Cheltuieli de protocol in cadrul unui sindicat. Cum inregistram in contabilitate?

Analizam mai jos cazul unui sindicat care nu desfasoara activitati economice, nu este platitor de impozit pe profit si nici de TVA. Veniturile se compun din cotizatiile membrilor, sponsorizari si veniturile primite din redirectionarea a 2% din impozitul pe salarii al membrilor.

S-a organizat o masa festiva la care au participat o parte din membri cu ocazia zilei specifice meseriei sindicalistilor.

Vom stabili in ce cont de cheltuieli se contabilizeaza aceste cheltuilei, precum si ce documente justificative se pot deconta (in afara de facturi) si bonuri fiscale (avand in vedere ca nu se pune problema deductibilitatii, nefiind platitori de impozit pe profit).

Justificarea mesei festive ar trebui facuta nu din perspectiva fiscala (sindicatul oricum desfasara activitati non profit), ci din perspectiva unui eventual control, exercitat de un cenzor, auditor etc., asupra activitatii si cheltuirii resurselor financiare ale sindicatului.

Se presupune ca odata cu ideea de a se organiza o masa festiva pentru aniversarea respectiva, s-au realizat diverse materiale de informare si promotionale si s-au trimis invitatii catre membrii sindicalisti, in vederea participarii la aceasta serbare, in care se mentioneaza ziua, ora si locul de desfasurare a petrecerii.

Ca documente justificative puteti atasa la facturi un exemplar din aceste materiale, daca invitatiile s-au trimis pe e-mail - un print de pe mailurile respective, atunci un orice alt document din care sa rezulte organizarea evenimentului ocazionat de ziua meseriei sindicalistilor.

De asemenea, pe langa documentele de mai sus, se poate intocmi un referat, de catre conducatorul sindicatului, care sa cuprinda motivul organizarii acestei petreceri, data, ora si locul de desfasurare, eventual numele participantilor, suma destinata acestei activitati.

Din punct de vedere contabil, cheltuielile ocazionate de masa festiva sunt cheltuieli de protocol, iar inregistrarea fiecarei facturi se face astfel:

6231.1 (cheltuieli de protocol activitate non profit) = 401 - cu valoarea totala a facturii
si plata acesteia, pe baza de bon fiscal (numerar), care se va inregistra si in registrul de casa:
401 = 5311.

Daca produsele de protocol au fost achizitionate si pe baza de bonuri fiscal, neinsotite de factura, aceste bonuri vor fi centralizate, cronologic, intr-un decont de cheltuieli (cod 14-5-5), care va fi semnat si aprobat de conducatorul sindicatului.

Pentru totalul decontului va fi intocmita o dispozitie de plata, pe numele persoanei care a decontat sumele respective, iar dispozitia de plata se va inregistra in registrul de casa, la rubrica "Plati".

Inregistrare decont de cheltuieli:

6231.1 (cheltuieli de protocol activitate non profit)  = 542 - cu totalul decontului - daca bonurile fiscale respective se refera la aceeasi operatiune (protocol)
si plata decontului: 542 = 5311 - cu aceeasi suma.
 
Baza legala:

-    punctele 189 alin. (1) litera a) si 190 si functiunea conturilor 542 si 623 din Reglementarea contabila din 9 noiembrie 2007 pentru persoanele juridice fara scop patrimonial, aprobata prin OMFP 1969/2007;
-    OMFP 3512/2008 privind documentele financiar contabile.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro