Inchidere cont furnizor in cazul schimbarii destinatiei garantiei. Cum intocmim monografia contabila?

In randurile de mai jos, analizam cazul unei firme A care inchiriaza catre societatea B un spatiu de birouri in luna ianuarie 2013. Conform contractului de inchiriere a fost constituita o garantie echivalanta a unei luni de chirie. Aceasta garantie a fost facturata de proprietar si achitata de chirias. La sfarsitul contractului, acesta storneaza garantia insa ii comunica chiriasului faptul ca respectiva contravaloare a acesteia va fi retinuta pentru reparatia biroului inchiriat deoarece incaperea a suferit o serie de stricaciuni datorate de chirias. Vom vedea astfel care este monografia contabila pentru inchiderea soldului furnizor.

Monografia utilizata in contabilitatea chiriasului (societatea B) este urmatoarea:
1.Constituirea garantiei si facturarea acesteia:
2678 = 401 1600 lei

2. Achitarea garantiei
401 = 5121 1600 lei

3. Stornarea garantiei
2678 = 401 - 1600 lei

4. Cum va inchide societatea B soldul 401 in rosu tinand cont de faptul ca echivalentul garantiei il retine proprietarul pentru repararea biroului?

In conditiile in care proprietarul v-a stornat factura de garantie , dar nu v-a restituit garantia si nici nu v-a emis o factura la valoarea retinuta pentru reparatia biroului inchiriat, nu aveti in aceasta etapa cum sa inchideti contul 401.proprietar.
De obicei garantia solicitata de proprietarul spatiului poate acoperi fie contavaloarea chiriei pe o anumita perioada de timp, fie contravaloarea eventualelor costuri legate de reparatiile efectuate la spatiul inchiriat din cauze imputabile chiriasului, situatie in care presupunem ca va aflati si dvs.

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Contabilitatea HORECA Monografii contabile si cazuri practice

Vezi AICI detalii

In cazul dvs. in care garantia incasata si-a schimbat destinatia pentru care a fost constituita, fapt pentru care urmeaza  regimul fiscal aferent operatiunii de inchiriere, conditia obligatorie pentru  fostul proprietar ( locatorul ) este sa va emita factura, in baza careia sa puteti deduce cheltuiala la calculul impozitului pe profit si sa inchideti contul.                                   
                                                                                                                                   
De aceea va trebui sa solicitati fostului proprietar sa va dea factura privind reparatia biroului.                                     

In situatia in care refuza sa va dea acesta factura va trebui ca anual, pana la termenul de prescriptie de 3 ani, sa trimiteti extras de cont la fostul proprietar pentru confirmarea soldului. La ajungerea la termenul de prescriptie puteti scoate din evidenta contabila suma neincasata. Sunt posibile diverse solutii pentru acesta, cum ar fi de exemplu transmiterea la proprietar de notificari, somatii sau sa intentati proces.                                                                                                                          

Daca nu reusiti ca in termen de 3 ani sa incasati contravaloarea garantiei sau sa primiti factura in echivalentul sumei retinute, in baza inventarierii acestui debit, consemnata in procesul verbal de inventariere, veti proceda la scoaterea din evidenta a acestei sume ( inchiderea contului 401.proprietar )  prin consemnarea acesteia intr-o hotarare a administratorului firmei si inregistrarea corespunzatoare a acesteia in contabilitate.     

De aceea, in baza inregistrarilor contabile facute de dvs. pana la acest moment, respectiv:    
                                       
- inregistrarea imobilizarii financiare si achitarea acesteia la locator:
  2678=  401   1600          
    401=5121   1600

-stornarea garantiei
  2678=401  -1600

va propun sa continuati cu urmatoarele inregistrari in contabilitate:
- inregistrarea datoriei proprietarului fata de firma dvs pana la emiterea facturii sau pana la prescriere:                                                                                                                          
461 = 401 1600 lei

- inregistrarea pierderii nedeductibile cu prilejul scaderii din evindenta contabila a debitorului ( fostul proprietar ) dupa prescrierea sumei:
654 "Pierderi din creante si debitori diversi" = 461 1600 lei

 

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de  Ela Dumitra - Lector Universitar dr.