Ne lipsesc documentele justificative. Cum inregistram cheltuielile?

Stim ca astazi timpul este cat se poate de pretios, asa ca ne rezumam solutiile in opinii cat mai succinte, oferind in acelasi timp exact informatiile de care aveti nevoie. Vom ilustra astfel procedura corecta pe care o aplicam in cazul in care o societate inregistreaza cheltuieli nedeductibile in contabilitate si isi reduce impozitul pe dividende. Vom vedea in ce masura exista o limita pentru aceste cheltuieli si daca este nevoie ca aceste plati sa fie inregistrate deoarece se fac din banii firmei, dar nu exista documente justificative.

Raspuns:

Prevederile Codului Fiscal definesc la art. 7, pct. 12, notiunea de dividend ca fiind o distribuire in bani sau in natura, efectuata de societatea comerciala actionarilor/asociatilor, drept consecinta a detinerii de titluri de participare la respectiva societate comerciala, cu exceptiile expres reglementate (de ex: o distribuire efectuata in legatura cu lichidarea unei persoane juridice, a reducerii capitalului social, o distribuire de prime de emisiune, proportional cu partea ce se cuvine fiecarui participant etc.). Din punctul de vedere al Codului fiscal , suma platita de o societate comerciala pentru bunurile sau serviciile furnizate catre un actionar/asociat in scopul personal al acestuia, este tratata drept dividend. Aceasta nu inseamna ca societatea trebuie sa obtina neaparat profit contabil pe care sa-l repartizeze la dividende. Se creeaza numai obligatia platii impozitului pentru sumele acordate.

Impozitul pe sumele considerate dividende, se plateste la bugetul de stat pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei in care s-au efectuat aceste plati pentru servicii sau produse.

Din punct de vedere contabil inregistrarea in evidenta proprie se poate face astfel:

-          primirea facturii cu produse


            %                    =                     401                             1.240 lei

                                   "Furnizori"

371

"Marfuri"                                                                                1.000 lei

4426                                                                           240 lei

"TVA deductibila"    

-          scoaterea din evidenta a marfurilor acordate asociatului

607                 =                     371                             1.000 lei
"Cheltuieli privind                 "Marfuri"
marfurile"     

            635                 =                     4427                              240 lei
"Cheltuieli cu alte                  "TVA colectata"
impozite, taxe si
varsaminte asimilate"   

-          stabirea impozitului pe dividende

6588               =                     446                               198 lei
"Alte cheltuieli de                  "Alte impozite, taxe si
exploatare"                            varsaminte asimilate"

Suma de 198 lei trebuie retinuta de la asociat.

Cheltuielile inregistrate in ct. 607 "Cheltuieli privind marfurile" si ct. 635 " Cheltuieli cu alte impozite, taxe si varsaminte asimilate" sunt cheltuieli nedeductibile pentru societate conform dispozitiilor Codului fiscal , cu modificarile si completarile ulterioare, art. 21, alin. (4), lit. e).

In cazul in care suma de 198 de lei inregistrata in ct. 6588 "Alte cheltuieli de exploatare" este suportata de societate si aceasta este considerata cheltuiala nedeductibila.

De mentionat este faptul ca, inregistrarile in evidenta contabila proprie trebuie sa aiba la baza inscrisuri care, dobandesc calitatea de documente justificative atunci cand pe seama lor se fac consemnarile.

Documentele justificative sunt cele aprobate de OMRF 3512/2008, act normativ potrivit caruia documentele justificative trebuie sa asigure informatii cu privire la datele de identificare ale persoanei care il intocmeste, numarul si data documentului, denumirea acestuia, continutul operatiunii economice, datele destinatarului, persoanele care semneaza si calitatea lor, cantitate, valoare etc.

Anumite inscrisuri, cum sunt de ex., bonurile fiscale emise de casele de marcat electronice in baza prevederilor OUG 28/1999, cu modificarile si completarile ulterioare, atesta efectuarea platii si se anexeaza la registrul de casa, dar ele pot fi considerate documente justificative numai daca sunt insotite de factura, iar in cazul intrarii in gestiune a unor bunuri achizitionate, de alte documente avizate de persoana care a aprobat si efectuarea cheltuielilor respective: ordin de deplasare, decont de cheltuieli etc.

Acele cheltuieli care nu sunt aferente activitatii societatii mai degraba nu ar trebui inregistrate.