Casare mijloace fixe si obiecte de inventar. Ce documente sunt necesare?

Analiza noastra se opreste astazi asupra cazului unui sindicat care doreste sa caseze mijloace fixe amortizate si obiecte de inventar inregistrate in afara bilantului. Valoarea totala a acestora este destul de mare, dar ele sunt uzate fizic si moral.

Se va stabili astfel, daca in afara de concluziile comisiei de casare inaintate si aprobate de forul de conducere, mai sunt necesare si alte documente pentru a fi legala casarea si pentru a nu avea implicatii fiscale.

Se face mentiunea ca toate obiectele casate au fost folosite in activitatea fara scop patrimonial.

Solutia consultantului:

Din punct de vedere contabil casarea mijloacelor fixe ce nu mai pot fi utilizate se va efectua in baza prevederilor punctului 90 din Reglementarea contabila pentru persoanele juridice fara scop patrimonial aprobata prin OMEF 1969/2007 , potrivit caruia o imobilizare corporala trebuie scoasa din evidenta la cedare sau casare, atunci cand nici un beneficiu economic viitor nu mai este asteptat din utilizarea sa ulterioara.

In conformitate cu dispozitiile art. 42 al Normei privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii aprobata prin OMFP 2861/2009 , rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de inventariere intr-un proces-verbal.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente: data intocmirii, numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere, numarul si data deciziei de numire a comisiei de inventariere, gestiunea/gestiunile inventariata/inventariate, data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere, rezultatele inventarierii, concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea, volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic, propuneri de scoatere din functiune a imobilizarilor corporale, respectiv din evidenta a imobilizarilor necorporale, propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri, constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezinta, in termen de 7 zile lucratoare de la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entitatii. Acesta, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al conducatorului compartimentului juridic, decide asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.

Prin urmare, scoaterea din functiune a mijloacelor fixe ce nu mai pot fi utilizate si casarea obiectelor de inventar se poate efectua in urma operatiunii de inventariere, pe baza propunerilor comisiei de inventariere.

Scoaterea din functiune se va efectua in baza  hotararii organelor de conducere carora le revin astfel de competente, potrivit prevederilor actului constitutiv.

In baza hotararii acestora se va intocmi formularul "Proces verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale" prevazut de OMEF 3512/2008 . Potrivit Normei specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobata prin OMEF 3512/2008 , acest formular serveste ca:

- document de constatare a indeplinirii conditiilor necesare scoaterii din functiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta si de declasare a altor bunuri materiale decat mijloacele fixe, potrivit dispozitiilor legale;

- document de consemnare a scoaterii efective din functiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta sau de declasare a bunurilor materiale;

- document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente si materialelor rezultate din scoaterea efectiva din functiune a mijloacelor fixe, precum si din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare;

- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor) si in contabilitate.

Formularul se intocmeste in doua exemplare, separat pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor de inventar in folosinta si bunuri materiale aflate in gestiunea unui singur gestionar, pe baza documentatiei prevazute in normele legale (nota privind starea tehnica a mijlocului fix propus a fi scos din functiune, deviz estimativ al reparatiei capitale, act constatator al avariei, avize, nota justificativa privind descrierea degradarii bunurilor materiale, specificatia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.).

Pentru a face dovada ca bunurile sunt distruse, acestea se vor preda catre o societate specializata in colectarea/distrugerea deseurilor. In documentul de predare (proces verbal, aviz de insotire a marfii) se va mentiona ca bunurile sunt predate in vederea distrugerii.