Marfuri lipsa pe durata transportului. Cum gestionam situatia din punct de vedere contabil si fiscal?

Pentru situatia in care se constata lipsa marfa pe durata transportului, se ia ca exemplu firma care achizitioneaza materie prima de la un furnizor din Germania. Transportul este in sarcina societatii romane (clientul). Toate cele trei societati (furnizorul de materie prima -(DE), furnizorul de transport (RO) si clientul (RO)) sunt inregistrate in scopuri de TVA.

Pe factura si CMR sunt 10 tone de materie prima, dar la client au ajuns doar 8 tone. Se constata ca 2 tone de materie prima au fost pierdute de transportator pe drum.

Vom vedea astfel care sunt solutiile contabile si fiscale, cum se va inregistra materia prima pierduta (care sunt inregistrarile contabile), ce acte sunt necesare si daca refacturarea catre furnizor se face cu TVA.

In cazul bunurilor materiale care prezinta diferente de receptie este obligatoriu intocmirea Notei de receptie si constatare diferente. Exemplarul 3 al acestui document se transmite transportatorului pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

Cu privire la acest formular Norma specifica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, cuprinsa in anexa nr. 2 la OMEF 3512/2008 stabileste urmatoarele:

   "1. a) serveste ca:
   - document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
   - document justificativ pentru incarcare in gestiune;
   - document justificativ de inregistrare in contabilitate.

   b) Se foloseste ca document de receptie obligatoriu numai in cazul:

   - bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite;

   - bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;
   - bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
   - bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;
   - bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;
   - marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare.
   c) In alte cazuri decat cele mentionate la lit. b), receptia si incarcarea in gestiune, dupa caz, si inregistrarea in contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.).

   2. Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In situatia in care la receptie se constata diferente, Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita.
    In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.

    Datele de pe verso formularului se completeaza numai atunci cand se constata diferente la receptie.
   3. Circula:
   - la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a bunurilor materiale receptionate (toate exemplarele);
   - la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate (toate exemplarele), precum si pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasata la documentele de livrare (factura sau avizul de insotire a marfii);
   - la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

   4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
   5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
   - denumirea unitatii;
   - denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
   - numarul facturii/avizului de insotire al marfii etc., dupa caz;
   - numarul curent; denumirea bunurilor receptionate; U/M; cantitatea conform documentelor insotitoare; cantitatea receptionata, pretul unitar de achizitie si valoarea, dupa caz;
   - numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei de receptie, in conditiile in care se face receptia marfii primite direct de la furnizor sau data primirii in gestiune si semnatura gestionarului in situatia in care apar diferente;
   - pretul de vanzare si valoarea la pret de vanzare, dupa caz, pentru unitatile cu amanuntul.
    In conditiile in care nu se inscriu datele valorice in Nota de receptie si constatare de diferente, este obligatoriu ca aceste date sa se regaseasca intr-un alt document justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a valorii bunurilor."

Bunurile lipsa se inregistreaza prin formula contabila:
                        601                  =                      301
"Cheltuieli cu materiile prime"       "Materii prime"

Daca potrivit contractului incheiat intre societatea de transport si societatea beneficiara, societatea de transport este obligata sa-l despagubeasca pe beneficiar pentru contravaloarea bunurilor constate lipsa pe timpul transportului, suma respectiva constituie o despagubire acordata pentru neindeplinirea obligatiilor contractuale (respectiv a contractului de transport).  Potrivit art. 137 alin.(3) lit. b) din Codul fiscal, aceste sume nu se cuprind in baza de impozitare a taxei pe valoarea adaugata.

Pentru bunurille lipsa din gestiune se efectueaza ajustarea taxei deductibile in conformitate cu prevederile art. 148 din Codul fiscal. Taxa se considera dedusa si in situatia in care la achizitie se efectueaza taxare inversa.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro