Sfatul expertului Robert Gearba: Tratamentul avantajelor salariale generate de folosirea autovehiculului in interesul salariatului

Foaia de parcurs

Evidentierea deplasarilor la care sunt utilizate autovehiculele societatii se realizeaza prin intocmirea si completarea foii de parcurs. In aceasta trebuie sa apara destinatia si numarul de kilometri parcursi, atat in interesul firmei, cat si in interes personal.

In paralel trebuie sa intocmiti si ordin de deplasare, care sa descrie locul deplasarii, scopul de plasarii si certificarea de catre entitatea unde s-a facut deplasarea a realitatii calatoriei (prin semnare, stampilare etc).

Variante de posesie a autovehiculului

Potrivit pct. 12 alin (3) din HG nr. 1/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal, la stabilirea venitului impozabil se au in vedere si avantajele salariale primite de persoana fizica, in conformitate cu prevederile art. 76 alin. (3) din Legea nr. 227/2015 privind Codul Fiscal, cum este folosirea vehiculelor de orice tip din patrimoniul afacerii, in scop personal.
 
In functie de modul in care apartine masina firmei, calculul lunar al acestui avantaj este urmatorul:

Daca masina este in proprietatea firmei

Avantajul = [numarul de km parcursi in interes propriu / numarul total de km parcursi] x 1,7% x valoarea de achizitie a masinii

Daca masina este inchiriata (leasing operational)

Avantajul = [numarul de km parcursi in interes propriu / numarul total de km parcursi] x chiria lunara de leasing

Combustibilul consumat in interes propriu este calculat prin aplicarea la consumul total lunar al procentului de km parcursi in interes propriu. Pentru cheltuiala cu acest combustibil, TVA nu este deductibila.

Totul despre documentele de contabilitate primara Solutii de organizare a gestiunilor

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

Daca autovehiculul este proprietatea salariatului

In cazul in care masina este in proprietatea salariatului, acesta o poate inchiria firmei. Pentru aceasta, trebuie intocmit si semnat un contract de inchiriere, care trebuie inregistrat in 15 zile de la semnare la Administratia Financiara teritoriala de care apartine salariatul. Acesta va trebui ca trimestrial sa plateasca impozit, iar anual, pana la 15 mai al anului curent pentru anul anterior, sa intocmeasca si depuna o declaratie privind veniturile din cedarea folosintei bunurilor.

Pe baza acestui contract de inchiriere, firma va putea deconta rata de leasing operational, financiar, etc pe care salariatul o are de platit in cazul in care isi achizitioneaza masina pentru a o folosi in interes de serviciu.

Nota: In toate cazurile, folosirea autovehiculului de acasa la servici si de la servici acasa nu este considerata avantaj salarial. Dar, atentie, daca angajatul foloseste masina de serviciu numai pentru deplasarea in interes personal, aceasta exceptie nu mai este aplicabila.

Tratamentul fiscal al avantajului salarial

Exista urmatoarele posibilitati de recuperare, respectiv impozitare, a acestui tip de avantaj salarial:

a) salariatul returneaza firmei contravaloarea in lei a avantajului de natura salariala. In acest caz, nu apare necesitatea unei impozitari separate a acestuia. Angajatul va returna suma in lei pe baza de chitanta sau va primi un salariu net eferent lunii respective diminuat cu contravaloarea avantajului salarial (este necesar ca inainte de a face aceasta retinere sa obtineti acordul scris al salariatului in acest sens).

b) firma adauga contravaloarea in lei a avantajului la valoarea salariului brut, si se retin toate contributiile salariatului si societatii, precum si impozitul pe venit.