Vanzare prin automate de cafea. Care este monografia contabila?

Prezentam in continuare care este monografia contabila in cazul vanzarii prin automate de cafea. 

Intr-o activitate de vanzare cafea/ceai prin intermediul automatelor de tip vending se alimenteaza aparatele cu diverse tipuri/marci de cafea, achizitionate de la diversi furnizori. Produsele finale au acelasi pret, indiferent de optiunea cumparatorului: cafea espresso, cafea lunga, cappucino etc.

Care este monografia contabila pentru activitatea de vanzare cafea prin intermediul automatelor? Ce fel de evidenta este recomandat sa se foloseasca: global sau cantitativ-valorica? Se poate considera productie sau se poate trata ca vanzare marfa? Este obligatorie evidenta detaliata pe fiecare tip de cafea achizitionata sau putem crea un articol cu denumirea generica "cafea"? Gasesti raspunsul la toate aceste intrebari in randurile urmatoare. 

Vanzare prin automate de cafea - monografie: raspunsul specialistului
Societatea de vending este specializata in distribuirea de bauturi prin intermediul distribuitoarelor automate.

Costurile angajate intr-o astfel de activitate sunt diverse:
- cheltuieli cu materii prime
- cheltuielilor cu consumabilele (birotica, produse de curatat etc.) si obiectele de inventar
- cheltuielile cu energia electrica
- costul serviciilor de reparatii si intretinere
- costul cu alte servicii executate de terti
- asigurarea echipamentelor

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

Impozitarea veniturilor din chirii 2024

Vezi AICI detalii

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

In vederea aplicarii unui tratament contabil si fiscal corect, este recomandabil ca societatea sa intocmeasca o procedura de lucru prin care sa stabileasca documentele necesare, dar si circuitul acestora pentru:
 
- alimentarea cu materii prime, consumabile a automatelor comerciale in baza avizelor de expediere, din gestiunea centrala in fiecare automat;
- preluarea lunara sau bilunara a numerarului, urmata de:
- verificarea concordantei dintre valoarea marfurilor vandute la pret cu amanuntul si contorul de incasare a numerarului;
- inventarierea scriptica a materiilor prime, materialelor existente in automat la sfarsitul fiecarei luni.
- intocmirea unui proces verbal de ridicare a numerarului in care sa se inscrie, data si ora preluarii numerarului, contorul citit anterior si contorul citit la data respectiva, diferenta reprezentand valoarea incasarilor, inclusiv TVA;
- inventarierea faptica, periodica, cel putin o data pe an sau la data defectarii aparatului;
- depunerea numerarului la casieria societatii de catre persoana desemnata pentru gestionarea automatului;
- completarea formularului DISPOZITIE DE PLATA/INCASARE CATRE CASIERIE (Cod 14-4-4), ca document justificativ pentru intocmirea de catre casier a chitantei de incasare a numerarului. Desi suma se depune in casierie de catre un angajat al societatii, responsabil cu preluarea sumelor din automat, casierul trebuie sa intocmeasca o chitanta al carui model este reglementat prin O.M.F.P. nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile;
- inregistrarea contabila si fiscala a alimentarii automatelor si vanzarii efective marfurilor.
 
Deci, procesul verbal de preluare a numerarului din automat si chitanta sunt documente justificative pentru inregistrarea in evidenta contabila a:
 
- veniturilor din vanzarea marfurilor;
- sumei TVA colectate;
- a descarcarii de gestiune.
 
