Studiu de caz: Stabilirea documentelor justificative in cazul deplasarii externe

Valabil la 7.09.2011

In cadrul unei societati de transporturi se executa un transport pe teritoriul UE, alimentarile de motorina si plata taxei de autostrada fiind facute cu cardul atasat la un cont bancar al firmei, de catre sofer. De asemenea, transferul banilor se face tot dintr-un cont curent al firmei. Cum vor fi inregistrate aceste cheltuieli in contabilitate, bonurile fiind din UE? Care vor fi documentele financiar-contabile? Va trebui intocmit un decont separat pentru bonurile platite cu cardul fata de cele platite cash sau va fi considerat extrasul de cont drept document justificativ?

Se considera ca in aceasta situatie se vor aplica prevederile de la art. 12 alin. (2) din HG 518/1995 privind drepturile si obligatiile personalului roman trimis in strainatate (delegare), ce stabileste ca sumele platite in valuta pentru deplasarile in strainatate se justifica prin prezentarea documentelor pe care au fost utilizate acele sume, cu exceptia cheltuielii cu diurna, ce se evidentieaza separat.
 
Se observa ca legiuitorul nu a stabilit ce tipuri de documente trebuie prezentate la justificarea sumelor cheltuielilor in valuta, iar in plus a prevazut conform art. 12 alin. (3) din actul normativ mai sus amintit ca daca statul unde se efectueaza achizitiile, retin documentele eliberate pentru achizitii sau nu se elibereaza astfel de documente, atunci justificarea cheltuielilor se face pe declaratie pe proprie raspundere.
 
In aceasta situatie, se considera ca documentele justificative eliberate de alte state vor avea functionalitatea similara celor din reglementarile interne conform OMFP 3512/2008, privind documentele utilizate in activitatea financiar contabila.
 
Astfel, consideram documente justificative pentru cheltuieli bonurile eliberate de casele de marcat fiscale pentru combustibili, eventuale taxe de autostrada, traversari poduri, bonurile cu valoare fixa si facturile de achizitii pentru celelalte tipuri de servicii achizitionate. Nu consideram extrasul de cont ca un document justificativ pentru cheltuieli in legatura cu achizitii ci un document ce atesta platile.
 
Procedural, din punctul de vedere al numarului de deconturi de deplasare intocmite, in legatura cu o singura deplasare, legiuitorul nu a prevazut un numar minim sau maxim, astfel, consideram ca se pot intocmi atatea cate sunt necesare pentru justificarea si inregistrarea corecta in inregistrarile contabile a operatiilor economice aferente.
 
De asemenea, se poate avea in vedere faptul ca, in practica, cei mai multi dintre cei care fac deplasari in strainatate intocmesc un singur decont pentru o singura deplasare.