Studiu de caz: Comert cu amanuntul prin corespondenta si evidenta operatiunilor

Valabil la 1.09.2011

Deoarece evidenta operatiunilor de comercializare a marfurilor prin coletarie nu a fost un subiect tratat prin furnizarea unor informatii complete in acest sens, se considera ca este mai mult decat necesara o ilustrare a tehnicii si a evidentei acestor operatiuni de comercializare a unor bunuri prin coletarie. In afara informatiilor care tin de aspectul practic, vor fi facute si mentiuni in ceea ce priveste cadrul legal aferent operatiunilor mentionate mai sus.

In consecinta, potrivit art.160 din Reglementarile contabile conforme cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene aprobata prin OMFP 3055/2009, in functie de specificul activitatii, pentru determinarea costului pot fi folosite metoda costului standard, in activitatea de productie sau metoda pretului cu amanuntul, in comertul cu amanuntul.

In comertul cu amanuntul poate fi utilizata metoda pretului cu amanuntul, pentru a determina costul stocurilor de articole numeroase si cu miscare rapida, care au marje similare si pentru care nu este practic sa se foloseasca alta metoda. In aceasta situatie, costul bunurilor vandute se calculeaza prin deducerea valorii marjei brute din pretul de vanzare al stocurilor. Orice modificare a pretului de vanzare presupune recalcularea marjei brute.

Astfel, in situatia in care, pentru a determina costul stocurilor se utilizeaza metoda pretului cu amanuntul, costul bunurilor vandute se calculeaza prin deducerea valorii marjei brute din pretul de vanzare al stocurilor.
 
Contabilitatea analitica a bunurilor se poate tine pe baza uneia dintre urmatoarele metode: operativ-contabila, cantitativ-valorica, global-valorica. Acestea sunt reglementate de Norma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobata prin OMFP 3512/2008, pct. 30 – 35.
 
In metoda operativ-contabila se pot folosi urmatoarele formulare comune pe economie:
   - Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dupa caz);
   - Fisa de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22);
   - Registrul stocurilor (cod 14-3-11 si 14-3-11/a).
 
Utilizarea metodei operativ-contabila presupuse desfasurarea urmatoarelor activitati:

1. Evidenta cantitativa a bunurilor, pe feluri de stocuri, cu ajutorul fiselor de magazie. La gestiune, fisele de magazie se tin in ordinea in care sunt inscrise materialele in registrul stocurilor. In aceste fise cantitatile se inregistreaza zilnic de gestionar sau persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare (factura, aviz de insotire a marfii, nota de receptie si constatare de diferente etc.) si a documentelor de iesire (bon de consum, fisa limita de consum, aviz de insotire a marfii, factura, bon de transfer etc.), pozitie cu pozitie. De asemenea, in fisele de magazie se inscriu plusurile de la inventar pe coloana "Intrari" si minusurile de la inventar pe coloana "Iesiri".

2. Preluarea documentelor de intrare-iesire in contabilitate.In contabilitate, aceasta metoda consta in tinerea evidentei valorice pe conturi de materiale, desfasurate valoric pe gestiuni, iar in cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz. In contabilitate, documentele privind miscarea stocurilor se grupeaza pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la terti, consum intern etc.) si, in cadrul acestora, pe conturi de materiale si gestiuni, iar in cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz.  Intrarile sau iesirile de bunuri de natura stocurilor se inregistreaza in contabilitatea sintetica si analitica, fie direct pe baza documentelor, fie cu ajutorul unor situatii intocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele privind miscarea stocurilor.

3. Intocmirea registrului stocurilor. Acesta se intocmeste de catre compartimentul financiar-contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar si produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau in ordine alfabetica, prin inscrierea stocurilor din fisele de magazie si evaluarea lor la preturile de inregistrare. In cazul in care se constata ca exista frecvente diferente intre soldurile conturilor de stocuri din Registrul stocurilor si cele din contabilitate, provenind din inregistrarea operatiunilor, evaluarea cantitatilor de stocuri din documentele de intrare si de iesire, prelucrarea acestora etc., diferentele respective pot fi localizate printr-o noua centralizare a intrarilor si iesirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale, iar totalurile obtinute se confrunta cu datele din Registrul stocurilor.
 
In metoda cantitativ-valorica se pot folosi urmatoarele formulare:
   - Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dupa caz);
   - Fisa de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a);
   - Balanta analitica a stocurilor (cod 14-6-30/c).
 
