Stiti ce documente sunt obligatorii in cazul unui control? Expertul contabil Olguta Crevelescu raspunde!

Discutam, prin cele ce urmeaza, cu expertul contabil Olguta Crevelescu, referitor la documentele obligatorii in cazul unui control. Subiectul furnizat de o speta concreta se refera la jurnalele, deciziile si rapoartele obligatorii in cadrul unei firme. Contribuabilul a dorit sa stie in ce masura trebuie sa existe "decizie, plaja numere facturi, alte decizii, registrul-inventar, jurnale vanzari-cumparari, fisa magazie", precum si unde vor trebuie evidentiate facturile stornate si ce documente sunt obligatorii in cazul unui control de fond.

Redam mai jos raspunsul dat de expertul contabil Olguta Crevelescu pentru speta de mai sus:

Potrivit prevederilor legii contabilitatii, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-1-2) si Cartea mare (cod 14-1-3). Manualul de politici contabile este obligatoriu pentru toate firmele din Romania, potrivit legislatiei in vigoare.

Potrivit Ordinului 2634/2015, entitatile vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, astfel:

- persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente;

- fiecare document va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce trebuie sa fie secvential(a), stabilit(a) de entitate. In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;

- entitatile vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz, prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document.

- Inventarierea patrimoniului (cel putin la data bilantului) in conformitate cu Ordinul 2.861/2009 al ministrului finantelor publice pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

- Registrul stocurilor, pe tipuri de gestiuni, Fisa de evidenta a materialelor de naturao biectelor de inventar in folosinta

- Registrul numerelor de inventar

Cartea Verde a Contabilitatii

Vezi AICI detalii

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

- Registrul de casa.

- Evidenta operatiunilor in ceea ce priveste taxa pe valoarea adaugata, este reglementata la art. 321 din Codul fiscal, cu normele de aplicare.

Fiecare persoana impozabila trebuie sa tina evidenta urmatoarelor documente:

- al doilea exemplar al facturilor sau altor documente emise de aceasta si legate de activitatea sa economica, conform prevederilor pct. 99 din Normele metodologice ale Codului fiscal;

- facturile sau alte documente primite si legate de activitatea sa economica;

- documentele vamale si, dupa caz, cele privind accizele legate de importul, exportul, livrarea intracomunitara si achizitia intracomunitara de bunuri realizate de respectiva persoana;

- facturile si alte documente emise sau primite de respectiva persoana pentru majorarea sau reducerea contravalorii livrarilor de bunuri, prestarilor de servicii, achizitiilor intracomunitare sau importurilor;
- un registru al nontransferurilor de bunuri transportate de persoana impozabila sau de alta persoana in contul acesteia in afara Romaniei, dar in interiorul Comunitatii pentru operatiunile prevazute la art. 270 alin. (12) lit. f) - h) din Codul fiscal, precum si pentru alte situatii in care se aplica masuri de simplificare aprobate prin ordin al ministrului finantelor publice.

- un registru pentru bunurile mobile corporale primite care au fost transportate din alt stat membru al Uniunii Europene in Romania sau care au fost importate in Romania ori achizitionate din Romania de o persoana impozabila nestabilita in Romania si care sunt date unei persoane impozabile in Romania in scopul evaluarii sau pentru lucrari efectuate asupra acestor bunuri in Romania, cu exceptia situatiilor in care, prin ordin al ministrului finantelor publice, nu se impune o asemenea obligatie.

- Jurnalele pentru vanzari si pentru cumparari, registrele, evidentele si alte documente similare ale activitatii economice a fiecarei persoane impozabile se intocmesc astfel incat sa permita stabilirea elementelor prevazute la punctul 101 alin. (2)- (8) din Normele metodologice ale Codului fiscal.

Facturile stornate se arhiveaza la fel ca celelalte facturi (ele sunt inregistrate si in contabilitatea societatii dumneavoastra si in contabilitatea clientului).
Facturile anulate se arhiveaza si, incepand cu iulie 2016 se vor declara prin 394.

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Olguta Crevelescu - Expert Contabil si preluat in colaborare pentru Contabilul.ro