Sediu social in locuinta personala. Cum decontam utilitatile?

O persoana fizica este actionar la doua SRL-uri cu sediul social declarat la aceeasi adresa de domiciliu. Vom vedea cum pot fi decontate pentru fiecare societate cheltuielile cu utilitatile si cum se poate determina consumul pentru fiecare firma. In acest sens, vom vedea care sunt documentele de intocmit de catre cei care au infiintat societatile.

Solutia consultantului:

Din punctul de vedere al impozitului pe profit sint aplicatibe dispozitiile art. 21 alin. (3) litera m) din Codul fiscal:

"Urmatoarele cheltuieli au deductibilitate limitata:
...
m) cheltuielile de functionare, intretinere si reparatii aferente unui sediu aflat in locuinta proprietate personala a unei persoane fizice, folosita si in scop personal, deductibile in limita corespunzatoare suprafetelor puse la dispozitia societatii in baza contractelor incheiate intre parti, in acest scop:"
completat de punctul 37 din normele metodologice date in aplicarea acestui articol:

" In cazul in care sediul unui contribuabil se afla in locuinta proprietate a unei persoane fizice, cheltuielile de functionare, intretinere si reparatii aferente sediului sunt deductibile in limita determinata pe baza raportului dintre suprafata pusa la dispozitie contribuabilului, mentionata in contractul incheiat intre parti, si suprafata totala a locuintei. Contribuabilul va justifica cheltuielile de functionare, intretinere si reparatii aferente sediului cu documente legale, cum sunt contractele incheiate cu furnizorii de utilitati si alte documente."
 
Deci, primul document care trebuie intocmit este un contract de comodat intre fiecare societate si proprietarul / proprietarii apartamentului, in care trebuie specificat in mod obligatoriu procentul (limita) din totalul suprafetei locuintei destinat utilizarii de catre societate si faptul ca societatea va suporta cheltuielile cu utilitatile si intretinerea.

Daca, totusi, exista acest contract, fiind necesar la constituirea societatilor la ONRC, trebuie verificat daca in cadrul lui sint specificate procentele pentru suprafata destinata desfasurarii activitatii de catre fiecare firma si daca in contract este prevazut faptul ca utilitatile si intretinerea platita la asociatia de proprietari se deconteaza de catre comodatari (societati) in baza procentului de ocupare a spatiului. Daca in cadrul contractului de comodat nu sint specificate toate acestea, trebuie intocmit un act aditional care sa prevada toate aceste aspecte.
 
In baza contractului, utilitatile si intretinerea se vor deconta de catre fiecare societate in parte astfel:
- se vor face 2 copii de pe facturile de utiltati care sint emise pe numele proprietarului si de pe documentul care atesta plata acestora si a intretinerii la bloc (cite o copie pentru fiecare societate);
- fiecare societate, in baza copiilor, va intocmi o situatie de calcul pentru fiecare tip de utilitate in parte, care ii revine in baza procentului stabilit in contract (sau in actul aditional); procentul se aplica la valoarea facturii cu TVA si / sau la valoarea chitantei cu care s-a achitat intretinerea;
- se va intocmi un decont de cheltuieli (cod 14-5-5) la final de luna, pe numele proprietarului, in care se vor enumera chitantele de plata a utilitatilor si a intretinerii, dar cu suma rezultata din calculul conform situatiei si se vor anexa copiile de pe facturi si chitante si situatia de calcul;
- plata prin registrul de casa a sumei totale a decontului se va face prin intocmirea unei dispozitii de plata (cod 14-4-4) pe numele proprietarului, care este si titularul decontului, pe care se va mentiona, la explicatii, "plata utilitati si intretinere conform contract comodat nr... din data de ... ";
- proprietarul care primeste banii va semna pe verso de primire.

Cheltuielile cu utilitatile si intretinerea, calculate in baza procentului stabilit in contract, vor fi deductibile daca sint respectate documentele de mai sus.
 
Din punctul de vedere al TVA-ului de pe facturile de utilitati emise pe numele proprietarului, chiar si in limita procentului stabilit in contractul de comodat, sint aplicabile prevederile art. 146 alin. (1) litera a) din Codul fiscal:

"(1) Pentru exercitarea dreptului de deducere a taxei, persoana impozabila trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

a) pentru taxa datorata sau achitata, aferenta bunurilor care i-au fost ori urmeaza sa ii fie livrate ori serviciilor care i-au fost ori urmeaza sa ii fie prestate in beneficiul sau de catre o persoana impozabila, sa detina o factura emisa in conformitate cu prevederile art. 155 [...]"
 
La art. 155 alin. (19) sint enumerate elementele obligatorii pe care trebuie sa le contina o factura. Astfel, la litera f) se prevede urmatorul element:

f) denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;"
 
Rezulta, in temeiul legal citat, ca TVA nu se poate deduce de pe factura de utilitati emisa pe numele proprietarului.
 
Monografia contabila este urmatoarea:

- la final de luna se inregistreaza cheltuilile dupa destinatii:
605 = 462 - cu suma aferenta luminii din factura de energie electrica;
605 = 462 - cu suma aferenta consumului de gaze din factura de gaze;
605 = 462 - cu suma aferenta din chitnata de intretinere.
- decontarea prin decontul de cheltuieli:
462 = 542
- plata prin registrul de casa:
542 = 5311.
 
Ca parere personala, va sfatuiesc, insa, sa analizati cu mare atentie consumul efectiv de utilitati (energie electrica si gaze) de catre firma si sa procedati la calculul fiecarui tip de cheltuiala cit mai aproape de consumul real al firmei.

E posibil ca aplicind procentul stabilit in contract sa reiasa o cheltuiala cu energia electrica / gazele pentru firma mai putin rezonabila si, la un eventual control, inspectorii sa recalculeze consumul si sa aplice dobinzi si penalitati de intirziere.

Tot prin contractul de comodat se pot stabili modalitati diferite de calcul pentru impartirea utilitatilor intre proprietari si firme in functie de consumrile reale ale firmei, astfel incit cheltuielile inregistrate in contabilitatea acestora sa fie cit mai reale.
 
Baza legala:

- OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.