1. Achizitie materie prima (cafea, zahar, lapte topping), in baza facturii si a NIR-ului intocmit pentru intrarea in gestiune:
% = 401 Furnizori
301 Materii prime
4426 TVA deductibila
 
2. Achizitie materiale consumabile (pahare, palete, capace pentru pahare ), in baza facturii si a NIR-ului intocmit pentru intrarea in gestiune:
% = 401 Furnizori
3028 Materii prime
4426 TVA deductibila
 
3. Aprovizionare automatului de cafea cu materii prime si materiale consumabile, in baza Avizului de insotire a marfii (document care serveste pe timpul transportul acestora si pentru transferul intre gestiuni):
301.y = 301.x
3028.y = 3028.x
 
4. Descarcarea de gestiune a materiilor prime si materialelor consumabile, in baza bonului de consum (document care serveste pentru descarcarea gestiunii de materii prime si materiale consumabile) ce este intocmit in functie de raportul de productie (numarul de cafele vandute in perioada, materia prima si materialele consumabile consumate)
 
Consumul materiilor prime:
601 Cheltuieli cu materiile prime = 301 Materii prime
 
Consum alte materiale auxiliare:
6021 Cheltuieli cu materialele auxiliare = 3021 Materiale auxiliare
 
5. Inregistrarea cheltuielilor cu utilitatile (distribuitoarele trebuie amplasate in apropierea unei surse de curent electric si alimentare cu apa):
% = 401 Furnizori
605 Cheltuieli cu energia si apa
4426 TVA deductibila
 
6. Cheltuieli cu salarii:
641 Cheltuieli cu salariile personalului = 421 Personal salarii datorate
 
421 Personal salarii datorate = %
444 Impozitul pe venituri de natura salariilor
4315 Contributia de asigurari sociale
4316 Contributia de asigurari sociale de sanatate
 
646 Cheltuieli cu contributia asiguratorie de munca = 436 Contributia asiguratorie de munca
 
Plata salariilor:
421 Personal salarii datorate = 5121 Conturi la banci in lei
 
7. Cheltuieli cu amortizari:
6811 Chelt. de exploatare privind amortizarea imobilizarilor = 28xx Amortizarea imobilizarilor corporale
 
Obtinerea produselor finite- cafeaua preparata in pahar (la cost de productie):
345 Produse finite = 711 Venituri din productia stocata
 
Ridicarea numerarului din automatele de cafea, pe baza Procesului verbal de preluare predare a numerarului din automat (este recomandabil ca societatea sa aiba propriile proceduri contabile prin care sa se stabileasca documentatia de intocmit, circulatia acesteia, precum si perioada la care se ridica numerarul (cel mult lunar), tinand cont de implicatiile fiscale, acesta reprezentand inregistrarea in evidente a veniturilor si a TVA colectat:
411 Clienti = %
7015 Venituri din vanzarea produselor finite
4427 TVA colectat
 
Descarcarea gestiunii de produsele finite vandute:
711 Venituri din productia stocata = 345 Produse finite
 
Referitor la vanzarea altor marfuri (sandwichuri, sucuri etc.) acestea e necesar sa fie tratate ca si marfuri, aprovizionarea inregistrandu-se in 371 Marfuri iar vanzarea in 707 Venituri din vanzarea marfurilor).
 
Conform art. 282 - Exigibilitatea pentru livrari de bunuri si prestari de servicii din Codul Fiscal:
 
1) Exigibilitatea taxei intervine la data la care are loc faptul generator.
 
(2) Prin exceptie de la prevederile alin. (1), exigibilitatea taxei intervine:
 
c) la data extragerii numerarului, pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii realizate prin masini automate de vanzare, de jocuri sau alte masini similare.
 
Cota de TVA pentru vanzarea cafelei la pahar, va fi 9%.
Puteti organiza o evidenta detaliata pe fiecare tip de cafea ofertata, deoarece consumul de materii prime este si in legatura cu tipul de produs obtinut in final.
 
Operatorii economici care efectueaza livrari de bunuri sau prestari de servicii prin intermediul automatelor comerciale ce functioneaza pe baza de plati cu cardul, precum si de acceptatoare de bancnote sau monede, dupa caz, au obligatia de a dota automatele comerciale cu aparatele de marcat electronice fiscale.
 
Totusi, aceste automate nu vor trebui sa emita bonuri fiscale sau facturi si nici rapoarte fiscale de inchidere zilnica sau alte tipuri de documente, asa cum se intampla in mod normal in cazul comerciantilor obisnuiti.

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Vera Constantin - Expert contabil.