Refuzuri privind cantitatea bunurilor livrate. Cum facem inregistrarile contabile?

In randurile urmatoare, vom analiza cazul unei societati care livreaza cereale pe baza de avize, ulterior urmand facturarea. Cantitatea care iese pe avize, de exemplu 900 tone, este cantarita electronic pe acelasi cantar al unitatii pe care anterior a intrat. Prin contract, s-a stabilit ca receptia finala cantitativa este la client.

Cantarul partenerului a aratat o cantitate finala de 898 tone, care va fi si facturata de noi (898 to * 950 ron/to - pretul din contract). In gestiune cel putin, dar si in contabilitate, se face scaderea a 900 de tone din stoc aferenta acestei vanzari (900 * 750 ron/to - costul la care este inregistrata marfa) deoarece intrarile si iesirile sunt operate pe baza aceluiasi instrument de masura, respectiv cantarul electronic al unitatii.

Vom vedea insa cum se va inregistra diferenta de cantar de 2 tone, atat cantitativ, cat si valoric si ce documente se intocmesc. De asemenea, vom stabili, in cazul in care avem si diferente pozitive de cantar (in acest exemplu: facturate 902 to in loc de 900 to), cum inregistram plusul de 2 to.

Nota. Transportul e efectuat de societatea care livreaza.


Solutia consultantului:

In cazul in care beneficiarul constata diferente la receptia produselor (in minus sau in plus) acesta va intocmi Nota de receptie si constatare de diferente (Cod 14-3-1A). Conform Normei specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobata prin OMEF 3512/2008, acest formular serveste ca:
   - document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
   - document justificativ pentru incarcare in gestiune;
   - document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se foloseste ca document de receptie obligatoriu numai in cazul:
   - bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite;
   - bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;
   - bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
   - bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;
   - bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;
   - marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare.

In alte cazuri decat cele mentionate la lit. b), receptia si incarcarea in gestiune, dupa caz, si inregistrarea in contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.).
Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In situatia in care la receptie se constata diferente, Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita.
In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.
Datele de pe verso formularului se completeaza numai atunci cand se constata diferente la receptie.

Circula:
   - la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a bunurilor materiale receptionate (toate exemplarele);
   - la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate (toate exemplarele), precum si pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasata la documentele de livrare (factura sau avizul de insotire a marfii);
   - la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
   - denumirea unitatii;
   - denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
   - numarul facturii/avizului de insotire al marfii etc., dupa caz;
   - numarul curent; denumirea bunurilor receptionate; U/M; cantitatea conform documentelor insotitoare; cantitatea receptionata, pretul unitar de achizitie si valoarea, dupa caz;
   - numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei de receptie, in conditiile in care se face receptia marfii primite direct de la furnizor sau data primirii in gestiune si semnatura gestionarului in situatia in care apar diferente;
   - pretul de vanzare si valoarea la pret de vanzare, dupa caz, pentru unitatile cu amanuntul.

In conditiile in care nu se inscriu datele valorice in Nota de receptie si constatare de diferente, este obligatoriu ca aceste date sa se regaseasca intr-un alt document justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a valorii bunurilor.

Astfel, un exemplar din acest document se  transmite si furnizorului, pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

Potrivit art. 138 lit. b) din Codul fiscal, baza de impozitare a taxei pe valoare adaugata se reduce in cazul refuzurilor totale sau partiale privind cantitatea, calitatea ori preturile bunurilor livrate sau ale serviciilor prestate, precum si in cazul anularii totale ori partiale a contractului pentru livrarea sau prestarea in cauza ca urmare a unui acord scris intre parti sau ca urmare a unei hotarari judecatoresti definitive si irevocabile sau in urma unui arbitraj.

