In cat timp se depune decontul de cheltuiala dupa data sosirii din delegatie?

La intorcerea din deplasare se va intocmi Ordinul de deplasare prevazut in OMFP 2634/2015 privind documentele financiar -contabile, la care vor fi anexate toate cheltuielile efectuate.
 
Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casa ale unitatilor socialiste, care este inca in vigoare, precizeaza o serie de reguli foarte stricte privind acordarea de avansuri in numerar si decontarea lor, prin care:
 
- avansurile pot fi acordate in scopul achizitionarii de marfuri, achizitii de produse, cheltuieli de protocol, cheltuieli de deplasare in interes de serviciu etc.;

- aceste avansuri trebuie justificate in termen de 3-4 zile de la finalizarea activitatii pentru care au fost acordate;

Compartimentul financiar-contabil are obligatia sa mentioneze pe decont data primirii, care se considera data justificarii avansului;

- titularii de avans care nu depun in termen decontarile pentru justificarea avansurilor, impreuna cu documentele justificative, sau nu restituie in termen sumele ramase necheltuite vor plati o penalizare de 0,50% asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite in termen, dupa caz, pentru fiecare zi de intarziere.
 
Regulamentul precizeaza insa,  ca aceste reguli se aplica in special institutiilor publice.
Pentru celelalte societati, din textul decretului reiese ca este necesara elaborarea unor norme proprii privind regimul incasarilor si platilor prin intermediul actelor de constituire, avand ca punct de plecare prevederile Regulamentului.
 

Societatea poate stabili, prin politici si proceduri interne, modalitatea de justificare si autorizare a cheltuielilor efectuate prin decont (ordin de deplasare), precum si termenul maxim de decontare a sumelor avansate. Decontul de cheltuieli, reprezinta un document justificativ obligatoriu in cazul achizitiilor de bunuri sau servicii achitate cu numerar sau card bancar, pe baza de bon fiscal, pentru a permite inregistrarea in contabilitate a acestor tranzactii.

In Ordinul de deplasare se evidentiaza si diurna acordata salariatilor, care se deplaseaza in interesul serviciului.
 
Astfel, daca prin procedura interna a societatii s-a stabilit ca decontarea avansurilor de catre salariati sa se faca de exemplu, de doua ori pe luna, este corect, important este sa inregistrati toate facturile in cursul lunii in care au fost emise, pentru a le raporta in declaratii (300, 394) iar cheltuielile efectuate sa fie luate in calcul la stabilirea rezultatului fiscal (impozit pe profit).
 
De asemenea tot prin procedura interna, se poate stabili suma care va ramane la dispozitia salariatilor, ca avans spre decontare.
 

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Dana Hristu - Consultant fiscal si expert contabil si auditor financiar