Cum reducem corect exemplarele pentru emiterea de facturi catre clienti?

In speta de mai jos, avem o firma care utilizeaza trei exemplare pentru emiterea de facturi catre clienti. Stabilim daca este posibil sa se reduca de la trei exemplare la doua exemplare pentru facturile emise catre clienti dupa ce se termina setul de facturi compus din 3 exemplare, precum si care vor fi procedurile interne de aplicat pentru aceasta modificare (decizie privind schimbarea numarului de exemplare, intocmirea unor registru special pentru noul format al facturii, informare ANAF etc.).

Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile sunt cuprinse in anexa nr. 1 la Ordinul nr. 2.634/5 noiembrie 2015. Potrivit acestui act normativ, factura este document justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a operatiunilor economice.

Pentru operatiunile economice pentru care, conform prevederilor Codului fiscal , nu exista obligatia intocmirii facturii, inregistrarea in contabilitate a acestora se efectueaza pe baza contractelor incheiate intre parti si a documentelor financiar-contabile sau bancare care sa ateste acele operatiuni, cum sunt: aviz de insotire a marfii, chitanta, dispozitie de plata/incasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., dupa caz.
 
Toate operatiunile privind factura (intocmire, utilizare, arhivare, corectare, reconstituire) se efectueaza conform prevederilor Codului fiscal si ale Normelor metodologice de aplicare a acestuia.
 
In intelesul art. 319 din Codul Fiscal sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hartie ori in format electronic. Prin factura electronica se intelege o factura care contine informatiile solicitate  prevazute in art. 319 din Codul Fiscal si care a fost emisa si primita in format electronic. (Pentru alte informatii legate de acest aspect, a se vedea Normele Metodologice date in aplicarea acetui articol).
 
Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar. Autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea unei facturi, indiferent ca este pe suport hartie sau in format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii pana la sfarsitul perioadei de stocare a facturii.
 
Fiecare persoana impozabila stabileste modul de garantare a autenticitatii originii, a integritatii continutului si a lizibilitatii facturii. Acest lucru poate fi realizat prin controale de gestiune care stabilesc o pista fiabila de audit intre o factura si o livrare de bunuri sau prestare de servicii. "Autenticitatea originii" inseamna asigurarea identitatii furnizorului sau a emitentului facturii. "Integritatea continutului" inseamna ca nu a fost modificat continutul impus in conformitate cu prezentul articol.  

Semnarea si stampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie sa le contina factura.

Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice.

Persoana impozabila trebuie sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite.
 
Persoana impozabila poate decide locul de stocare a facturilor, cu conditia ca acestea sau informatiile stocate sa fie puse la dispozitia autoritatilor competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru.
 
Facturile pot fi stocate pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma originala in care au fost trimise ori puse la dispozitie.

Astfel, precizari cu privire la numarul de exemplare in care se va emite factura nu regasim in nici unul din actele normative precizate mai sus. (din informatiile noastre in nici un alt act normativ in vigoare).
 
In consecinta, stabilirea numarului de exemplare in care se vor emite facturile tine de politicile contabile si procedurile interne aplicabile la nivel de societate. Modificarea procedurilor nu se comunica ANAF sau altei autoritati, ci se realizeaza in baza unei Decizii semnate de conducatorul entitatii cu precizarea datei de cand se va modifica procedura. Totodata, nu este necesar nici sa asteptati terminarea facturilor din carnetele existente. Se poate emite , in acest sens, o decizie semnata de conducatorul unitatii (prevederea  poate exista in cadrul aceleiasi decizii care se schimba procedura) prin care se stabileste ca facturile seria… cuprinse intre nr. … si nr. , ramase neutilizate, se anuleaza. Modelul noului format al facturii poate constitui anexa la Decizie. Decizia, semnata de conducatorul entitatii, se comunica tuturor angajatilor care emit/utilizeaza facturile emise de societate, pentru luare la cunostinta (este recomandat a avea dovada luarii la  cunostinta).

Recomandam ca inaintea luarii unei asemenea decizii (de modificare numar exemplare facturi emise) sa va asigurati ca noul numar (2 , in cazul dvs.) acopera necesitatile organizatorice ale societatii dvs.
 
De exemplu, daca intr-o unitate, procedura interna prevede ca un exemplar din factura este document justifiicativ la gestiune, un exemplar este document justificativ la departamentul vanzari (semnat de client, dovada primirii bunurilor de catre client) si un exemplar (original) al facturii la departamentul financiar – contabil atunci este posibil sa fie necesara modificarea si altor proceduri din societate sau adaptarea acestora.

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de S.M. Armaselu - Expert contabil