Punctul  20 alin.(1) din Titlul VI al Normelor metodologice de aplicare a Legii 571/2003 privind Codul fiscal stabileste ca, in situatiile prevazute la art. 138 din Codul fiscal, in situatiile prevazute la art. 138 din Codul fiscal, furnizorii de bunuri si/sau prestatorii de servicii isi ajusteaza baza impozabila a taxei dupa efectuarea livrarii/prestarii sau dupa facturarea livrarii/prestarii, chiar daca livrarea/prestarea nu a fost efectuata, dar evenimentele prevazute la art. 138 din Codul fiscal intervin ulterior facturarii si inregistrarii taxei in evidentele persoanei impozabile. In acest scop furnizorii/prestatorii trebuie sa emita facturi cu valorile inscrise cu semnul minus cand baza de impozitare se reduce sau, dupa caz, fara semnul minus, daca baza de impozitare se majoreaza, care vor fi transmise si beneficiarului.

Prevederile acestui alineat se aplica si pentru livrari intracomunitare. In cazul in care persoanele obligate la aplicarea sistemului TVA la incasare se afla in situatiile prevazute la alin. (1), se aplica prevederile art. 1342 alin. (10) si (11) din Codul fiscal. In acest scop furnizorii/prestatorii trebuie sa emita facturi cu valorile inscrise cu semnul minus, cand baza de impozitare se reduce, ori, dupa caz, fara semnul minus, daca baza de impozitare se majoreaza, care vor fi transmise si beneficiarului, indiferent daca taxa aferenta este sau nu exigibila. Beneficiarii au obligatia sa ajusteze dreptul de deducere exercitat initial, potrivit prevederilor art. 148 alin. (1) lit. b) si art. 149 alin. (4) lit. e) din Codul fiscal, numai pentru operatiunile prevazute la art. 138 lit. a)-c) si e) din Codul fiscal. Prevederile acestui alineat se aplica si pentru achizitiile intracomunitare.

Asadar, pentru bunurile refuzate de clienti, in baza Notei de receptie si constatare diferente se va emite o factura cu valorile inscrise cu semnul minus (pentru diferentele in minus) si cu semnul plus (pentru diferentele in plus).

Din punct de vedere contabil, punctul 188 alin. (3) din Reglementarile contabile conforme cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene aprobate prin OMFP 3055/2009 stabileste ca, in cazul marfurilor returnate de clienti in acelasi exercitiu financiar in care a avut loc operatiunea de vanzare, se corecteaza conturile 411 «Clienti», 707 «Venituri din vanzarea marfurilor», 607 «Cheltuieli privind marfurile» si 371 «Marfuri».

In cazul in care marfurile returnate se refera la o vanzare efectuata in exercitiul financiar precedent, corectia se inregistreaza la data bilantului in contul 418 «Clienti - facturi de intocmit», respectiv contul 408 «Furnizori - facturi nesosite» si se reflecta in situatiile financiare ale exercitiului pentru care se face raportarea daca sumele respective se cunosc la data bilantului. Tratamentul TVA in aceste situatii este cel prevazut de legislatia in domeniu."

Pentru situatia prezentata consideram corecte urmatoarele inregistrari contabile:

Diferente in minus - inregistrari in rosu
Diferente in plus - inregistrari in negru

1. Inregistrarea facturii pentru diferentele cantitative:

        4111        =        %
            "Clienti"                
                        707
                      "Venituri din vanzarea marfurilor"
                        4427
"TVA colectata"

607        =        371
      "Cheltuieli privind marfurile"          "Marfuri"

Pentru diferentele in minus se inregistreaza descarcarea produselor prin formula contabila:

        607        =        371
      "Cheltuieli privind marfurile"          "Marfuri"

Pentru diferentele in plus se inregistreaza plusul de inventar prin formula contabila:

        371        =        607
                   "Marfuri"            "Cheltuieli privind marfurile"

In vederea eliminarii acestor diferente apreciem ca societatea trebuie sa intreprinda demersurile necesare pentru a stabili eventuale cauze care conduc la aceste diferente (verificarea cantarelor, eliminarea posibilitatii ca marfurile sa fie degradate/sustrase pe timpul transportului s.a.).