Cheltuieli cu transportul. Cum procedam la decontarea bonurilor de combustibil?

In cazul unei deplasari in interes de serviciu cu autoturism proprietate personala, vom stabili daca se poate accepta la decontare un bon fiscal de combustibil cu o data ulterioara datei deplasarii, precum si daca exista un numar limitat de zile.

Cadrul legal care reglementeaza drepturile si obligatiile personalului din institutiile publice pe perioada delegarii este HG 1860/2006.

In cazul in care un salariat al unei institutii publice efectueaza o deplasare in interes de serviciu cu autoturismul personal, trebuie indeplinite cumulativ o serie de conditii.

Delegarea salariatului trebuie sa fie dispusa in scris de catre conducatorul unitatii, conform art. 1 si existenta ordinului de deplasare/serviciu (cod 14-5-4) completat si aprobat. Persoana trimisa in delegare  este obligata sa obtina pe ordinul de serviciu, de la unitatea la care se deplaseaza, viza si stampila conducatorului unitatii sau inlocuitorului acestuia, indicand data si ora sosirii si a plecarii, conform art. 46 HG 1680/2006.

Deplasarea cu autoturismul proprietate personala a salariatului se poate face numai cu aprobarea prealabila a conducatorului institutiei, atat pentru posesorul autoturismului, cat si pentru persoanele din cadrul aceleiasi autoritati sau institutii publice care se deplaseaza impreuna cu acesta, conform art. 16. Aprobarea se va da in baza unui referat inaintat de catre salariat in acest sens conducerii sau un alt document prevazut prin procedurile interne ale institutiei.

La sosirea din delegatie, salariatul  are obligatia de a intocmi un decont de cheltuieli, in care va evidentia: valoarea avansului incasat (daca este cazul), a cheltuielilor efectuate si din care va reiesi valoarea de restituit (daca avansul incasat este mai mare decat valoarea cheluielilor) ori valoare de incasat (daca nu exista un avans platit de institutie inainte de data plecarii sau daca valoarea cheltuielilor este mai mare decat valoarea avansului incasat, conform art. 34 din Decretul 209/1976.

Decontul de cheltuieli, in baza articolului mai sus mentionat se va depune la compartimentul financiar-contabil. Compartimentul financiar-contabil are obligatia sa mentioneze pe decont data primirii, care se considera data justificarii avansului.

La primirea decontului de cheltuieli, compartimentul financiar-contabil verifica legalitatea documentelor justificative anexate la decont, concordanta lor cu natura si destinatia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul si respectarea termenului de justificare, conform art. 35 - Decret 209/1976.

Astfel, reiese obligatia ca la decontul de cheltuieli sa se anexe: ordinul de deplasare, din care sa rezulte perioada deplasarii (zi plecare/zi sosire), precum si toate documentele justificative ce stau la baza cheltuielilor evidentiate (facturi, chitante, bonuri fiscale).

De asemenea, foarte important, este sa anexati foile de parcurs, din care sa reiasa distanta si traseul parcurs pentru efectuarea delegatiei.

Cheltuielile de transport in cazul deplasarii cu autoturismul personal sunt in valoare de 7,5 litri carburant la 100 km parcursi pe distanta cea mai scurta, conform art. 16 HG 1860/2006.

Astfel, conform calculatiei din foaia de parcurs, anexata si ea la decontul de cheltuieli, veti putea stabili valoarea cheltuielii cu transportul.

Conform art. 24 HG 1860/2006, cheltuielile de transport se deconteaza pe baza de documente justificative, cu exceptia cazului in care deplasarea in si din localitatea de delegare sau de detasare se face cu autoturismul proprietate personala.

Deci in cazul expus de dumneavoastra nu se impune atasarea de bonuri fiscale cu privire la achizitia de combustibil pentru autoturismul personal.

In schimb, aveti un termen de depunere a decontului de cheltuieli, conform Decretului 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casierie, art. 29 lit. (e), care stabileste obligatia justificarii avansului incasat in termen de cel mult 3 zile lucratoare de la sosirea din deplasare, exclusiv ziua sosirii. Dar, sumele necheltuite din avansurile acordate se depun la casierie cel mai tarziu in cursul zilei lucratoare inapoierii din delegatie,  conform art. 31 - Decret 209/1976.

In schimb, daca nu exista un avans incasat ce trebuie justificat, aveti un termen de depunere a decontului de cheltuieli, cu toate celelalte documente anexate, de 30 zile de la sosirea din delegatie, dar nu mai tarziu de inchiderea exercitiului financiar.

Atentionez ca, legat de cheltuieli privind transportul, nu se admit la decontare, conform art.v25 HG 1860/2006, urmatoarele: taxele percepute suplimentar pentru bagajele personale; cheltuielile de transport ale persoanei care are asigurat, de catre unitate, transportul gratuit in interesul serviciului; cheltuielile de transport pentru inapoiere, in cazul in care persoana, dupa terminarea delegarii sau detasarii, a ramas sa-si efectueze concediul de odihna sau datorita altor cauze de ordin personal; cheltuielile de transport, in cazul in care salariatul intrerupe timpul aferent delegarii sau detasarii din cauza unor interese personale.