Ce solutie aplicam cand se constata diferente la receptia marfurilor?

Analizam cazul unei societati care receptioneaza marfa atat din tara, cat si din UE si non UE. La receptia marfii, gestionarul constata uneori plusuri sau minusuri fata de cantitatea de pe factura. In practica, furnizorul ofera societatii Credit Memo sau Debit Memo (cu aceeasi data sau date diferite) sau nu ofera niciun document justificativ.
Vom vedea astfel cum se vor inregistra corect aceste diferente in contabilitate si daca se va intocmi NIR cu cantitatea constatata fizic de gestionar, urmand sa fie alocate costurile de transport, manipulare, taxe vamale la cantitatea totala.

In acelasi timp, vom analiza modul in care vom trata marfa constatata plus-minus fata de DVI (MRN) si a carei cantitate si valoare e stabilita de Autoritatea vamala.

Raspuns:

Conform OMFP 3512/2009 privind documentele financiar-contabile, in normele de intocmire si utilizare a Notei de Receptie si Constatare Diferente (cod 14-31A) la punctul 1 litera b) penultima liniuta, aceasta se intomeste obligatoriu in cazul bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie.

La punctul 2 se arata ca se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita in situatia in care la receptie se constata diferente.

La punctul 3 se prezinta circulatia documentului:
"Circula:
- la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a bunurilor materiale receptionate (toate exemplarele);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate (toate exemplarele), precum si pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasata la documentele de livrare (factura sau avizul de insotire a marfii);
- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite."
La punctul 1 se arata utilitatea documentului: document justificativ pentru incarcarea in gestiune si pentru inregistrarea in contabilitate.
 
In cadrul modelului stabilit pentru NIR de OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, apar doua rubrici privind cantitatea: o rubrica referitoare la cantitatea conform documentelor si o rubrica privind cantitatea conform receptiei. In contabilitate se inregistreaza cantitatea receptionata, iar alocarea cheltuielilor se va face pe aceasta cantitate.

Daca Autoritatea Vamala constata diferente fata de documente, receptia se va face, asa cum am mentionat, pe cele doua tipuri de cantitati (din documente - invoice - si efectiv receptionata - pe baza de DVI) si pe baza valorilor stabilite de aceasta.

Inregistrarea in contabilitate se va face numai la nivelul cantitatii efectiv receptionata.

Documentele justificative sint factura (invoice-ul si DVI - daca este cazul), NIR-ul completat cu toate datele solicitate de formular, din care sa rezulte cantitatea conform documente si cantitatea receptionata, semnata de comisia legal constituita pentru a receptiona marfa si, eventual, un proces verbal de constatare diferente, care sa fie semnat si de un reprezentant, daca exista, al firmei de transport, nota contabila din care rezulta inregistrarea conform cantitatii efectiv receptionata, corespondenta cu furnizorul privind aceste diferente si documentele emise de acesta pentru remedierea situatiei.