata de cei vinovati. In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal impreuna cu care se ataseaza la dosarul de reconstituire.

Arhivarea si pastrarea documentelor justificative si financiar-contabile

Contribuabilii care obtin venituri din activitati independente si conduc evidenta contabila in partida simpla au obligatia sa pastreze in arhiva lor registrele de contabilitate, documentele financiar-contabile, precum si documentele justificative care stau la baza inregistrarii in evidenta contabila in partida simpla.
Termenul de pastrare a Registrului-jurnal de incasari si plati, a Registrului-inventar, precum si a documentelor justificative si financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii anului fiscal in cursul caruia au fost intocmite iar statele de salarii se pastreaza timp de 50 de ani.

In cazul incetarii activitatii contribuabilului, documentele se predau la arhivele statului in conformitate cu dispozitiile Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, daca legea nu dispune altfel. (Sursa: ANAF)