Folosirea acestei metode presupuse desfasurarea urmatoarelor activitati:
1. Evidenta cantitativa a materialelor la gestiune, cu ajutorul fiselor de magazie. In fisele de magazie, inregistrarile se fac zilnic, de catre gestionar sau de catre persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare si de iesire a materialelor. Dupa inregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe baza de borderou.
2. Inregistrarea in contabilitate a documentelor de intrare si de iesire, in fisele de cont analitic pentru valori materiale. Se stabilesc stocurile si soldurile, dupa ce in prealabil s-a verificat modul de emitere si completare a documentelor privind miscarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorasi documente, se intocmesc situatiile centralizatoare privind intrarile si iesirile de materiale, pentru inregistrare in contabilitatea sintetica.
3. Controlul inregistrarilor din conturile sintetice si cele analitice ale stocurilor cu ajutorul balantei de verificare analitice, intocmita separat pentru fiecare cont de stoc. In vederea intocmirii balantei de verificare este necesar sa se efectueze controlul asupra concordantei stocurilor scriptice din fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitic pentru valori materiale.
 
Metoda global-valorica se aplica pentru evidenta marfurilor si ambalajelor aflate in unitatile de desfacere cu amanuntul (magazine, restaurante, bufete etc.), folosindu-se formularul comun "Fisa de cont pentru operatiuni diverse" (cod 14-6-22) si raportul de gestiune, dupa caz.
Potrivit acestei metode, contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor se tine global-valoric, atat la gestiune, cat si in contabilitate, iar verificarea concordantei inregistrarilor din evidenta gestiunii si din contabilitate se efectueaza numai valoric, la perioade stabilite de unitate.
Raportul de gestiune se completeaza pe baza documentelor de intrare si de iesire a marfurilor si ambalajelor si de depunere a numerarului din vanzare, iar in fisele valorice (tinute pe gestiuni in cadrul conturilor de marfuri si ambalaje din contabilitate) inregistrarile se fac pe baza acelorasi documente. Soldurile valorice ale marfurilor si ambalajelor aflate in gestiune se verifica pe baza raportului de gestiune predat la contabilitate sau cu ocazia inventarierii, dupa caz.
 
In conformitate cu prevederile art. 1 alin. (1) din OUG 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, operatorii economici care efectueaza livrari de bunuri cu amanuntul, precum si prestari de servicii direct catre populatie sunt obligati sa utilizeze aparate de marcat electronice fiscale. Potrivit art. 2 lit. k), se excepteaza de la aceste prevederi comertul cu amanuntul prin comis-voiajori, precum si prin corespondenta, cu exceptia livrarilor de bunuri la domiciliu efectuate de magazine si unitatile de alimentatie publica, pe baza de comanda. Astfel, societatea care desfasoara comert cu amanuntul prin corespondenta nu are obligatia de a detine si utiliza aparat de marcat electronic fiscal.
 
Evenimentele si operatiunile economico-financiare se evidentiaza in contabilitate asa cum acestea se produc, in baza documentelor justificative. Documentele care stau la baza inregistrarii in contabilitate a operatiunilor economico-financiare trebuie sa reflecte intocmai modul cum acestea se produc. Contractele incheiate intre parti trebuie sa prevada modul de derulare a operatiunilor si sa respecte cadrul legal existent.
 
Art. 155 alin. (1) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal stabileste ca persoana impozabila care efectueaza o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, alta decat o livrare/prestare fara drept de deducere a taxei, conform art. 141 alin. (1) si (2), trebuie sa emita o factura catre fiecare beneficiar, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa. De asemenea, persoana impozabila trebuie sa emita o factura catre fiecare beneficiar pentru suma avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a incasat avansurile, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa.

Asadar, pentru produsele livrate prin corespondenta societatea are obligatia de a emite o factura catre fiecare cumparator in conformitate cu prevederile art. 155 din Codul fiscal. De asemenea, societatea are obligatia de a emite o factura pentru suma avansurilor incasate in legatura cu livrarile de bunuri efectuate.
 
In situatia in care marfurile sunt livrate prin intermediul unor societati de curierat iar valoarea marfurilor livrate se incaseaza de catre curier, societatea transmite cumparatorului marfurile insotite de factura. In baza contractului incheiat cu societatea de transport, curierul va emite chitanta cumparatorului pentru contravaloarea bunurilor livrate. Ulterior va returna banii societatii, in numerar sau prin ordin de plata.